Како делити КуицкБоокс 2020 датотеке

У реду, ево сјајне понуде: У оквиру КуицкБоокс-а можете да подесите корисничке дозволе, које вам омогућавају да одредите ко има приступ којим областима ваших КуицкБоокс датотека. У ствари, такође можете да радите са својим КуицкБоокс фајлом на мрежи и у окружењу са више корисника користећи моћну функцију која се зове закључавање записа.

Ако радите на мрежи и требате да користите или само желите да сазнате више о мрежним функцијама КуицкБоокс-а, прочитајте овај чланак. Ако једини користите КуицкБоокс, можете прескочити овај чланак.

Дељење КуицкБоокс датотеке на мрежи

Две важне карактеристике омогућавају вишекорисничку мрежу КуицкБоокс: корисничке дозволе и закључавање записа. Функција корисничких дозвола даје вишеструким корисницима КуицкБоокс датотеке јединствена подешавања дозвола за приступ различитим областима КуицкБоокс-а. Закључавање записа, друга функција, омогућава више од једне особе да се истовремено пријаве и раде са КуицкБоокс датотеком.

Корисничке дозволе

КуицкБоокс вам омогућава да поставите корисничке дозволе тако да различитим корисницима КуицкБоокс-а можете дати различите привилегије. Јане Овнер можда може да ради шта год жели јер, метафорички речено, она је Да Ман. Јое Цлерк, међутим, можда може да унесе само рачуне. Џо, скромни службеник са можда сумњивим расуђивањем и дискрецијом, можда нема могућност да види извештај о добити и губитку компаније, одштампа чекове или евидентира плаћања купаца. Ова идеја има смисла на практичном нивоу, зар не? У ситуацији у којој гомила људи приступа КуицкБоокс датотеци, желите да будете сигурни да поверљиве информације остају поверљиве.

Такође желите да будете сигурни да људи не могу намерно или ненамерно да покваре вашу финансијску евиденцију. Не желите да неко унесе нетачне податке (можда зато што наиђе на неку област КуицкБоокс програма где нема посла). И не желите да неко на превару снима трансакције - као што су лажни чекови - да може да уновчи.

Мислим да ако размислите о овим стварима о корисничким дозволама, схватићете да „Хеј, да, то има смисла!“ Тако да нећу више да причам о томе. Дозволите ми да закључим избацујући неколико општих запажања о томе како одлучујете које су корисничке дозволе прикладне:

• Поверљивост података: Ово питање вероватно има највише везе са вашом филозофијом управљања. Што сте отворенији по питању ствари, мање ћете вероватно морати да бринете о томе да људи њушкају за стварима. Желим, међутим, да истакнем да је платни списак увек осетљива тема. Ако сви знају колико су сви други плаћени, долази до занимљивих дискусија — али ви сте то већ знали.
• Оштећење података: Што се тиче оштећења података, морате знати да људи обично примењују два општа правила:
  • Не дајте људима приступ алатима које не знају да користе. То само тражи невоље.
  • Уверите се да нико не може без надзора да лута у некој области рачуноводственог система - посебно ако та особа води евиденцију или рукује готовином.

Ако је икако могуће, користите систем пријатеља у којем људи раде ствари заједно, тако да људи увек двапут проверавају рад других људи — чак и ако само индиректно. Можда Џо снима рачун, али Џејн увек скреће чек да би платила рачун. Можда Раул снима рачуне купаца, али их Цханг шаље. Можда Саул бележи готовинске рачуне, али Бет их полаже. Видите образац, зар не? Ако се двоје људи баве одређеним економским догађајем — опет, посебно оним који укључује готовину — заиста је добра идеја да Јое и Јане, Раул и Цханг, те Саул и Бет погледају једно другом преко рамена.

