Како да управљате својом праксом у КуицкБоокс Онлине рачуновођи

Пре него што уђете у коришћење КуицкБоокс Онлине Аццоунтант (КБОА) алата доступних док радите у компанији КБО клијента, погледајте страницу Рад у окну за навигацију, која функционише као алатка за управљање праксом. Поседовање таквог алата у КБОА вам омогућава да централизујете управљање праксом, јер сви чланови тима у вашој фирми имају приступ страници Рад у КБОА.

Важно је разумети да ваши клијенти не виде страницу Ворк—доступна је само у КБОА, тако да само ви и чланови вашег тима видите страницу Ворк. Даље, информације које сваки члан тима види на страници Рад су специфичне само за његове клијенте — оне којима члан вашег тима има приступ.

Страница Рад вам омогућава да пратите шта треба да се деси и за ваше клијенте и за вашу фирму. И, иако се терминологија која се користи на страници Ворк односи на пројекте, имајте на уму да се ови пројекти потпуно разликују од пројеката које ваши клијенти могу креирати у КБО-у.

Мрежни приказ у КБОА

Када кликнете на Посао на траци за навигацију, КБОА приказује подразумевани приказ мреже на страници. Мрежни приказ приказује картице задатака организоване у распоне датума (крајње данас, ове недеље, следеће недеље и наредних 30 дана).

Мрежни приказ странице Рад у КБОА.

Свака картица са задатком датог пројекта идентификује клијента за кога треба да се уради (или вашу сопствену фирму, ако пројекат није за клијента), као и назив пројекта. Јединствено на свакој картици задатка, наћи ћете назив задатка.

Можете да контролишете нешто од онога што видите у приказу мреже на страници Рад. На пример, можете да филтрирате страницу да бисте приказали информације за све клијенте, вашу фирму, одређене клијенте или одређене чланове тима. Функција Рад такође користи податке у клијентским КБО компанијама да аутоматски прикаже рокове које треба да испуните и ствари које треба да урадите, као што су рокови за обрачун плата и усаглашавање повезаних банкарских трансакција. Ако не желите да видите ове аутоматски креиране информације, можете кликнути на клизач Из КуицкБоокс-а.

У овом тренутку, функција Ворк аутоматски предлаже радње које треба предузети повезане само са КБО; функција Ворк се не повезује са другим производима као што је ПроЦоннецт Так Онлине.

Пошто приказ Мреже организује задатке према року, нећете видети никакву врсту визуелне везе између задатака; то јест, не појављују се линије које повезују задатке једни са другима, јер приказ мреже није дијаграм тока.

Мрежни приказ није једини приказ доступан на страници Рад; можете прочитати о приказу листе и приказу календара касније у овом поглављу, након што разговарам о креирању пројеката и задатака.

Како креирати пројекте и задатке

Можете користити страницу Рад за креирање захтева клијената. Што се тиче управљања праксом, страницу Ворк користите за креирање пројеката, који представљају ствари које треба да се ураде. Сваки пројекат делите на задатке, који су подскупови пројекта који пружају више детаља о томе шта треба да се уради да би се пројекат завршио. Задатке креирате као део пројекта, али можете доделити различите чланове тима различитим задацима на истом пројекту. Пројекти су обично опште ствари које треба да постигнете до одређеног рока, а задаци описују конкретне ствари које треба да урадите да бисте завршили пројекат.

Док креирате пројекат, пројекту додељујете рок и сваком задатку у пројекту додељујете рокове. Идентификујете клијента са којим је пројекат повезан и члана тима који је одговоран за пројекат. Или, можете навести да је пројекат интерни који утиче на вашу фирму, али не и на било ког од ваших клијената.

КБОА садржи шаблоне пројеката који вам помажу да брзо креирате често потребне пројекте, као што су месечно књиговодство или укључивање клијената. Када користите један од ових шаблона, КБОА креира не само пројекат већ и све задатке повезане са пројектом. Затим можете уредити пројекат по потреби.

