Како направити копију рачуновође КуицкБоокс датотеке са подацима

Ваш клијент креира рачуновођу копију КуицкБоокс датотеке са подацима користећи своју верзију КуицкБоокс-а и стварну датотеку података, а затим или креира датотеку коју вам шаље (на пример путем поште или путем е-поште) или коју Интуит , произвођач КуицкБоокс-а, шаље вам. На срећу, процес је у сваком случају веома једноставан.

Ручно руковање копијом рачуновође

Ево шта ваш клијент треба да уради ако ће се он побринути да вам пошаље датотеку:

Изаберите команду Филе→Цреате Цопи.

КуицкБоокс приказује дијалог Сачувај копију или резервну копију питајући клијента да ли жели

• Резервна копија датотеке, која је друга копија КуицкБоокс датотеке коју креирате (обично), тако да ћете имати копију датотеке у случају да се нешто лоше деси оригиналној КуицкБоокс датотеки са подацима.

• Преносива копија датотеке, која је права, жива копија датотеке података КуицкБоокс-а која је мало згужвана по величини тако да је лакше кретати (на пример слањем датотеке е-поштом као прилогом).

• Рачуновођа копија досијеа.

  

  Први дијалог Сачувај копију или резервну копију.

Изаберите Копија рачуновође, а затим кликните на Даље да бисте наставили.

Потврдите да заиста желите копију рачуновође.

КуицкБоокс затим приказује још један дијалошки оквир који инсистира да ваш јадни клијент под стресом потврди да заиста жели копију рачуновође, а не само преносиву копију датотеке.

Други дијалог Сачувај копију или резервну копију.

Наведите датум поделе.

Када клијент кликне на дугме Даље да би наставио са креирањем копије рачуновође, КуицкБоокс га пита за датум поделе. Трансакције које падају пре овог датума могу се уређивати само унутар копије рачуновође. Трансакције пада након тог датума могу да се мењају у копију обе рачуновође и копију клијента.

Кликните на Нект да бисте наставили.

Појављује се још једна порука која клијенту говори да КуицкБоокс мора затворити све прозоре да би направио копију рачуновође.

Кликните на ОК.

КуицкБоокс приказује ажурирани дијалог Сачувај копију рачуновође, приказан овде.

Ажурирани дијалог Сачувај копију рачуновође.

Именујте копију рачуновође.

Користите поље Име датотеке у оквиру за дијалог Сачувај копију рачуновође да именујете копију рачуновође КуицкБоокс датотеке са подацима. Уколико је потребно, клијент такође може да користи падајућу листу Сачувај у да би одредио где треба да се сачува рачуновођа копија КуицкБоокс датотеке са подацима.

Клијент треба да запамти где се чува копија датотеке рачуновође. Ова датотека се даје рачуновођи — путем е-поште или поште, или на диску — како би могао да је користи.

Креирајте датотеку.

Након што клијент именује копију рачуновође датотеке са подацима и назначи, ако је потребно, где треба да се сачува копија рачуновође, клијент кликне на Сачувај. КуицкБоокс чува копију КуицкБоокс датотеке са подацима од рачуновође.

Затим ову датотеку са подацима клијент преноси рачуновођи . Другим речима, клијент треба да пошаље датотеку поштом или е-поштом.

Ваш добављач е-поште може ограничити величину прилога (укључујући КуицкБоокс датотеке) које можете да шаљете путем е-поште. Ако вам смета величина, можете да отпремите КуицкБоокс датотеку на Интуит веб локацију тако што ћете изабрати Датотека→ Пошаљи датотеку предузећа→ Копија рачуновође→ Активности клијената→ Пошаљи рачуновођи. Интуит шаље рачуновођи поруку са везом на коју може да се кликне и коју може да користи да преузме датотеку.

Рачуновође користе три типа датотека. Датотека за пренос рачуновође (са екстензијом датотеке .кбк) је оно што клијент креира и даје рачуновођи. Права копија рачуновође (са екстензијом датотеке .кба) је оно са чиме рачуновођа ради након што отвори датотеку за пренос рачуновође. Коначно, ту је датотека за извоз рачуновође (са екстензијом датотеке .кби), која садржи промене које се враћају клијенту.

Очигледно, можда није ваш клијент тај који предузима ове кораке; можда ћете морати да урадите прљави посао. У оба случаја, међутим, тако функционише процес. Имајте на уму, међутим, да се уштеде у стварном времену за рачуновођу и уштеде трошкова за клијента дешавају када можете натерати клијента да одабере команду и ради са оквиром за дијалог. Тада можете да наплатите време које се наплаћује за стварни рад са подацима КуицкБоокс-а, а не за превртање са датотеком.

Електронско слање копије рачуновође

Ваш клијент такође може послати копију копије КуицкБоокс рачуновође електронским путем користећи Интуит-ов сервис за пренос датотека. Да би то урадио, клијент бира Датотека→Пошаљи датотеку предузећа→Копија рачуновође→Активности клијента→Пошаљи рачуновођи. КуицкБоокс пружа упутства на екрану за слање или отпремање копије рачуновође на Интуит сервер, укључујући кораке за додавање лозинке за заштиту отпремљене датотеке.

Након што се копија рачуновође отпреми, Интуит сервер шаље рачуновођи е-поруку са везом коју рачуновођа може да користи за преузимање датотеке копије рачуновође. Као што је напоменуто, клијент обезбеђује лозинку за ограничавање приступа преузетој датотеци, тако да је рачуновођи потребна ова лозинка од клијента пре преузимања. Рачуновођа такође треба било коју КуицкБоокс лозинку да отвори преузету датотеку.

Желите да користите команду Пошаљи компанијску датотеку или да ваши клијенти користе команду Пошаљи компанијску датотеку ако можете. Команда Пошаљи компанијску датотеку штеди вам много запомагања и шкргутања зубима. Такође пружа веома безбедан начин за дељење копија рачуновође. Веза у е-поруци коју добијате од Интуит-а истиче након неколико дана. Сходно томе, ако вам клијент пошаље датотеку првог дана вашег двонедељног одмора, веза неће радити када се вратите у канцеларију. Веза ће истећи.