Закључавање записа

Најлакши начин да разумете закључавање записа је да га упоредите са другом врстом закључавања: закључавањем датотеке. Већина других програма користи закључавање датотека. Закључавање датотекезначи да ако једна особа на мрежи има, рецимо, отворен документ за обраду текста, нико други на мрежи не може отворити и затим уређивати тај документ. Други ће можда моћи да отворе копију документа коју могу да сачувају на својим рачунарима, али не могу да уређују оригинални документ. Оперативни систем закључава оригинални документ (датотеку) тако да се само једна особа може заваравати са датотеком у исто време. Ово закључавање обезбеђује интегритет података и промене које људи уносе у податке. (Ако се овај посао око обезбеђивања интегритета чини чудним, размислите о потешкоћама да се уверите да измене обојице људи заврше у документу за обраду текста који обе особе уређују истовремено.)

Закључавање записа функционише другачије. Са закључавањем записа, више од једне особе на мрежи може отворити и уређивати исту датотеку одједном, али само једна особа може радити са одређеним записом.

Запис је део датотеке. У датотеци рачуна коју дугујете продавцима, на пример, датотека је цела збирка рачуна. Појединачни рачуни су записи унутар датотеке и више особа може отворити фајл рачуна. Међутим, појединачни рачуни — појединачни записи који чине фајл — закључавају се када особа зграби запис.

Ове информације могу звучати као превелика забуна, али разликовање између датотека и записа унутар датотеке је оно што чини дељење датотека могућим. У КуицкБоокс-у, на пример, ако Џејн уноси један рачун за Алпха компанију у датотеку, Џо може да измени рачун за Бета корпорацију јер су та два рачуна различити записи. Међутим, због закључавања записа, Џејн не може да се заварава са рачуном Бета корпорације који Јое уређује. А Џо — опет, због закључавања записа — не може да се петља са рачуном компаније Алфа који Џејн подноси.

Уопштено речено, две особе не могу уређивати исти запис у датотеци у исто време. Закључавање записа омогућава запосленима да користе датотеку у вишекорисничком окружењу јер омогућава више од једне особе да ради са датотеком.

Инсталирање КуицкБоокс-а за коришћење мреже

Да бисте инсталирали КуицкБоокс за коришћење на мрежи, прво морате да инсталирате КуицкБоокс на свим рачунарима на мрежи који треба да приступе и раде са КуицкБоокс датотеком. Овај задатак није тежак. Не морате да инсталирате КуицкБоокс на било који отмени начин да бисте могли да делите КуицкБоокс датотеке.

Морате да купите копију КуицкБоокс-а за сваки рачунар који ће покренути програм. Ако имате три рачунара на којима желите да користите КуицкБоокс, морате купити три копије КуицкБоокс-а. Или можете купити специјалну верзију КуицкБоокс-а са лиценцом за више седишта. Ако покушате да инсталирате једну копију КуицкБоокс-а (са једним кодом кључа) на више рачунара, КуицкБоокс неће дозволити да два рачунара који користе исти код кључа деле датотеку у вишекорисничком режиму.

Када креирате датотеку коју желите да делите, морате да се уверите да чувате датотеку на локацији на којој други корисници КуицкБоокс-а могу да јој приступе. То јест, можда ћете морати да сачувате датотеку на серверу. Такође можете да сачувате датотеку на клијентском рачунару све док одредите дозволе за дељење за фасциклу или диск јединицу на којој чувате КуицкБоокс датотеку.

Још једна важна ствар: Ко год креира КуицкБоокс датотеку аутоматски постаје администратор датотеке. Администратор датотека има приступ свим областима датотеке и подешава друге кориснике датотека, тако да не желите да било ко поставља КуицкБоокс датотеку. Власник предузећа или шеф рачуноводства су погодни за овај посао. У сваком случају, особа која поставља фајл треба да буде редовна особа од поверења у канцеларији којој је лако доћи за сва питања или проблеме који се појаве. Такође, ова особа би вероватно требало да има јаку позадину у рачуноводству. Погледајте следећи одељак за више детаља.