Креирање пројекта

Да бисмо покушали да ове информације буде што лакши за праћење, ми ћемо креирати пројекте одвојено од креирања задатака—иако можете, а вероватно и хоћете, да креирате задатке када креирате пројекте. Да бисте креирали пројекат, следите ове кораке:

1 . Кликните на Рад у окну за навигацију.

КБОА приказује страницу Рад за вашу фирму.

2 . Кликните на Креирај пројекат у горњем десном углу странице.

КБОА отвара панел на десној страни странице који користите за креирање пројекта.

Креирање пројекта помоћу шаблона.

3 . Ако ваш пројекат спада у једну од унапред дефинисаних категорија шаблона Двонедељни платни списак, Укључени клијенти, Месечно књиговодство или Годишњи порези, изаберите шаблон са листе Предложак пројекта.

КБОА додаје задатке повезане са предлошком пројекта у пројекат, додељујући сваком задатку рок „сутра“.

4 . Унесите име за пројекат.

Ако сте изабрали шаблон пројекта, КБОА попуњава име пројекта користећи назив шаблона пројекта.

5 . Са листе Фирма или Цлиент изаберите КБО клијента са којим је пројекат повезан.

Ако се пројекат односи само на вашу фирму, а не на клијента, изаберите Моја фирма.

6 . Одредите рок за пројекат.

Рок који сте поставили за пројекат је ограничење; ако додате задатке пројекту, нећете моћи да поставите рокове за задатке који се јављају након завршетка пројекта.

7 . Користећи оквир са листом Додијељено, доделите пројекат једном од чланова вашег тима.

Можете додати детаље за пројекат ако желите.

Неки пројекти, попут усаглашавања банковног извода, морају се редовно понављати; за те пројекте, кликните на клизач Понови да бисте подесили временски оквир који КБОА треба да користи за понављање пројекта.

Рад са задацима

Сада када сте креирали пројекат, можете да радите са задацима пројекта. Можете

• Додајте и избришите задатке,
• Промените рокове које КБОА додељује задацима, и
• Реорганизујте редослед задатака у пројекту.

1 . Додајте задатак пројекту тако што ћете кликнути на дугме Додај задатак на дну листе задатака.

КБОА приказује образац за информације о задатку (погледајте следећу слику).

Наведите назив задатка и рок и доделите га члану тима фирме.

2 . Наведите назив задатка, рок, члана тима коме желите да доделите задатак и све релевантне детаље о задатку, као што су КБО команде које се користе за извршење задатка.

Нема ограничења у броју задатака које можете креирати.

3 . Да бисте радили са другим задатком, скупите онај на којем тренутно радите тако што ћете кликнути на Скупи у доњем десном углу картице са задацима.

Не чувате појединачне задатке; уместо тога, чувате пројекат, који чува информације о задатку.

4 . Да бисте избрисали задатак или променили његове информације, кликните на задатак.

КБОА приказује детаље задатка.

Кликните на задатак да бисте га изменили или избрисали или га превуците да бисте га променили.

• Да бисте променили задатак, једноставно унесите нове информације.
• Да бисте избрисали задатак, кликните на везу Уклони.

5 . Да бисте променили позицију задатка у пројекту, скупите га, а затим превуците симбол квадрата на десној ивици задатка горе или доле.

Можете видети симбол који превлачите да бисте променили редослед задатка.

6 . Кликните на Сачувај да бисте сачували пројекат и његове задатке.

КБОА поново приказује радну страницу и на њој се појављују ваши нови пројекти и задаци.

Како ажурирати статус задатка у КБОА

Како напредујете на задатку, можете ажурирати његов статус директно из приказа мреже на страници Рад. Кликните на стрелицу надоле на картици задатка да бисте променили њен статус.

Користите стрелицу надоле на картици задатка или пројекта да бисте приказали листу доступних статуса.

Задаци могу имати статус Обавезе, У току, Блокирани или Готово. Статус Блокирано користите када вас нешто спречава да завршите задатак.

Како уредити и избрисати информације о пројекту

Можете уређивати било који пројекат или задатак осим оних који су аутоматски креирани од компаније КБО—можете само сакрити или приказати те аутоматски креиране задатке помоћу клизача Фром КуицкБоокс.

