Како подесити додатне кориснике КуицкБоокс-а

Ако ће више особа користити КуицкБоокс, желите да подесите додатне кориснике. Нисте ограничени на коришћење једне лозинке за контролу приступа вашој КуицкБоокс датотеци са подацима. Можете да подесите неколико лозинки за датотеку података КуицкБоокс. Оно што је заиста згодно у вези са овом праксом је то што КуицкБоокс- у можете рећи да дозволи одређеним корисницима и лозинкама да раде само одређене ствари.

Ово звучи компликовано, али заиста није. Власник предузећа, на пример, може имати лозинку која јој омогућава да уради било шта. Али нови рачуноводствени службеник, на пример, може имати лозинку која му омогућава само да евидентира рачуне у систему.

Како додати кориснике у КуицкБоокс Ентерприсе Солутионс

Да бисте додали кориснике у КуицкБоокс Ентерприсе Солутионс, следите ове кораке:

1. Изаберите Компанија→Корисници→Подешавање корисника и улога.

КуицкБоокс приказује дијалог „Корисници и улоге“ (није приказан). Овај оквир за дијалог идентификује све кориснике за које је подешен приступ КуицкБоокс-у и улоге које КуицкБоокс може да испуни када користи КуицкБоокс. Листа корисника, која се појављује на картици Листа корисника у оквиру за дијалог, такође идентификује ко је тренутно пријављен на систем.

2. Реците КуицкБоокс-у да желите да додате корисника кликом на дугме Ново.

Када кликнете на ово дугме, КуицкБоокс приказује дијалог Нови корисник.

3. Идентификујте корисника и унесите лозинку.

Сваком кориснику за кога постављате потребно је да дате корисничко име. Ово можете да урадите тако што ћете у поље Корисничко име унети кратко име — можда име корисника. Након што идентификујете корисника, уносите корисничку лозинку у оквир за текст Лозинка и оквир за текст Потврди лозинку.

4. Идентификујте улогу(е) корисника.

Користите оквир са листом Доступне улоге да бисте изабрали улоге (или дужности) које корисник испуњава. Затим додајте изабрану улогу на листу додељених улога корисника кликом на дугме Додај. Да бисте уклонили улогу од корисника, изаберите улогу у пољу са листом Додељене улоге, а затим кликните на Уклони.

Оквир Опис на дну дијалога Нови корисник омогућава вам да детаљније опишете улогу. Можете да унесете тип корисника КуицкБоокс-а коме се обично може доделити изабрана улога, на пример.

5. (Опционално) Измените улоге по потреби.

Можете фино да подесите улоге које доделите (уз помоћ КуицкБоокс-а). Да бисте то урадили, вратите се на дијалог Корисници и улоге, изаберите картицу Листа улога, кликните на улогу коју желите да промените, а затим кликните на дугме Уреди. Када КуицкБоокс прикаже дијалог Уређивање улоге (није приказан), изаберите рачуноводствену активност или област на листи Област и активности, а затим користите радио дугмад Ниво приступа области да бисте одредили шта корисник са изабраном улогом може да уради. Можете означити да корисник не би требало да има приступ тако што ћете изабрати радио дугме Нема. Можете назначити да корисник треба да има потпуни приступ тако што ћете изабрати дугме Пун радио. Ако корисник треба да има делимичан приступ, изаберите дугме Делимично, а затим означите или поништите (по потреби) поља за потврду Прикажи, Креирај, Измени, Избриши, Штампај и Прикажи стање.

Можете да видите какав приступ свака улога у почетку има тако што ћете изабрати један од уноса на листи Област и активности. КуицкБоокс користи дугмад и оквире за ниво приступа области да прикаже тренутна подешавања за улогу.

