Задржавање докумената у КуицкБоокс 2012

Људи понекад питају колико дуго треба да чувају старе КуицкБоокс извештаје, копије фактура и друге делове рачуноводствених информација. Нажалост, не постоји заиста јединствен одговор на ово. Међутим, ево неколико ствари о којима треба размишљати:

• Размислите да ли ће друга страна у трансакцији икада желети информације. На пример, ако се хронично расправљате са продавцем око тога да ли сте платили неки рачун, има смисла да се придржавате тих рачуна добављача и било које евиденције о вашем плаћању све док свађа може да траје.

  То значи да било која папирологија која документује рачуне добављача и плаћања не мора нужно да се задржи ако немате проблем.

• Размотрите захтеве пореског рачуноводства. По закону (многи људи то не схватају), предузеће мора да води рачуноводствене евиденције како би пријавило свој профит, губитке, приходе и одбитке Служби унутрашњих прихода. То значи да све што вам је потребно за израчунавање профита или поткрепљење елемената ваших прорачуна треба да се задржи.

  Међутим, постоји рок застарелости који обично тече три године од датума када сте последњи пут поднели пријаву. То значи да, у већини случајева, не морате да чувате папирологију која је старија од три године након поврата на који се односи.

  Другим речима, ако имате податке из 2007. године, а пореску пријаву за 2007. поднели сте 15. марта 2008. до 16. марта 2011. године, не би требало (у већини случајева) да чувате сву ту стару папирологију. Рок застарелости налаже да бисте требали моћи да одбаците старе ствари.

  Реч опреза је неопходна јер постоји неколико изузетака од овог трогодишњег рока застарелости:

  • Ако сте били заиста аљкави и због своје аљкавости сте изоставили бруто приход већи од 25 одсто онога што показује ваш принос, рок застарелости је шест година.

  • Ако се не поднесе пријава или се поднесе лажна пријава, не постоји рок застарелости.

  • Државе без пореза на доходак (попут Вашингтона) користе другачији скуп правила и могу користити дужи рок застарелости. Вашингтон, на пример, каже да рок застарелости траје четири године, а не три.

• Узмите у обзир старе записе који ће вам можда бити потребни у будућности да бисте израчунали ставку за вашу пореску пријаву. Ово треба задржати. На пример, ако сте купили фабрику пре 30 година, чувајте ту евиденцију о куповини до 3 (или 6) година након што продате фабрику.

• Узмите у обзир да у неким индустријама постоје друга правила или прописи о чувању докумената. На пример, ако сте лекар, чувате своју стару евиденцију о пацијентима — а то може укључивати и рачуноводствене податке о пацијентима — дуже од само три године. Ова друга правила о чувању докумената разликују се у зависности од делатности. Сазнајте која су правила за вашу индустрију.

Како разумете ове нејасне предлоге? Смислите грубу претпоставку колико дуго мислите да би требало да се држите ствари.

Можда ћете желети двапут да размислите о једноставном бацању финансијских података. Можда ћете прво желети да уништите документе. Узгред, неке велике продавнице опреме нуде услуге сецкања у продавницама по разумним ценама.