Excel je navrhnutý tak, aby rozpoznával položky podobné dátumu, čo je užitočné, kým sa kód produktu, zlomok, číslo dielu alebo identifikátor potichu neinterpretuje ako dátum. Cieľ kvality je jednoduchý: zadaná hodnota by mala zostať presne taká, akú ste zamýšľali, a mala by tam zostať aj po uložení, opätovnom otvorení, zoradení, filtrovaní alebo importovaní zošita.
Pre väčšinu manuálne zadaných údajov je najspoľahlivejším riešením formátovať cieľové bunky ako text pred zadaním alebo vložením hodnôt . Spoločnosť Microsoft tento prístup výslovne odporúča pre položky, ktoré obsahujú lomítka alebo spojovníky. Pre občasné jednorazové hodnoty je rýchlejší úvodný apostrof. Pre súbory CSV alebo iné importované údaje použite ovládacie prvky importu alebo Power Query, aby sa príslušný stĺpec považoval za text, a nie aby Excel musel hádať.
Zmenené zobrazenie neznamená vždy to isté. Ak zadáte 12/2 a bunka sa zmení na 2-Dec alebo iný formát dátumu, Excel interpretoval položku ako dátum. Presné zobrazenie závisí od vašich miestnych nastavení. Spoločnosť Microsoft toto správanie dokumentuje a poznamenáva, že položky s lomítkom a spojovníkom je možné automaticky formátovať ako dátumy. Pozrite si pokyny spoločnosti Microsoft na zastavenie automatických zmien čísla od dátumu .
Užitočným overením je kliknúť na bunku a skontrolovať panel vzorcov alebo dočasne zmeniť bunku na Všeobecné. Excel ukladá skutočné dátumy ako poradové čísla, takže po konverzii položky na dátum sa pri neskoršom prepnutí bunky na Text neobnovia pôvodné zadané znaky. Spoločnosť Microsoft vo svojej dokumentácii o výpočte a formátovaní dátumu vysvetľuje, že Excel ukladá dátumy ako sekvenčné poradové čísla .
| Test | Dobrý výsledok | Zmeňte metódy, ak... |
|---|---|---|
| Zadajte kód podobný dátumu | Bunka uchováva presné znaky, napríklad 11-53 alebo 1/47 | Excel namiesto toho zobrazuje dátum v kalendári |
| Skopírujte a vložte niekoľko hodnôt | Všetky identifikátory si zachovávajú pôvodný text | Iba niektoré riadky prežijú nezmenené |
| Uložiť a znova otvoriť | Hodnoty zostávajú nezmenené | Súbor CSV alebo krok importu ich opäť prevedie |
| Použitie vyhľadávacích vzorcov | Textové identifikátory zodpovedajú iným textovým identifikátorom | Jedna strana sú číselné/dátumové údaje a druhá strana je text |
Toto je najlepšia predvolená hodnota, keď celý stĺpec obsahuje identifikátory, a nie množstvá, ktoré plánujete vypočítať. Medzi príklady patria čísla dielov, identifikátory prípadov, kódy modelov, zlomky, ktoré musia zostať doslovné, a kódy ako napríklad 11 – 53.
V Exceli pre Windows vyberte bunky, stlačte Ctrl+1 , v dialógovom okne Formát buniek vyberte položku Text a vyberte tlačidlo OK. V systéme Mac spoločnosť Microsoft uvádza, že nastavenie formátu čísla sa nastavuje pomocou kombinácie klávesov Control+1 alebo Command+1. V Exceli pre web vyberte rozsah a použite položky Domov > Formát čísla > Text .
Potom znova zadajte hodnoty. Dobrým výsledkom nie je len to, že bunky vyzerajú správne: kliknite na niekoľko reprezentatívnych buniek a skontrolujte, či panel vzorcov stále obsahuje presne zamýšľaný text. Ak pripravujete opakovane použiteľný pracovný hárok, pred distribúciou súboru naformátujte celý vstupný stĺpec ako Text.
