Inventarizačný hárok pre maloobchod nemusí byť zložitý, aby bol užitočný. Pre malú predajňu, pop-up shop, sklad alebo inventarizáciu konkrétneho oddelenia môže dobre štruktúrovaný hárok v Exceli poskytnúť personálu konzistentné miesto na zaznamenanie toho, čo by malo byť na sklade podľa systému, čo bolo fyzicky spočítané a kde je potrebné vyšetriť rozdiely.
Cieľom nie je premeniť Excel na kompletnú platformu na riadenie zásob. Cieľom je vytvoriť spoľahlivý inventarizačný dokument, ktorý je ľahké používať v reálnych podmienkach predajne, ľahko sa kontroluje následne a je dostatočne jednoduchý na to, aby ho personál neobchádzal. Dobrý výsledok by vám mal umožniť rýchlo odpovedať na štyri otázky: Aký tovar bol spočítaný? Kde bol spočítaný? Aké množstvo bolo očakávané v porovnaní s nájdeným? Aká akcia je potrebná pri akomkoľvek rozdieli?
Pre väčšinu inventarizácií začnite s jedným riadkom na kombináciu SKU a lokality. Ak je rovnaké SKU uložené na predajnej ploche aj v zadnom sklade, použite samostatné riadky, pokiaľ váš proces zámerne nespája tieto lokality. To uľahčuje sledovanie nezrovnalostí.
| Stĺpec | Účel | Odporúčaný záznam |
|---|---|---|
| SKU | Jedinečný identifikátor položky | Text, vrátane počiatočných núl, ak vaše SKU ich používajú |
| Názov položky | Človekom čitateľný popis produktu | Krátky, ale špecifický popis |
| Kategória | Zoskupuje podobné produkty | Oblečenie, Obuv, Potraviny, Doplnky atď. |
| Lokalita | Ukazujúce, kde sa položka počíta | Ulica, polica, zóna skladu, výklad alebo box |
| Jednotka | Objasňuje jednotku počítania | Kus, balenie, kartón, pár, fľaša atď. |
| Očakávané množstvo | Množstvo zo systému zachytené na porovnanie | Číslo zo systému riadenia zásob alebo POS v dohodnutom časovom úseku |
| Spočítané množstvo | Fyzicky nájdené množstvo | Celé číslo pre počítanie kus po kuse |
| Rozdiel | Ukazujúci nedostatok alebo prebytok | Vypočítané pole |
| Jednotková cena | Voliteľný finančný kontext | Používajte iba ak je personál oprávnený ju vidieť |
| Hodnota rozdielu | Voliteľná hodnota nezrovnalosti | Vypočítané pole |
| Poznámky | Dokumentujú výnimky | Príklady: poškodené, nesprávne umiestnené, potrebné prepočítanie |
Udržujte zošit dostatočne malý na to, aby ho personál pochopil bez školenia na desiatkach kariet. Praktické rozloženie je:
Ak je inventarizácia veľká, rozdeľte prácu podľa fyzických zón namiesto vytvárania mnohých nesúvisiacich verzií tabuliek. Jeden kontrolovaný zošit je zvyčajne ľahšie zosúladiť ako niekoľko kópií s rôznymi vzorcami alebo poradím stĺpcov.
Zadajte hlavičky a ukážkové riadky, vyberte rozsah a použite Domov > Formátovať ako tabuľku alebo Vložiť > Tabuľka. Microsoft dokumentuje, že Tabuľky Excelu zoskupujú a analyzujú údaje, prenášajú hlavičky s údajmi a podporujú vstavané filtrovanie. Pre inventarizačný hárok to uľahčuje filtrovanie podľa kategórie, lokality alebo položiek s nezrovnalosťami. Pozrite si návod Microsoftu Vytváranie a formátovanie tabuliek.
Pomenujte tabuľku niečím jasným, napríklad InventoryCount. Vyhnite sa vtipným názvom, ktoré rozumie iba tvorca zošita.
Ak sú vaše hlavičky tabuľky Očakávané množstvo a Spočítané množstvo, stĺpec Rozdiel môže použiť vzorec so štruktúrovaným odkazom, ako je:
=[@[Spočítané množstvo]]-[@[Očakávané množstvo]]
Pri tejto konvencii znamená záporný výsledok, že bolo nájdené menej jednotiek, ako sa očakávalo, nula znamená, že počítanie zodpovedalo, a kladný výsledok znamená, že bolo nájdené viac jednotiek.
Ak zahrniete Jednotkovú cenu, voliteľný vzorec pre Hodnotu rozdielu je:
=[@Rozdiel]*[@[Jednotková cena]]
Udržujte tieto vzorce viditeľné pre osobu spravujúcu zošit. Ak sa výsledok zdá byť nesprávny, kontrolór by mal byť schopný skontrolovať vzorec namiesto toho, aby sa na tabuľku pozeral ako na čiernu skrinku.
