Како одржавати добре рачуноводствене контроле уз КуицкБоокс 2011

Многа предузећа, након што порасту до одређене величине, морају да подрже више корисника КуицкБоокс-а са приступом рачуноводственим информацијама и способношћу, у неким случајевима, да креирају рачуноводствене трансакције. Нажалост, постојање више корисника рачуноводственог система ствара ризик за власника предузећа.

Имајући приступ КуицкБоокс-у, корисници могу или нехотице унети грешке у рачуноводствени систем или, нажалост, намерно преварити предузеће. Ево листе неких техника контроле КуицкБоокс-а које власник предузећа или менаџер предузећа може да користи да смањи ненамерне грешке и могућност крађе:

• Редовно упоређујте бројање физичког инвентара са евиденцијама рачуноводства залиха. Овај приступ постиже две ствари:

  • Смањење залиха се брзо идентификује.

  • Власник предузећа може да минимизира смањење залиха тако што ће идентификовати врсту инвентара који се најчешће краде или чак када се инвентар најчешће краде.

• Помирите банковне рачуне. Једна ствар коју би власници предузећа требало да ураде је да помире сопствене банковне рачуне. Често долази до крађе запослених од стране рачуноводственог особља када запослени схвате како да напишу чекове на банковни рачун компаније које власник не види. Ако власник усклади банковни извод, може да упореди рачуноводство банке за рачун са књиговодственом евиденцијом компаније КуицкБоокс.

• Одвојите рачуноводство од физичког чувања где је то могуће. У малом предузећу, тешко је увек одвојити рачуноводство за неку активност од физичког чувања или физичке одговорности за ту активност. Где год можете да одвојите физичко старатељство од рачуноводства, долази до уграђене провере грешке. Особа која води рачуноводство индиректно проверава да ли физички чувари воде рачуна о имовини. Можете замолити свог ЦПА за помоћ у осмишљавању начина за одвајање физичког чувања имовине од рачуноводствених и књиговодствених обавеза.

• Обучите запослене како да користе КуицкБоокс. Требало би да обучите запослене да користе КуицкБоокс ако имате предузеће било које величине из два основна разлога:

  • Неко ко зна како да користи КуицкБоокс мање је вероватно да ће направити ненамерне грешке.

  • Неуредна рачуноводствена евиденција камуфлаже крађу запослених. Обука не само да значи тачнију рачуноводствену евиденцију, већ и да је мања вероватноћа да ћете имати окружење погодно за крађу или проневеру.

• Управљајте својим КуицкБоокс рачуноводственим системом. Рачуноводствени систем треба да буде алат који користите за боље управљање својим пословањем. Да би систем функционисао, потребно је да управљате тим системом. Можете прилично лако да се уверите да људи раде ствари које би требало да раде тако што ћете направити неке једноставне контролне листе. Можете их користити као полазне тачке за састављање сопствене листе ствари које рачуноводствени службеник или менаџер канцеларије мора да уради сваког месеца или на крају сваке године.

Пример месечне рачуноводствене листе обавеза

• Подаци су направљени и премештени ван локације

• Банковни рачуни усаглашени

• Све фактуре, кредитна меморандума, изводи

• Сви неизвесни рачуни су очишћени

• Финансијски извештаји достављени

• Пријављени изузеци (на пример, доспеле фактуре, рачуни, наруџбенице, недовољно залихе инвентара)

Пример годишње рачуноводствене листе обавеза

• Подесите пробни баланс

• Нарежите ЦД са бројевима на крају године за трајни запис

• Размислите о чишћењу датотека са подацима ако су огромне

• Близу године када је заиста готово