Као опште правило, када су у питању рачуноводствене контроле, желите да обезбедите минималну количину приступа. Ако некоме није потребан приступ КуицкБоокс датотеци података за свакодневне обавезе, требало би да изаберете дугме Ништа. Ако некоме треба мало приступа — можда да припреми процене послова или фактуре — дајте само тај приступ и ништа више. На крају овог поглавља, у „Одржавање добрих рачуноводствених контрола“, говорим о томе зашто је минимизирање корисничких права и приступа толико важно. Али суштина је следећа: што више могућности дате запосленима или подизвођачима или рачуновођама да се баве вашим рачуноводственим системом за мала предузећа, то је већи ризик да ће неко нехотице или намерно унети грешке у систем. Такође, што већа права и приступ дајете,

6. (Опционално) Прегледајте своје корисничке дозволе.

Након што подесите корисника, требало би (да будете опрезни) да прегледате дозволе које сте му дали. Да бисте то урадили, кликните на картицу Листа корисника у оквиру за дијалог Корисници и улоге, изаберите корисника, а затим кликните на дугме Виев Пермиссионс. Када КуицкБоокс прикаже оквир за дијалог Виев Пермиссионс (није приказан), изаберите корисника, а затим кликните на дугме Дисплаи да бисте видели прозор Виев Пермиссионс (није приказан), који приказује веома детаљну листу онога што корисник може, а шта не може.

7. (Опционално) Прегледајте измене своје улоге.

Ако промените дозволе за улогу, вероватно ћете такође желети да прегледате те промене. Да бисте то урадили, кликните на картицу Листа улога у оквиру за дијалог Корисници и улоге, изаберите улогу, а затим кликните на дугме Виев Пермиссионс. КуицкБоокс приказује другу верзију прозора Виев Пермиссионс у којој су наведене улоге које сте ви и КуицкБоокс подесили. Изаберите улогу коју желите да прегледате, а затим кликните на дугме Виев Пермиссионс. КуицкБоокс приказује другу верзију прозора Дозволе за приказ, са детаљном листом онога што неко са улогом може, а шта не може.

8. Након што завршите са прегледом дозвола корисника и улога, кликните на Затвори да бисте затворили све отворене прозоре, а затим кликните на дугме Откажи или Затвори да бисте затворили све отворене дијалошке оквире.

Од овог тренутка па надаље, нови корисник може користити КуицкБоокс; његова или њена права су ограничена на оно што сте навели.

Можда ће бити важно да ревизију овог одељка вршите сваких неколико месеци или година, у зависности од флуктуације запослења и књиговодствених пракси. Очигледно, претходни запослени или књиговође више не би требало да имају улоге које им дозвољавају да уносе промене у ваш фајл. Дођавола, вероватно уопште не би требало да имају улоге! КуицкБооксов прозор са дозволама за приказ је лак начин да видите ове податке на мрежи, а ако желите да одштампате копију информација о дозволама, све што треба да урадите је да кликнете на дугме Штампај у прозору.

Како додати кориснике у КуицкБоокс Про и Премиер

Да бисте подесили додатне кориснике у КуицкБоокс Про и КуицкБоокс Премиер, следите ове кораке:

1. Изаберите Компанија→Подешавање корисника и лозинки→Подешавање корисника.

КуицкБоокс приказује дијалог Листа корисника, који идентификује све кориснике за које је подешен приступ КуицкБоокс-у и који су тренутно пријављени на систем.

Оквир за дијалог Корисници

2. Реците КуицкБоокс-у да желите да додате корисника кликом на дугме Додај корисника.

КуицкБоокс приказује први дијалог за подешавање корисничке лозинке и приступа, као што је приказано.

Дијалог Подешавање корисничке лозинке и приступа

3. Идентификујте корисника и унесите лозинку.

Сваком кориснику за кога постављате лозинку дајте корисничко име тако што ћете унети кратко име — можда име корисника — у поље Корисничко име. Након што идентификујете корисника, уносите корисничку лозинку у оквир за текст Лозинка и оквир за текст Потврди лозинку.

4. Кликните на Нект да наставите, а затим назначите да ли желите да ограничите приступ за новог корисника.

