Како направити копију датотеке података КуицкБоокс 2014

КуицкБоокс 2014 олакшава рачуновођама рад са датотекама података клијената. Размотрите овај сценарио: имате клијента коме је потребна помоћ да заврши годишњи обрачунски период.

Имате два избора. Прво, можете да се одвезете до његове продавнице, вероватно да се успут заглавите у саобраћају, и да се питате да ли можете да наплатите клијенту 150 долара за време путовања. Друго, можете да натерате клијента да користи функцију Копирај рачуновође у КуицкБоокс-у да вам пошаље копију КуицкБоокс датотеке са подацима.

Можете прегледати копију датотеке са подацима овог рачуновође, извршити све исправке или измене које су одговарајуће, а затим послати промене да буду унете назад клијенту. Клијент може лако да увезе ове промене у своју постојећу КуицкБоокс датотеку и да настави својим веселим путем. Прилично уредно, зар не?

Ваш клијент креира рачуновође копију КуицкБоокс датотеке са подацима користећи своју верзију КуицкБоокс-а и стварну датотеку података, а затим или креира датотеку коју вам шаље (на пример путем поште или е-поште) или који вам Интуит, произвођач КуицкБоокс-а, шаље. На срећу, процес је у сваком случају веома једноставан.

Ево шта ваш клијент треба да уради ако ће се он побринути да вам пошаље датотеку:

Изаберите команду Датотека→ Копија рачуновође→ Активности клијента→ Сачувај датотеку.

КуицкБоокс приказује поруку која пита клијента да ли жели

• Рачуновођа копија досијеа

• Преносива или резервна копија датотеке

Такође можете креирати копију рачуновође тако што ћете изабрати Датотека→Креирај копију, а затим кликнути на дугме Копија рачуновође.

Преносна датотека је права, жива копија датотеке података КуицкБоокс-а која је мало згужвана по величини тако да је лакше кретати (као што је слање датотеке е-поштом као прилог). Датотека резервне копије је друга копија КуицкБоокс датотеке коју креирате (обично) тако да ћете имати копију датотеке у случају да се нешто лоше деси оригиналној КуицкБоокс датотеки са подацима.

Изаберите Копија рачуновође, а затим кликните на Даље да бисте наставили.

Наведите датум поделе.

Када клијент кликне на дугме Даље да би наставио са креирањем копије рачуновође, КуицкБоокс га пита за датум поделе. Трансакције које падају пре овог датума могу се уређивати само унутар копије рачуновође. Трансакције које падају након овог датума могу се уређивати иу копији рачуновође иу копији клијента.

Кликните на Нект да бисте наставили.

Појављује се још једна порука која клијенту говори да КуицкБоокс мора затворити све прозоре да би направио копију рачуновође. КуицкБоокс такође може рећи клијенту да убаци диск.

Кликните на ОК и уметните диск (ако је потребно).

КуицкБоокс приказује ажурирани дијалог Сачувај копију рачуновође.

Именујте копију рачуновође.

Користите поље Име датотеке у оквиру за дијалог Сачувај копију рачуновође да именујете копију рачуновође КуицкБоокс датотеке са подацима. Уколико је потребно, клијент такође може да користи падајућу листу Сачувај у да би одредио где треба да се сачува рачуновођа копија КуицкБоокс датотеке са подацима.

Клијент треба да запамти где се чува копија датотеке рачуновође. Ова датотека се даје рачуновођи — путем е-поште или поште, или на диску — како би могао да је користи.

Креирајте датотеку.

Након што клијент именује копију рачуновође датотеке са подацима и назначи, ако је потребно, где треба да се сачува копија рачуновође, клијент кликне на Сачувај. КуицкБоокс чува копију КуицкБоокс датотеке са подацима од рачуновође.

Затим ову датотеку са подацима клијент преноси рачуновођи. Другим речима, клијент треба да пошаље датотеку поштом или е-поштом.

Ваш провајдер е-поште може ограничити величину прилога (укључујући КуицкБоокс датотеке) које можете да шаљете путем е-поште. Ако вам смета величина, можете да отпремите КуицкБоокс датотеку на Интуит веб локацију тако што ћете изабрати Датотека→ Копија рачуновође→ Активности клијента→ Пошаљи рачуновођи. Интуит шаље рачуновођи поруку са везом на коју може да се кликне и коју може да користи да преузме датотеку.

Рачуновође користе три типа датотека. Датотека за пренос рачуновође (са екстензијом датотеке .кбк) је оно што клијент креира и даје рачуновођи. Права копија рачуновође (са екстензијом датотеке .кба) је оно са чиме рачуновођа ради након што отвори датотеку за пренос рачуновође. Коначно, ту је датотека за извоз рачуновође (са екстензијом датотеке .кби), која садржи промене које се враћају клијенту.

Очигледно, можда није ваш клијент тај који предузима ове кораке; можда ћете морати да обавите прљави посао. У оба случаја, међутим, тако функционише процес. Имајте на уму, међутим, да се уштеде у стварном времену за рачуновођу и уштеде трошкова за клијента дешавају када можете натерати клијента да одабере команду и ради са оквиром за дијалог.

Тада можете да наплатите време које се наплаћује за стварни рад са подацима КуицкБоокс-а, а не за превртање са датотеком.