Šablóny sú dokumenty, zošity alebo prezentácie, ktoré sa v Office 2011 pre Mac používajú ako východiskové body na vytváranie nových súborov. Keď uložíte súbor ako šablónu, sprístupní sa v galérii šablón aplikácií Word, Excel alebo PowerPoint. Klasickým príkladom šablóny je obchodný hlavičkový papier, ktorý obsahuje formátovanie aj obsah pripravený na vyplnenie. Každá aplikácia má vstavané šablóny, ktoré sa zobrazia, keď v časti Šablóna vyberiete Súbor → Nový. Je tiež ľahké vytvoriť si vlastné šablóny.
Ak chcete vytvoriť šablónu, začnete s niečím prispôsobeným, pripraveným na použitie ako základ nových súborov. Všetko, čo musíte urobiť, je použiť možnosť Uložiť ako a zmeniť kontextovú ponuku Formát na šablónu [Názov aplikácie] . Skratka sa zmení na Moje šablóny, kde by ste si mali šablónu uložiť. Stačí ho pomenovať, kliknúť na Uložiť a máte hotovo! Vaša uložená šablóna sa zobrazí v galérii šablón aplikácií Word, Excel alebo PowerPoint podľa potreby.
Výberom položky Súbor → Nový zo šablóny sa otvorí galéria šablón aktuálnej aplikácie. Vaše uložené šablóny sa zobrazia v galérii v časti Moje šablóny. Keď otvoríte šablónu z galérie, otvorí sa nový dokument identický s uloženou šablónou a bude mať všeobecný názov, napríklad Dokument 1, Zošit 3 alebo Prezentácia 2.
Ak chcete upraviť šablónu, vyberte Súbor → Otvoriť. Zmeňte formát na šablónu a potom prejdite do priečinka Moje šablóny, vyberte požadovanú šablónu a kliknite na tlačidlo Otvoriť. Keď otvoríte šablónu týmto spôsobom, otvorí sa samotná šablóna, nie nový súbor založený na šablóne. Zvoľte Súbor → Uložiť, ak chcete šablónu prepísať, alebo Súbor → Uložiť ako, ak chcete vytvoriť novú šablónu.