Подешавање корисничких дозвола

Можете рећи КуицкБоокс-у ко ће још користити датотеку и подесити дозволе за ове друге људе током КуицкБоокс подешавања или касније.

Корисничке дозволе у ​​Ентерприсе Солутионс

Да бисте подесили дозволе у ​​Ентерприсе Солутионс, следите ове кораке:

1. Реците КуицкБоокс-у да желите да подесите корисничке дозволе.

Изаберите команду Компанија→Корисници→Подешавање корисника и улога. КуицкБоокс приказује дијалог Корисници и улоге (није приказан).

2. Назначите да желите да подесите новог корисника.

Кликните на дугме Ново тако да КуицкБоокс прикаже дијалог Нови корисник (није приказан) који наводи различите рачуноводствене улоге које корисник КуицкБоокс-а може да испуни. Ове улоге дају кориснику могућност да обавља одговарајуће рачуноводствене задатке помоћу програма КуицкБоокс. Оквир Опис на дну дијалога резимира задатке за које се може очекивати да ће неко у датој улози обављати.

3. Изаберите улогу која најбоље одговара кориснику којег описујете, а затим кликните на Додај.

Власници би, иначе, требало да имају улогу пуног приступа како би могли да раде шта год желе. Имајте на уму да кориснику можете дати више улога.

Ако желите да промените дозволе постојећег корисника, изаберите корисника на картици Листа корисника, а затим кликните на дугме Уреди. КуицкБоокс приказује дијалошки оквир за уређивање корисника (није на слици), који подсећа на дијалог Нови корисник и омогућава вам да промените улогу или улоге корисника.

4. Кликните на ОК да бисте се вратили на дијалог Корисници и улоге.

Можете прегледати дозволе (у суштини, листу могућности које КуицкБоокс дозвољава) за одређену особу или унапред дефинисану улогу. Да бисте видели дозволе које корисник има, изаберите картицу Листа корисника у оквиру за дијалог Корисници и улоге, кликните на дугме Прикажи дозволе, изаберите корисника у пољу са листом, а затим кликните на дугме Прикажи. КуицкБоокс приказује велики оквир за дијалог који посебно идентификује шта корисник може да уради. Да бисте видели дозволе које има одређена улога, изаберите картицу Листа улога у оквиру за дијалог Корисници и улоге, кликните на дугме Виев Пермиссионс, изаберите улогу, а затим кликните на дугме Прикажи.

Корисничке дозволе у ​​КуицкБоокс Про и Премиер

Да бисте подесили дозволе у ​​КуицкБоокс Про или КуицкБоокс Премиер, пратите ове кораке:

1. Изаберите команду Компанија→Подеси кориснике и лозинке→Подеси кориснике.

КуицкБоокс приказује дијалог Усер Лист (погледајте слику).

Дијалог Листа корисника

2. Кликните на дугме Додај корисника.

КуицкБоокс приказује дијалог Подешавање корисничке лозинке и приступа, који користите за додавање нових корисника и навођење лозинки.

Поставите корисничку лозинку и дијалог за приступ

3. Унесите корисничко име и лозинку додатне особе за коју желите да можете да користите КуицкБоокс датотеку; затим поново унесите лозинку у поље за текст Потврди лозинку.

Поновним уношењем лозинке потврђујете да сте исправно унели лозинку први пут.

Од овог тренутка, када неко отвори КуицкБоокс датотеку, КуицкБоокс тражи корисничко име и лозинку. Дакле, да би друга особа приступила КуицкБоокс датотеци, она мора да унесе корисничко име и лозинку које сте поставили.

4. Одредите приступ корисника.

КуицкБоокс приказује оквир за дијалог са питањем да ли желите да особа има приступ свим областима КуицкБоокс датотеке или само неким областима.