Када КуицкБоокс прикаже други дијалог Постављање корисничке лозинке и приступа, назначите да ли желите да ограничите приступ и права за корисника, као што је приказано. Ако желите да ограничите приступ и права (права су једноставно ствари које корисник може да уради), изаберите радио дугме Изабране области КуицкБоокс-а. Ако желите да корисник може било шта да уради, изаберите радио дугме Све области КуицкБоокс-а. Ако назначите да нови корисник треба да има приступ свим областима КуицкБоокс-а, завршили сте са подешавањем корисничке лозинке и можете прескочити преостале кораке.

Подешавање приступа за корисника

5. Кликните на Даље да наставите, а затим опишите приступ информацијама о продаји и потраживањима и задацима.

Када завршите корак 4, КуицкБоокс приказује трећи дијалог за подешавање корисничке лозинке и приступа — први у низу дијалога који вас воде кроз интервју, постављајући детаљна питања о томе какву врсту приступа сваки корисник треба да има одређеној области . Што се тиче продајних активности, на пример, КуицкБоокс пита за приступ трансакцијама (као што су фактуре, кредитна меморандума и информације о потраживањима). Можете назначити да корисник не би требало да има приступ тако што ћете изабрати радио дугме Нема приступа (погледајте следећу слику). Можете назначити да корисник треба да има пун приступ тако што ћете изабрати радио дугме Пун приступ. Ако корисник треба да има делимичан приступ, бирате радио дугме Селективни приступ, а затим изаберите једно од помоћних дугмади: Само креирај трансакције, Креирај и штампај трансакције,

Дијалог Промена корисничке лозинке и приступ

6. Кликните на Даље, а затим опишите куповине и права на обавезе.

Када довршите корак 5 кликом на Даље, КуицкБоокс приказује четврти дијалог за подешавање корисничке лозинке и приступа (није приказан), који вам омогућава да наведете који приступ има овај нови корисник у областима куповине и плаћања. Можете да изаберете радио дугме Нема приступа. Можете да изаберете радио дугме Пун приступ. Или можете да изаберете неку средину тако што ћете изабрати радио дугме Селективни приступ и једно од помоћних дугмади. Иста правила за постављање права и приступа која се примењују на област куповине и потраживања важе за област продаје и потраживања.

7. Кликните на Нект, а затим опишите преостала корисничка права и приступ.

Када кликнете на дугме Даље на дну сваке верзије дијалога Подешавање корисничке лозинке и приступа, КуицкБоокс приказује неколико других верзија дијалога које користи да би вас питао о правима корисника и приступу. Након што опишете која права су одговарајућа за корисника у области куповине и плаћања, на пример, КуицкБоокс вас пита за област провере и кредитне картице. Затим се пита за подручје инвентара. Затим се поставља питање о платном списку, а затим следе питања о општим, осетљивим рачуноводственим активностима. На крају, КуицкБоокс пита о приступу могућностима финансијског извештавања.

Ограничавате права у свакој од ових других области на исти начин као што то чините за области продаје и потраживања и за области куповине и плаћања. Стога, нећу описивати како изнова и изнова бирате дугме опције „Без приступа“, дугме опције „Пуни приступ“ или дугме „Селективни приступ“. Само будите пажљиви док пролазите кроз екране, ограничавајући права корисника. Желите да корисници имају права неопходна да раде свој посао, али не желите да им дате више права него што им је потребно.

8. Одредите да ли корисник може да мења или брише трансакције.

Након што сте прошли кроз отприлике пола туцета верзија дијалошких оквира Подешавање корисничке лозинке и приступ у којима се постављају питања о одређеним областима рачуноводства малих предузећа, КуицкБоокс приказује страницу Промена или брисање трансакција дијалога Подешавање корисничке лозинке и приступа (није приказано). Страница Промена или брисање трансакција вам омогућава да назначите да ли корисник може да промени трансакције забележене пре датума затварања. Генерално, желите да ограничите могућност корисника да мења или брише трансакције.

9. Кликните на Нект, а затим прегледајте своје одлуке о правима.