Без обзира на приказ који приказујете на страници Посао, да бисте уредили било који пројекат или задатак који сте креирали, кликните на било који задатак у пројекту. КБОА затим отвара панел Уреди пројекат на десној страни екрана и приказује информације о задатку на који сте кликнули.

Информације о пројекту можете променити тако што ћете уредити горњи део панела Уреди пројекат. Можете да избришете било који пројекат са панела Уређивање пројекта тако што ћете кликнути на икону корпе за отпатке у доњем левом углу панела (погледајте следећу слику).

Избришите или дуплирајте пројекат или креирајте шаблон од њега.

Многи пројекти које креирате су слични једни другима, па уштедите мало посла и дуплирајте постојећи пројекат да бисте креирали нови. Такође можете користити постојећи пројекат да креирате шаблон за следеће сличне пројекте. На панелу Едит Пројецт, дуплирајте пројекат кликом на дугме Дуплицате. Да бисте креирали шаблон из пројекта, кликните на Креирај шаблон.

Иако можете уређивати информације о пројекту и задатку, не можете променити пројекат у задатак или задатак у пројекат.

Да бисте затворили панел за уређивање пројекта, кликните на Кс у горњем десном углу панела.

Како радити у приказу листе

Мрежни приказ радне странице је ограничен у погледу онога што може да прикаже јер картице заузимају доста простора на екрану. Можете да видите своје пројекте и задатке у приказу листе, као што је приказано овде, тако што ћете кликнути на дугме Приказ листе у горњем десном углу радне странице (одмах испод дугмета Креирај пројекат).

Страница Рад у приказу листе.

Из овог приказа имате додатне филтере који су вам доступни. Поред филтрирања за клијента, члана тима и врсту посла (пројекат, задатак или захтев клијента), такође можете да филтрирате према статусу и да подесите период који вас занима. И даље можете уређивати било који пројекат или задатак; једноставно кликните било где на линији пројекта или задатка да бисте приказали панел за уређивање пројекта приказан раније.

Како радити у приказу календара

Приказ календара приказује задатке за било који изабрани датум. На календару ћете видети број задатака за сваки датум. Када кликнете на датум, КБОА користи десну страну приказа календара да прикаже задатке који треба да буду доспели на тај датум.

Приказ календара представља пројектне задатке према року.

Комуницирајте са члановима тима о послу

Уз ризик да наведем очигледно, комуникација је најважнија када радите у тимском окружењу. КБОА вам омогућава да шаљете обавештења путем е-поште за различите радње повезане са пројектима и задацима који се појављују на страници Рад. Да бисте навели обавештења која желите да КБОА шаље вашем тиму, кликните на везу Обавештења на врху странице Рад да бисте приказали картицу Обавештења у оквиру за дијалог Поставке компаније.

Подесите обавештења е-поштом за чланове тима у вези са послом.

Кликните на оловку у горњем десном углу одељка Е-пошта да бисте укључили и искључили обавештења путем е-поште за различите радње које се дешавају на страници Рад. Кликните на Сачувај када завршите, а затим на Готово да бисте се вратили на КБОА.

Сваки члан тима контролише обавештења која прима. Подразумевано, сваки члан тима подразумевано добија обавештења о новим задацима и роковима, али, да би подесио остатак ових обавештења, сваки од чланова вашег тима треба да се пријави на свој лични КБОА налог и промени ова подешавања.

Ако ваша организација користи Слацк, алатку за сарадњу која помаже вашем тиму да се повеже, можете интегрисати Слацк са КБОА. Додајте апликацију у КБОА тако што ћете кликнути на Повежи сада на радној страници. Ако сте претходно сакрили оглас за Слацк, кликните на дугме Повежи посао са Слацк-ом на картици Обавештења у оквиру за дијалог Подешавања компаније.

Слацк нуди бесплатну верзију погодну за мале тимове који желе да испробају Слацк; бесплатна верзија има нека ограничења. Слацк такође нуди две "платне" верзије: Стандард и Плус; цена ових верзија зависи од броја активних Слацк корисника месечно.