Word 2011 pre Mac: Vyplnenie údajov pre hromadnú korešpondenciu

V Office 2011 pre Mac funguje hromadná korešpondencia prenesením údajov uložených v tabuľke údajov do programu Word 2011. Prvý riadok dobrej tabuľky údajov (a iba prvý riadok) má hlavičky, ktoré sa tiež nazývajú polia alebo názvy stĺpcov. Všetky nasledujúce riadky obsahujú údaje. V tabuľke údajov nie sú žiadne zlúčené bunky a neexistujú žiadne úplne prázdne riadky alebo stĺpce, hoci prázdne bunky sú povolené.

Word môže použiť mnoho rôznych zdrojov údajov na vykonanie hromadnej korešpondencie:

• Tabuľka vo Worde.

• Pracovný hárok programu Excel alebo rozsah údajov.

• Súbor databázy FileMaker Pro.

• Pokročilí používatelia môžu použiť ODBC a VBA na pripojenie prakticky k akémukoľvek zdroju údajov vrátane Microsoft Access, SQL Server, Oracle a MySQL.

  

Ak nemáte tabuľku údajov, možnosť Nový zdroj údajov vám umožní vytvoriť tabuľku s údajmi od začiatku v novom dokumente programu Word pomocou série dialógových okien. Táto možnosť je vhodná pre malé databázy do niekoľkých tisíc záznamov.

Výber polí pre zdroj údajov hromadnej korešpondencie

Keď vyberiete Nový zdroj údajov, zobrazí sa dialógové okno Vytvoriť zdroj údajov. Najprv definujte polia pre vaše nové údaje. V predvolenom nastavení sa vám zobrazia niektoré bežne používané polia. Do poľa Zoznam zástupných symbolov môžete zadať nové názvy hlavičiek a pridať ich do zoznamu kliknutím na tlačidlo Pridať zástupný symbol.

Keď skončíte s výberom názvov polí, kliknite na tlačidlo OK a zobrazí sa výzva na uloženie nového dokumentu programu Word. Pomenujte svoj nový zdroj údajov a potom súbor uložte.

Vyplnenie údajov pre hromadnú korešpondenciu v programe Word 2011 pre Mac

Hneď po uložení súboru sa vám zobrazí ľahko použiteľný formulár na zadanie databázy s názvom Dátový formulár.

Na ľavej strane údajového formulára sa zobrazujú názvy polí. Ak sa všetky polia nezmestia do dialógového okna, potiahnite posúvač. Do stredového stĺpca napíšete údajové položky pre aktuálny záznam. Číslo aktuálneho záznamu sa zobrazuje v navigácii Záznam v spodnej časti údajového formulára.

V dialógovom okne Formulár údajov stlačte kláves Tab alebo kláves so šípkou nadol, aby ste prešli na ďalšie pole v zázname. Stlačením Shift-Tab alebo klávesu so šípkou nahor vyberte predchádzajúce pole.

Pri práci s tabuľkou údajov vo Worde môžete upravovať priamo v tabuľke. Zapnite databázový panel nástrojov výberom Zobraziť→Panely nástrojov→ Databáza z panela s ponukami.

Nedovoľte, aby sa násilníci pokúšali povedať, že by ste tieto veci nemali robiť vo Worde. Ak máte radi Word a sú vám tieto nástroje príjemné, je úplne v poriadku použiť Word ako základnú databázu. Na spravovanie štýlu, možností a orámovania tabuľky môžete použiť kartu Tabuľky na páse s nástrojmi s panelom s nástrojmi Databáza.