Када кликнете на дугме Даље, КуицкБоокс приказује коначну верзију дијалога Подешавање корисничке лозинке и приступа (није приказано), који идентификује корисничка права која сте доделили или дозволили. Можете користити овај оквир за дијалог да прегледате права која неко има. Ако схватите да сте погрешно доделили права, кликните на дугме Назад да бисте се вратили кроз дијалошке оквире на онај где сте направили грешку. Промените доделу права и кликните на дугме Даље да бисте се вратили на последњи прозор дијалога Подешавање корисничке лозинке и приступа.

10. Када завршите са прегледом корисничких права и приступа, кликните на Заврши.

Од овог тренутка па надаље, нови корисник ће моћи да користи КуицкБоокс; његова или њена права су ограничена на оно што сте навели.

Како променити корисничка права у Ентерприсе Солутионс

Можете да измените права која доделите кориснику. Да бисте то урадили у КуицкБоокс Ентерприсе Солутионс, изаберите Компанија→Корисници→Подешавање корисника и улога да бисте приказали дијалог Корисници и улоге (није приказан).

Да бисте променили права корисника након што их прегледате, изаберите корисника и кликните на дугме Уреди. КуицкБоокс приказује дијалог Уређивање корисника (није приказан), који веома личи на дијалог Нови корисник који користите за подешавање корисника и описивање његових или њених права. Користите текстуалне оквире Корисничко име, Лозинка и Потврди лозинку да бисте променили корисничке информације. Можете да користите листу доступних улога, листу додељених улога и дугмад Додај и уклони да бисте променили шта корисник може да ради у КуицкБоокс-у; затим кликните на Затвори када завршите.

Да бисте дуплицирали корисника (можда ћете желети да додате другог корисника са дозволама које одражавају дозволе неког другог корисника), у дијалогу Корисници и улога изаберите корисника којег желите да клонирате, а затим кликните на Дуплирај. Када КуицкБоокс прикаже оквир за дијалог Дуплицате Усер (није приказан), завршите описивање новог корисника и кликните на ОК.

Да бисте уклонили корисника, такође користите дијалог Корисник и улоге. Једноставно изаберите корисника, а затим кликните на дугме Избриши. КуицкБоокс тражи од вас да потврдите своје брисање. Када кликнете на дугме Да за потврду, КуицкБоокс уклања корисника.

Како променити корисничка права у КуицкБоокс Про и Премиер

Можете да измените права која доделите кориснику у КуицкБоокс Про или Премиер. Да бисте то урадили, изаберите Компанија→Подешавање корисника и лозинки→Подешавање корисника да бисте приказали дијалог Листа корисника (погледајте слику).

Дијалог Листа корисника

Да бисте погледали права која одређени корисник има, изаберите корисника са листе, а затим кликните на дугме Прикажи корисника. Када то учините, КуицкБоокс приказује оквир за дијалог Виев Усер Аццесс (погледајте следећу слику). Овај оквир за дијалог приказује исте информације као и коначна верзија дијалога Подешавање корисничког приступа и лозинке, који је оквир за дијалог који у почетку користите да одредите која права корисник треба да има. Кликните на дугме Напусти да бисте затворили оквир за дијалог Виев Усер Аццесс.

Дијалог Виев Усер Аццесс

Да бисте променили права корисника након што их прегледате, изаберите корисника, а затим кликните на дугме Уреди корисника. КуицкБоокс пролази кроз исти скуп дијалошких оквира које користите за подешавање корисника и описивање његових права. Дугмад „Даље“ и „Назад“ користите да бисте променили корисничко име или лозинку, одредили да ли кориснику треба да буде ограничен приступ и — ако је потребно — да ограничите приступ корисника одређеној активности у оквиру КуицкБоокс-а.

Да бисте уклонили корисника, такође користите дијалог Листа корисника. Једноставно изаберите корисника, а затим кликните на дугме Избриши корисника. КуицкБоокс од вас тражи да потврдите своје брисање (погледајте следећу слику). Када кликнете на дугме Да за потврду, КуицкБоокс уклања корисника.

Оквир за дијалог Брисање корисника