Како наплатити време у КуицкБоокс 2021

Већину времена, ставке које се појављују у КуицкБоокс фактурама су ставке које опишете на листи ставки, а затим квантификујете директно у фактури. У неким услужним предузећима, међутим, можете продати много јединица истог артикла. Адвокат може продати сате или делимичне сате правних савета, а то време може бити све што она продаје. ЦПА може продати сате консултантских, рачуноводствених или пореских припрема.

У овим околностима, не желите да фактура иде купцу са једном линијом у којој пише, на пример, „Правне услуге, 100 сати, 20.000 долара“ — осим ако не желите да останете у послу. Уместо тога, желите фактуру са детаљима о сваком од задатака које је адвокат обавио: планирање имовине у трајању од 1,5 сата, преглед уговора од 4 сата, припрема новог закупа непокретности за 2 сата и тако даље. Да бисте обезбедили овај ниво детаља — детаља који је заиста испод ставке — користите функцију КуицкБоокс за праћење времена.

КуицкБоокс обезбеђује две методе за праћење утрошеног времена које ће бити наплаћено на фактури као ставка. Можете користити недељни распоред, или можете темпирати или снимити појединачне активности. Укратко описујем како функционишу обе методе праћења времена; ни једно ни друго није тешко. Професионални пружаоци услуга (рачуновође, адвокати, консултанти, архитекте, итд.) који фактуришу на основу утрошеног времена треба да размотре коришћење једне од ових функција како би били сигурни да воде тачне евиденције о времену проведеном радећи за клијента или клијента.

Како користити недељни распоред

Да бисте користили метод недељног радног времена, изаберите Купци→Унеси време→Користи недељни распоред. КуицкБоокс приказује приказан прозор Недељни распоред. Да бисте користили прозор Недељни распоред, прво користите поље Име да бисте идентификовали запосленог, продавца или другу особу која обавља услугу.

Требало би да будете у могућности да изаберете име ове особе са падајуће листе Име. Ако не можете да изаберете име особе са падајуће листе Име, унесите га у поље; затим, када се то од вас затражи, реците КуицкБоокс-у на коју листу (запослени, добављач или друга имена) треба додати име. Након што додате име особе која је обавила посао, користите колоне прозора Недељни распоред да опишете купца или посао за који је посао обављен, шифру услуге, кратак опис или напомену, ставку платног списка ( ако користите КуицкБоокс за обрачун зарада), разред (ако пратите часове), а затим и сате проведене по дану.

Можете да унесете колико год желите редова у прозор Недељни распоред. Сваки ред се појављује засебно у фактури. Информације о напоменама се појављују у области описа фактуре. Из тог разлога, желите да користите одговарајуће и описне белешке.

Прозор Недељни распоред

Одређивање времена појединачних активности

Ако желите да снимите услужне активности како се дешавају, изаберите Купци→Унесите време→Време/Унесите појединачну активност. КуицкБоокс приказује дијалог Време/унос једне активности, као што је приказано.

Дијалог Тиме/Ентер Сингле Ацтивити

Да бисте одредили време или снимили једну активност, забележите датум активности у пољу Датум. Користите поље Име да бисте идентификовали особу која је извршила услугу. У пољу Купац:Посао идентификујте купца или посао за који је услуга извршена. Изаберите одговарајућу ставку услуге са падајуће листе Ставка услуге и (ако пратите запосленог) одговарајућу ставку платног списка са падајуће листе Ставка платног списка. Ако пратите наставу, предвидљиво, можете користити и падајућу листу Класа да бисте класификовали активност. Користите оквир Белешке да снимите кратак, одговарајући опис услуге. Овај опис се појављује на фактури, па добро размислите о томе шта пишете.

Након што опишете или пружите ове опште информације о услузи, имате два начина да забележите време проведено на услузи:

• Снимите време ручно. Можете ручно да забележите време проведено на активности користећи поље Трајање да унесете време. Ако сте, на пример, провели 10 минута, унесите 0:10 у поље Трајање. Ако сте провели 3 сата и 40 минута, унесите 3:40 у поље Трајање.
• Нека КуицкБоокс забележи време. Такође можете наложити КуицкБоокс да бележи време које сте провели на активности. Само кликните на дугме Старт у пољу за трајање када започнете активност и кликните на дугме Стоп када зауставите активност. Ако желите да паузирате тајмер (на пример, док примате телефонски позив), кликните на дугме Пауза.

Након што користите оквир за дијалог Време/Унос једне активности да опишете активност коју обављате, кликните на дугме Сачувај и ново или Сачувај и затвори да бисте сачували информације о активности.

Проверите да ли је изабрано поље за потврду Наплативо (у горњем десном углу дијалога). Одабиром поља Наплативо, Ви кажете КуицкБоокс-у да треба да чува овај запис наплативих активности ради каснијег укључивања у фактуру.

Можете да користите дугмад Претходно и Следеће, која се појављују на врху оквира за дијалог, да бисте прегледали своје записе о времену активности напред и назад. Такође имајте на уму да је доступно дугме Правопис. Кликните на то дугме да бисте проверили правопис у опису белешки које унесете — што је добра идеја, јер ће се ове информације касније појавити на фактури.

Како укључити време наплате на фактури

Да бисте фактури додали време и цену наплате, креирајте фактуру на уобичајени начин, као што сам претходно описао. Након што идентификујете клијента (ако сте унели време за клијента) и ако сте пратили трошкове за клијента, КуицкБоокс приказује оквир са поруком у ком вас пита да ли желите да наплатите било које време или трошкове. Ако одговорите са потврдним одговором, КуицкБоокс приказује дијалог Одабери време и трошкове наплате, приказан овде.

Дијалог Одабир времена и трошкова наплате

Картица Време овог дијалога приказује свако време које сте снимили за клијента. Да бисте додали ова времена на фактуру, кликните на колону Користи за време. (Колона Користи је крајња лева колона и приказује квачицу.) Или, ако желите да изаберете сва времена, кликните на дугме Изабери све. Затим кликните на ОК. КуицкБоокс додаје свако од ових наплативих времена у фактуру као засебне редове. Ова слика показује како се информације о времену наплате појављују у прозору Креирај фактуре.

Прозор Креирај фактуре, обрачун за време наплате

Ако оставите поништен избор у пољу за потврду Штампај изабрано време и трошкове као једну ставку фактуре, КуицкБоокс ће сваки пут када се пријавите у посебан ред фактуре, као што је приказано. Међутим, ако означите поље, КуицкБоокс вам омогућава да комбинујете појединачне записе времена у једну ставку фактуре. (Можда ћете желети да мало експериментишете са овом функцијом ако сте заинтересовани.)

Можете да кликнете на картицу Ставке, Трошкови или Километража да бисте видели листе ставки, трошкова из џепа или пословних миља насталих у име клијента. На фактуру додајете накнаде за ове врсте ствари на исти начин на који додајете трошкове за време. Можете чак да примените маржу на своје трошкове из џепа. Узгред, ако желите да се вратите у дијалог Одабери време и трошкове наплате, а гледате прозор Креирај фактуре, кликните на дугме Додај време/трошкове које се појављује на врху прозора Креирај фактуре.