Задржавање докумената у КуицкБоокс-у

Колико дуго треба да чувате старе извештаје, копије фактура и друге делове рачуноводствених информација? Нажалост, не постоји јединствен одговор на ова питања. Међутим, ево неколико ствари о којима треба размишљати:

• Размислите да ли ће друга страна у трансакцији икада желети информације. На пример, ако се хронично расправљате са продавцем око тога да ли сте платили неки рачун, има смисла да се придржавате тих рачуна добављача и било које евиденције о вашем плаћању све док свађа може да траје.

  То значи да било која папирологија која документује рачуне добављача и плаћања не мора нужно да се задржи ако немате проблем.

• Размотрите захтеве пореског рачуноводства. По закону (многи људи то не схватају), предузеће мора да води рачуноводствене евиденције како би пријавило свој профит, губитке, приходе и одбитке Служби унутрашњих прихода. То значи да све што вам је потребно за израчунавање профита или поткрепљење елемената ваших прорачуна треба да се задржи.

  Међутим, постоји рок застарелости који обично тече три године од датума када сте последњи пут поднели пријаву. То значи да у већини случајева не морате да чувате папирологију која је старија од три године након поврата на који се односи. Другим речима, ако имате податке из 2009. године, а пореску пријаву за 2009. поднели сте 15. марта 2010. до 16. марта 2013. године, не би требало (у већини случајева) да чувате сву ту стару папирологију.

  Рок застарелости налаже да бисте требали моћи да одбаците старе ствари. Реч опреза је неопходна, јер постоји неколико изузетака од овог трогодишњег рока застарелости:

  • Ако сте били заиста аљкави и због своје аљкавости сте изоставили бруто приход већи од 25 одсто онога што показује ваш принос, рок застарелости је шест година.

  • Ако се не поднесе пријава или се поднесе лажна пријава, не постоји рок застарелости.

  • Државе без пореза на доходак (попут државе Вашингтон) користе другачији скуп правила и могу користити дужи рок застарелости. Држава Вашингтон, на пример, каже да рок застарелости траје четири године, а не три.

• Узмите у обзир старе записе који ће вам можда бити потребни у будућности да бисте израчунали ставку за вашу пореску пријаву. Ове евиденције треба чувати. На пример, ако сте купили фабрику пре 30 година, чувајте ту евиденцију о куповини до 3 (или 6) година након што продате фабрику.

• Узмите у обзир да у неким индустријама постоје друга правила или прописи о чувању докумената. На пример, ако сте лекар, чувате своју стару евиденцију о пацијентима — а то може укључивати и рачуноводствене податке о пацијентима — дуже од само три године. Ова друга правила о чувању докумената разликују се у зависности од делатности. Сазнајте која су правила за вашу индустрију.

• Узмите у обзир ризик од предуго задржавања поверљивих информација. На крају, иако бисте могли да размислите о свим претходним тачкама и закључите да бисте своје финансијске евиденције требало да чувате заувек, имајте на уму да и овај приступ ствара ризике. Што више финансијске документације архивирате, то ће у неким случајевима бити лакше да се ове информације изгубе или украду.

  Не бисте желели, на пример, да чувате податке вредне толико година да морате да изнајмите складиште у лошем делу града само да бисте чували ствари.

Укратко, како разумете ове нејасне сугестије? Смислите грубу претпоставку колико дуго мислите да би требало да се држите ствари.

Ако не радите ништа криминално, преварантско или траљаво, баците све што је старије од пет година. Одвојите документе које можете избацити по годинама у кутије. Означите кутије бројем године. Такође означите кутије напоменом попут „Одбаците у 2016.“ само да знате када можете да баците те ствари.

Можда ћете желети двапут да размислите о једноставном бацању финансијских података. Не бацајте своје личне записе или, наравно, било коју евиденцију клијената: прво уситните документе.

Узгред, неке велике продавнице опреме нуде услуге сецкања у продавницама по разумним ценама.