Како подесити опште рачуноводствене опције у КуицкБоокс 2012

Картица Преференцес компаније пружа следећих пет општих рачуноводствених поља за потврду, као и подешавања датума затварања. (Ова поља за потврду су вероватно сама по себи разумљива за свакога ко је урадио мало рачуноводства са КуицкБоокс-ом, али за нове кориснике КуицкБоокс-а, ево кратког описа шта сваки од њих ради.)

• Користи бројеве рачуна: Поље за потврду Користи бројеве рачуна, ако је изабрано, омогућава вам да унесете број рачуна за трансакцију. Повезано поље за потврду, Прикажи само најнижи подрачун, говори КуицкБоокс-у да прикаже само име и број рачуна подрачуна (ако га користите) уместо целокупног наслеђа налога.

  Ако користите много нивоа подналога, ова опција заиста може да очисти приказе, олакшавајући вам да кажете који налог гледате.

• Захтевај налоге: Поље за потврду Захтевај налоге, ако је изабрано, говори КуицкБоокс-у да морате да наведете налог за трансакцију. Ово има смисла. Ако не користите рачуне за праћење износа који улазе и излазе из пословања, ви заправо не водите рачуноводство. Никада не би имало смисла опозвати избор у пољу за потврду Захтевај налоге.

• Користи праћење класа: Поље за потврду Користи праћење класа омогућава вам да кажете КуицкБоокс-у да желите да користите не само налоге за праћење ваших финансијских информација већ и класе. Часови вам омогућавају да поделите информације на нивоу налога на други начин. Ово звучи компликовано, али је заиста прилично једноставно.

  Листа налога, на пример, омогућава вам да пратите приходе и расходе по категоријама прихода и расхода. Можете да пратите трошкове користећи категорије као што су плате, кирија и залихе. Класе вам, дакле, пружају начин да пратите ове информације у другој димензији.

  На пример, можете поделити трошак зарада на оне плате потрошене за две различите локације вашег предузећа. Ресторатор са два ресторана можда ће желети да то уради. Имајте на уму да КуицкБоокс такође нуди оквир који можете да означите да бисте назначили да би КуицкБоокс требало да затражи од вас да доделите класе.

• Аутоматски додели општи број уноса у дневник : Ово поље за потврду говори КуицкБоокс-у да додели бројеве општим уносима у дневник које уносите коришћењем команде Направите унос у дневник. Желите да оставите изабрано ово поље за потврду. Успут, опште уносе у дневник обично уноси ваш ЦПА или ваш професионални рачуновођа.

• Упозори приликом објављивања трансакције у задржану зараду : Ово поље за потврду говори КуицкБоокс-у да прикаже поруку упозорења кад год ви или неко други покуша директно да задужи или кредитира његов рачун задржане зараде. (Уобичајено, не желите да директно задужујете или одобравате рачун задржане зараде. И само квалификовани рачуновође би у сваком случају унели трансакције директно у задржану зараду.)

• Упозорења о датуму: Оквири Упозорење о датуму говоре КуицкБоокс-у да вас упозори када ви или неко други унесете трансакцију са датумом који је предалеко у прошлости или предалеко у будућности. Ако означите било који од поља Упозорење о датуму, такође желите да наведете колико дана је предалеко у прошлост или предалеко у будућност.

• Подешавања датума затварања: Оквир Датум затварања вам омогућава да идентификујете датум пре којег ваша КуицкБоокс датотека са подацима не може да се промени. Другим речима, ако поставите датум затварања на 31. децембар 2010., говорите КуицкБоокс-у да не желите да се промене у КуицкБоокс датотеци података пре овог датума.

  То значи да неко не може да измени трансакцију која је дата пре вашег датума затварања, а да не добије застрашујућу поруку упозорења. То такође значи да неко не може да унесе трансакцију користећи датум пре овог датума затварања.

  Можете да кликнете на дугме Постави датум/лозинку да бисте приказали оквир за дијалог који вам омогућава да наведете датум затварања и креирате лозинку потребну када неко жели да дода стару трансакцију или измени стару трансакцију.

Одавно, претходне верзије КуицкБоокс-а су вам такође омогућавале да укључите и искључите функцију праћења ревизије користећи картицу Преференцес компаније у Аццоунтинг Преференцес. Међутим, све недавне верзије КуицкБоокс-а пружају увек укључени ревизијски траг, тако да више не видите рачуноводствене поставке у пољу за потврду Аудит Траил.

Ревизорски траг, иначе, једноставно води листу ко прави које промене у трансакцијама. Рачуновође, предвидљиво, воле ревизорске трагове. Ревизијски трагови омогућавају некоме, као што је ваш ЦПА, да дође накнадно и схвати зашто је стање на рачуну оно што јесте.