Како одржавати добре рачуноводствене контроле помоћу КуицкБоокс-а

КуицкБоокс омогућава више корисника. Многа предузећа, након што порасту до одређене величине, морају да подрже више корисника са приступом рачуноводственим информацијама и способношћу, у неким случајевима, да креирају рачуноводствене трансакције. Нажалост, више корисника рачуноводственог система ствара ризик за власника предузећа.

Приступом рачуноводственом систему, корисници могу или ненамерно да унесу грешке у рачуноводствени систем или, нажалост, намерно преваре предузеће. Из ових разлога, ево листе неких техника контроле КуицкБоокс-а које власник предузећа или менаџер предузећа може да користи да умањи ненамерне грешке и умањи могућност крађе.

• Редовно упоређујте бројање физичког инвентара са евиденцијама рачуноводства залиха. Инвентар се, нажалост, смањује. Људи — понекад запослени, али често псеудокупци као што су крадљивци у продавницама — краду инвентар. Стога, једна ствар коју треба да урадите, како да смањите губитке на залихама, тако и да одржавате тачне рачуноводствене евиденције, јесте да редовно упоређујете физичке бројеве свог залиха са оним што показују ваше рачуноводствене евиденције.

  Овај приступ честом пребројавању највреднијих и најлакших за крађу предмета постиже две ствари:

  • Смањење залиха се брзо идентификује.

  • Власник предузећа може да минимизира смањење залиха тако што ће идентификовати врсту инвентара који се најчешће краде или чак када се инвентар најчешће краде.

• Помирите банковне рачуне. Једна ствар коју би власници предузећа требало да ураде је да помире сопствене банковне рачуне. Често долази до крађе запослених од стране рачуноводственог особља када запослени схвате како да напишу чекове на банковни рачун компаније које власник не види. Један сигуран начин да пронађете фиктивну и лажну трансакцију је да власник усклади банковни извод.

  Ако власник усклади банковни извод, може да упореди рачуноводство банке за рачун са књиговодственом евиденцијом компаније КуицкБоокс. Свака очигледна неслагања се могу поправити, што значи да су рачуноводствени записи КуицкБоокс тачнији. Поред тога, све непостојане, сумњиве трансакције обично постану очигледне када власник предузећа пажљиво погледа чекове.

• Одвојите рачуноводство од физичког старања где је то могуће. У малом предузећу, тешко је увек одвојити рачуноводство за неку активност од физичког чувања или физичке одговорности за ту активност. На пример, тешко је одвојити рачуноводство залиха од физичког чувања или приступа том инвентару.

• Обучите запослене да користе КуицкБоокс. Требало би да обучите запослене да користе КуицкБоокс ако имате предузеће било које величине из два основна разлога:

  • Неко ко зна како да користи КуицкБоокс мање је вероватно да ће направити ненамерне грешке.

  • Неуредна рачуноводствена евиденција камуфлаже крађу запослених.

• Затворите своју КуицкБоокс датотеку. Ако похађате курс о принципима рачуноводства, открићете да затварање значи скуп књиговодствених процедура које неко спроводи да би нула рачуна прихода и расхода, тако да се почевши од нове године, приходи и расходи могу лако израчунати. У КуицкБоокс-у, затварање значи нешто другачије.

  Али и даље желите да затворите КуицкБоокс датотеку да бисте одржали интегритет својих података. Ево како: Изаберите команду Уреди→Преференце, изаберите Рачуноводство, изаберите картицу Преференцес компаније, а затим кликните на дугме Датум затварања Подешавање датума/лозинке. Када КуицкБоокс од вас затражи, наведите датум затварања и лозинку.

  Након што доставите ове информације, КуицкБоокс забрањује или ограничава корисницима да мењају или уносе трансакције пре датума затварања. (Само људи са лозинком могу да мењају или уносе трансакције са датумима пре датума затварања.)

• Управљајте својим КуицкБоокс рачуноводственим системом. Многи власници предузећа не виде рачуноводствени систем као ништа више од алата за израду фактура, плата и информација потребних за годишњу пореску пријаву. Нажалост, та удаљена веза са рачуноводственим системом значи да власници предузећа често не осећају велику потребу да активно управљају оним што се дешава са рачуноводственим системом.

  Рачуноводствени систем треба да буде алат који користите за боље управљање својим пословањем. А може бити и то. Али ако ће то бити алат за боље управљање вашим пословањем, морате да управљате системом.

  Можете се лако уверити да људи раде ствари које би требало да раде тако што ћете направити неке једноставне контролне листе.

Пример месечне рачуноводствене листе обавеза

Пример годишње рачуноводствене листе обавеза