Táto metóda má jednu nevýhodu. Textové hodnoty nie sú číselné hodnoty, takže aritmetické funkcie ich nemusia považovať za čísla. To je zvyčajne žiaduce pre ID a kódy, ale nie pre merania alebo skutočné dátumy. Ak stĺpec obsahuje identifikátory a čísla, ktoré sa musia zúčastňovať výpočtov, zvážte ich rozdelenie do rôznych stĺpcov namiesto vynucovania jedného formátu na dva účely.
Ak potrebujete zadať iba niekoľko hodnôt podobných dátumu, zadajte pred hodnotu apostrof, napríklad '11-53 alebo '1/47 . Excel uloží položku ako text a apostrof v bunke nezobrazí. Spoločnosť Microsoft odporúča použitie apostrofu pre príležitostné položky a poznamenáva, že vyhľadávacie funkcie, ako napríklad MATCH alebo VLOOKUP, nepovažujú apostrof za súčasť viditeľnej hodnoty.
Toto je dobrá metóda, keď je rýchlosť dôležitejšia ako konzistencia v rámci stĺpcov. Stáva sa to nepraktickým, keď ide o stovky riadkov, keď údaje prichádzajú z iného systému alebo keď iní používatelia zabudnú prefix. V takýchto prípadoch predformátujte cieľový rozsah alebo namiesto toho riaďte proces importu.
Ak je vaším cieľom zadať matematický zlomok a nie zachovať textový identifikátor, spoločnosť Microsoft odporúča zadať pred zlomok nulu a medzeru, napríklad 0 1/2 alebo 0 3/4 . Excel potom výsledok považuje za zlomok, a nie za dátum. Počiatočná nula v zobrazenej bunke nezostane.
Túto metódu použite iba vtedy, ak skutočne chcete číselný zlomok, ktorý sa dá vypočítať. Ak je 1/2 kód produktu alebo označenie a musí zostať presne ako text, použite namiesto toho formátovanie textu alebo apostrof.
Súbory CSV sú častým zdrojom problémov, pretože neukladajú formáty buniek programu Excel. Keď Excel otvorí alebo importuje súbor, môže z textu odvodiť dátové typy. Pre opakovateľné importy použite voľby Dáta > Získať dáta > Zo súboru > Z textu/CSV , potom vyberte možnosť Transformovať dáta a nastavte dátový typ príslušného stĺpca na Text v Power Query. Spoločnosť Microsoft dokumentuje tento pracovný postup vo svojich pokynoch k importu textu a súborov CSV a vysvetľuje, ako definovať stĺpec ako Text v dokumentácii k dátovým typom Power Query .
Pre Excel pre Microsoft 365 a Excel 2024 poskytuje spoločnosť Microsoft aj ovládacie prvky automatickej konverzie údajov. V podporovaných verziách systému Windows sa tieto nachádzajú v časti Súbor > Možnosti > Údaje . Jedna možnosť môže zabrániť Excelu v konverzii súvislých písmen a čísel, ako napríklad JAN1 , na dátum. Ďalšia možnosť môže upozorniť, keď sa súbor CSV alebo podobný súbor chystá prejsť automatickou konverziou. Pozrite si Možnosti importu a analýzy údajov od spoločnosti Microsoft .
Existuje dôležité obmedzenie: toto nastavenie neznamená , že každý dátumový vzor je možné globálne zakázať. Spoločnosť Microsoft výslovne poznamenáva, že položky s medzerami alebo inými znakmi, ako napríklad JAN 1 alebo JAN-1, sa môžu stále považovať za dátumy. Samostatný článok podpory pre zadávanie čísel pomocou lomítka a spojovníka naďalej odporúča predformátovanie buniek ako textu. Inými slovami, nastavenia automatickej konverzie údajov sú užitočné, ale formátovanie textu zostáva bezpečnejšou voľbou, keď je potrebné presné zachovanie.
Ak sa konverzia práve uskutočnila, funkcia Späť je najčistejšou obnovou, pretože dokáže obnoviť stav predtým, ako Excel interpretoval položku. Potom naformátujte cieľové bunky ako text a znova zadajte alebo vložte pôvodné údaje.