Pre fyzické počty položiek, ktoré musia byť celými číslami, použite overovanie údajov v Exceli na stĺpci Spočítané množstvo. Aktuálne inštrukcie Microsoftu umožňujú obmedziť bunky na celé čísla, desatinné čísla, zoznamy, dátumy, časy, dĺžku textu alebo vlastné pravidlá. Prejdite na Dáta > Overovanie údajov a vyberte pravidlo vhodné pre vaše počítanie. Pozrite si Použitie overovania údajov na bunky.
Nepoužívajte pravidlo celých čísel, ak váš podnik legitímne počíta zlomkové množstvá, ako sú tovary predávané podľa hmotnosti alebo dĺžky. Pravidlo overovania by malo odrážať jednotku, ktorú skutočne kontrolujete.
Podmienené formátovanie je najužitočnejšie, keď upriamuje pozornosť na problém. Napríklad aplikujte pravidlo na stĺpec Rozdiel tak, aby nenulové hodnoty boli vizuálne odlišné. Microsoft uvádza, že podmienené formátovanie môže vyhodnocovať hodnoty buniek alebo vzorce a môže byť aplikované na rozsahy a Tabuľky Excelu. Pozrite si Použitie podmieneného formátovania na zvýraznenie informácií v Exceli.
Vyhnite sa dúhe stavových farieb. Ak je každá podmienka zvýraznená, personál stratí vizuálnu stopu, ktorá je dôležitá: ktoré riadky vyžadujú vyšetrovanie alebo prepočítanie.
Ak zoznam beží na stovky riadkov, zamrznite oblasť hlavičky. V Exceli Zobraziť > Zamrznúť okná udržiava vybrané riadky alebo stĺpce viditeľné počas posúvania. Microsoft vysvetľuje, že Zamrznúť okná uzamyká riadky nad a stĺpce vľavo od vybranej bunky. Pozrite si Zamrznutie okien na uzamknutie riadkov a stĺpcov.
Pre jednoduchý inventarizačný hárok je zvyčajne dostatočné zamrznutie riadku hlavičky. Zamrznite ďalšie stĺpce iba vtedy, ak SKU alebo Lokalita musia zostať viditeľné počas kontroly polí ďalej vpravo.
Neprepisujte jednoducho prvý počet, ak váš podnik potrebuje auditnú stopu. Pridajte voliteľné stĺpce, ako sú Počítanie 1, Počítanie 2 a Finálne počítanie, alebo zachovajte prvý počet v samostatnej uzamknutej kópii pred zadaním overeného výsledku.
Užitočné pravidlo je prepočítavať na základe rizika, nielen na základe toho, či je rozdiel veľký v jednotkách. Desiatich chýbajúcich lacných doplnkov a jedna chýbajúca drahá položka si môže vyžadovať veľmi odlišnú pozornosť. Ak sledujete Jednotkovú cenu, Hodnota rozdielu môže pomôcť priorizovať kontrolu, ale nemala by nahradiť operačný úsudok.
Niektoré predajne preferujú papier v uličkách a Excel na zosúladenie. Ak je to váš proces, navrhnite hárok na tlač pred dňom inventarizácie. Použite orientáciu na šírku, keď máte veľa stĺpcov, odstráňte polia, ktoré počítajúci nepotrebujú, a náhľadovo skontrolujte výstup, aby boli množstvá a štítky SKU čitateľné.
Excel môže tlačiť vybranú oblasť hárka a desktopový Excel môže opakovať špecifikované riadky na vrchu každej tlačenej strany. Microsoft dokumentuje Rozloženie stránky > Tlačové nadpisy na opakujúce sa riadky hlavičky. Pozrite si Opakovanie špecifických riadkov alebo stĺpcov na každej tlačenej strane a Tlač hárka alebo zošita.
Ak budú počítajúci zapisovať množstvá ručne, nechajte dostatočnú výšku riadku a jasne ohraničený stĺpec Spočítané množstvo. Vytlačený dokument, ktorý vyzerá elegantne na obrazovke, ale personálu nedáva priestor na písanie, nie je dobrý inventarizačný hárok.
Ak produkt existuje na police, koncovke, vozíku na vrátené tovary a v regáli skladu, jeden kombinovaný riadok môže skryť, kde došlo k rozdielu. Používajte samostatné riadky lokalít, keď je dôležitá kontrola na úrovni lokality.
Ak sa Očakávané množstvo neustále mení, zatiaľ čo ľudia počítajú, stĺpec Rozdiel prestáva reprezentovať jeden jasný časový bod. Definujte časový úsek alebo postup pohybu pred začatím inventarizácie.
Rozdiel a Hodnota rozdielu by mali byť zvyčajne vypočítané, nie manuálne zadané. Zvážte ochranu stĺpcov so vzorcami po otestovaní zošita, pričom nechajte bunky na zadávanie počtov a poznámky editovateľné.