Ако наведете да желите да дате приступ само неким областима — вероватно уобичајени случај — КуицкБоокс приказује низ дијалошких оквира који вам омогућавају да подесите дозволе за сваку област. Бирате дугме за опцију „Без приступа“ да бисте одређено подручје (као што су банкарске ствари) поставили ван ограничења за корисника, изаберите дугме опције „Све области КуицкБоокс“ да бисте кориснику дали дозволу да креира и штампа трансакције и извештаје у тој области или изаберите дугме за опцију Селецтед Ареас оф КуицкБоокс да бисте кориснику дали делимичан приступ области. Ако изаберете опцију Изабране области, потребно је да одредите ограничени приступ тако што ћете проћи кроз странице чаробњака и детаљно описати приступ који желите да корисник има. Такође можете одредити да ли друге апликације (као што је ТурбоТак) добијају приступ подацима КуицкБоокс-а.

Одређивање којим областима корисник може да приступи

5. Прегледајте приступ корисника.

Након што завршите кроз дијалошке оквире Подешавање корисничке лозинке и Приступ, КуицкБоокс приказује резиме дозвола за корисника. Кликните на дугме Назад ако треба да се вратите и промените дозволе за област или кликните на Заврши да бисте означили да сте завршили са навођењем шта одређени корисник може да уради. КуицкБоокс поново приказује дијалог Листа корисника, са додатком новог корисника. Кликните на Додај корисника да бисте додали још једног новог корисника, кликните на Уреди корисника да бисте уредили изабраног корисника или кликните на Затвори да бисте затворили оквир за дијалог.

Корисник може да се пријави и отвори КуицкБоокс датотеку са било ког рачунара на мрежи све док рачунар има инсталиран КуицкБоокс и има мрежни приступ КуицкБоокс датотеци. Међутим, ако особа покуша да отвори забрањену област или изврши неовлашћену радњу, КуицкБоокс приказује оквир са поруком који указује да тој особи недостају дозволе неопходне за обављање радње.

Одређивање и рад у вишекорисничком режиму

Да би више особа истовремено радило са КуицкБоокс датотеком, корисници морају да раде са КуицкБоокс датотеком у вишекорисничком режиму. Прва особа која отвори датотеку треба да наведе вишекориснички режим да би други могли да отворе датотеку. Да бисте одредили вишекориснички режим, изаберите Филе–>Свитцх то Мултиусер Моде. Можете рећи да радите у вишекорисничком режиму јер насловна трака КуицкБоокс-а то указује. Када други људи отворе КуицкБоокс датотеку, она се аутоматски отвара у вишекорисничком режиму. Да би други корисник радио у режиму за једног корисника, други корисници морају да затворе КуицкБоокс датотеку, а корисник који жели да ради у режиму за једног корисника треба да одабере Филе–>Свитцх то Сингле-Усер Моде.

Дељење КуицкБоокс датотеке преко мреже укључује неколико трикова. Прво, морате да се уверите да нико ко је у режиму за једног корисника не користи датотеку коју желите да отворите. Ако неко користи датотеку, а ви покушате да је отворите, КуицкБоокс приказује поруку која указује да неко користи датотеку компаније у режиму за једног корисника. Реците особи да пређе на вишекориснички режим, а затим кликните на дугме Пробај поново.

Чим почнете да креирате или уређујете трансакцију, КуицкБоокс закључава трансакцију. На овај начин нико други не може да уређује трансакцију док ви радите на њој. Можете да утврдите да ли имате трансакцију отворену у режиму за уређивање према ономе што КуицкБоокс приказује у насловној траци на врху обрасца: Уређивање трансакције. Други корисници могу да отворе трансакцију док је уређујете у режиму за уређивање, али не могу да уносе промене у њу док не завршите.

Ако покушате да уредите трансакцију коју ваша сарадница Харијет већ има отворену у режиму за уређивање, на пример, КуицкБоокс приказује поруку која гласи (и овде, парафразирам) Извините, Бубба. Харриет ради на тој трансакцији. Морате се вратити касније.