Ak už bol zošit uložený a zdrojové hodnoty už nie sú k dispozícii, zmena formátu bunky na text spoľahlivo neobnoví pôvodný zadaný text. Keď Excel uloží rozpoznaný dátum ako sériové číslo, viacero pôvodných reťazcov sa môže potenciálne mapovať na rovnaký dátum v závislosti od lokálnych nastavení a formátovania. Vždy, keď je dôležitá presnosť, obnovte hodnoty z pôvodného súboru CSV, exportu, databázy, e-mailu alebo iného zdrojového systému.
V prípade veľkej množiny údajov manuálne nehádajte stovky pôvodných kódov zo zobrazených dátumov. Znovu importujte zdroj so správnym typom textu a potom porovnajte počet riadkov a vzorku známych identifikátorov. Toto je rýchlejšie na audit a menej pravdepodobné, že sa zavedú nové chyby.
Ak je cieľom presné zachovanie, najlepší výsledok dosiahnete, ak určíte typ údajov skôr, ako Excel uvidí hodnoty. Identifikátory predformátujte ako text, pre občasné položky použite apostrof a importované stĺpce definujte ako text v Power Query. Novšie nastavenia automatickej konverzie údajov môžu znížiť niektoré nechcené konverzie, ale nie sú univerzálnym vypínačom pre každý dátumový vzor.
Záverečný test je praktický: vaša hodnota by mala zostať nezmenená po zadaní, importe, uložení, opätovnom otvorení a akomkoľvek následnom vyhľadávaní, ktoré od nej závisí. Ak sa tak nestane, zmeňte metódu príjmu, namiesto opakovanej opravy zobrazenia po tom, čo už došlo k konverzii.
Zastavte Excel v konverzii hodnôt ako 1/2, 11-53 alebo JAN1 na dátumy. Naučte sa spoľahlivé riešenia pre písanie, vkladanie, import CSV a už konvertované bunky.
Vytvorte si bezplatne elegantný PowerPointový zápis nehnuteľnosti s praktickým plánom slajdov, fotografiami, brandingom, tipmi na prístupnosť, dodržiavanie predpisov a export.
Opravte Outlook, keď môžete prijímať e-maily, ale nemôžete ich odosielať. Skontrolujte Poštovú schránku na odoslanie, offline režim, prihlásenie, nastavenia SMTP, profily a zmeny v Microsoft 365.
Vytvorte jednoduchý dvojtyždenný sledovač miezd v Exceli pre malý tím, vrátane hodín, výplat, odpočtov, príznakov na kontrolu, súhrnov a usmernení na vedenie záznamov.
Vytvorte alebo prispôsobte si tlačiteľnú šablónu kontrolného zoznamu a rozpočtu pre plánovanie udalostí v programe Microsoft Word s praktickými časťami, kompromismi a tipmi pre porovnanie Wordu a Excelu.
Vytvorte jednoduchú prezentáciu pre zaškolenie nových zamestnancov pomocou praktickej štruktúry 12 snímok pokrývajúcej očakávania o pozícii, nástroje, bezpečnosť, politiky, bezpečnosť práce a akcie na prvý týždeň.
Čistý export kontaktov zo Salesforce do Excelu: vytvorte správny report, exportujte iba detaily ako CSV, importujte pomocou Power Query, zachovajte ID a úvodné nuly, bezpečne odstráňte duplikáty a overte výsledok.
Použite tento tlačiteľný týždenný upratovací harmonogram pre hostiteľov Airbnb na organizáciu upratovania medzi pobytmi, hĺbkového čistenia, doplnenia zásob, kontrol bezpečnosti a tlače z Wordu do PDF.
Organizujte mesačné účty v Exceli pomocou bezplatnej šablóny kalendára účtov, sledovania splatností, vzorcov pre stav, polí pre automatické platby a praktických tipov na riadenie peňažných tokov.
Opravte vzorce v Exceli, ktoré sa nepočítajú automaticky, v troch krokoch: povoľte automatický výpočet, prepočítajte a opravte bunky so vzorcami.