Popisy môžu byť duplikované alebo zmenené. Udržujte SKU alebo iný stabilný identifikátor položky ako kľúčové pole a používajte popis na pomoc ľuďom rozpoznať produkt.
Prázdne pole môže znamenať „nepočítané“, zatiaľ čo nula môže znamenať „spočítané a nič nenájdené“. To sú rôzne operačné stavy. Rozhodnite, ktorú konvenciu váš tím bude používať, a zdokumentujte ju na hárku s Pokynmi.
| Situácia | Vhodnosť inventarizačného hárka v Exceli |
|---|---|
| Malá predajňa s periodickými manuálnymi počtami | Dobrá voľba, ak je zošit kontrolovaný a revidovaný |
| Cyklické počty podľa uličky alebo zóny skladu | Dobrá voľba pre štruktúrované zoznamy počtov a kontrolu rozdielov |
| Viacero predajní upravujúcich rovnaké zásoby súčasne | Možné, ale kontrola procesu sa stáva dôležitejšou |
| Pohyb zásob v reálnom čase, príjem, prevody a integrácia predajov | Používajte systém riadenia zásob/POS ako systém záznamu |
| Pracovné postupy skladu riadené čiarovými kódmi alebo vysoký objem transakcií | Špecializovaný softvér na riadenie zásob alebo skladu je zvyčajne vhodnejší |
Excel tu funguje najlepšie ako kontrolovaný nástroj na počítanie a zosúladenie. Stáva sa zlým náhradníkom, keď potrebujete kontrolu transakcií v reálnom čase, automatické dopĺňanie, sériovo evidované zásoby, komplexné oprávnenia alebo viacero lokalít zaznamenávajúcich pohyby zásob v rovnakom čase.
Pred uložením zošita ako vášho štandardného maloobchodného inventarizačného hárku ho otestujte na malej vzorke z reálneho sveta. Použite desať až dvadsať SKU z rôznych kategórií a lokalít. Zadajte zodpovedajúci počet, nedostatok, prebytok, nulový počet a prepočítanie. Potom overte, či:
Ak tieto kontroly prejdú, šablóna plní svoju hlavnú úlohu: robí fyzické počítanie konzistentným a uľahčuje vyšetrovanie výnimiek. Pridávajte funkcie iba vtedy, keď riešia konkrétny opakujúci sa problém. Maloobchodný inventarizačný hárok, ktorý je jednoduchý, kontrolovaný a správne používaný, je zvyčajne hodnotnejší ako zložitý zošit, ktorý personál nemôže spoľahlivo dodržiavať.
Pomocou tejto jednoduchej šablóny matice delegovania úloh vo Worde môžete priradiť vlastníkov, limity rozhodovania, termíny a kontrolné body bez toho, aby ste príliš komplikovali malý tím.
Použite tento jednoduchý tlačiteľný hárok dochádzky do škôlky pre domácu starostlivosť o deti s menami detí, časmi príchodu/odchodu, podpismi a tipmi na dodržiavanie predpisov.
Použite túto šablónu marketingovej stratégie na vytlačenie na definovanie vášho miestneho publika, ponuky, kanálov, rozpočtu, týždenných akcií a merateľných cieľov.
Zastavte Excel v konverzii hodnôt ako 1/2, 11-53 alebo JAN1 na dátumy. Naučte sa spoľahlivé riešenia pre písanie, vkladanie, import CSV a už konvertované bunky.
Vytvorte si bezplatne elegantný PowerPointový zápis nehnuteľnosti s praktickým plánom slajdov, fotografiami, brandingom, tipmi na prístupnosť, dodržiavanie predpisov a export.
Opravte Outlook, keď môžete prijímať e-maily, ale nemôžete ich odosielať. Skontrolujte Poštovú schránku na odoslanie, offline režim, prihlásenie, nastavenia SMTP, profily a zmeny v Microsoft 365.
Vytvorte jednoduchý dvojtyždenný sledovač miezd v Exceli pre malý tím, vrátane hodín, výplat, odpočtov, príznakov na kontrolu, súhrnov a usmernení na vedenie záznamov.
Vytvorte alebo prispôsobte si tlačiteľnú šablónu kontrolného zoznamu a rozpočtu pre plánovanie udalostí v programe Microsoft Word s praktickými časťami, kompromismi a tipmi pre porovnanie Wordu a Excelu.
Vytvorte jednoduchú prezentáciu pre zaškolenie nových zamestnancov pomocou praktickej štruktúry 12 snímok pokrývajúcej očakávania o pozícii, nástroje, bezpečnosť, politiky, bezpečnosť práce a akcie na prvý týždeň.
Čistý export kontaktov zo Salesforce do Excelu: vytvorte správny report, exportujte iba detaily ako CSV, importujte pomocou Power Query, zachovajte ID a úvodné nuly, bezpečne odstráňte duplikáty a overte výsledok.
