Keď dostanete pozvánku do Outlooku v Office 2011 pre Mac, otvoríte ju rovnakým spôsobom, ako otvárate akúkoľvek inú e-mailovú správu. Dvojitým kliknutím na pozvánku ju otvoríte v samostatnom okne. Dobré mravy naznačujú, že na pozvania musíte reagovať rýchlo.
Môžete odpovedať kliknutím na tlačidlo a prijať, predbežne prijať alebo odmietnuť pozvánky. Keď prijmete alebo predbežne prijmete pozvánku, pridá sa do vášho kalendára. Odmietnutie nepridá udalosť do vášho kalendára.
Máte tieto možnosti odpovede na pozvánku na prijatie, predbežné prijatie alebo odmietnutie:
-
Odpovedať komentármi: Otvorí sa nové okno, do ktorého môžete pridať správu spolu s upozornením na rozhodnutie.
-
Odpovedať bez komentárov: Bez ďalších okolkov bude pozývajúca strana vedieť o vašom výbere.
-
Neposielať odpoveď: Ak prijmete alebo predbežne prijmete, táto možnosť pridá udalosť do vášho kalendára, ale pozývajúcej strane nedá vedieť, že ste prijali jej pozvanie.
Outlook dokáže spracovať požiadavky kalendára z ľubovoľnej kalendárovej aplikácie založenej na štandardoch vrátane Microsoft Entourage, Microsoft Exchange, open source Sunbird, Oracle a Google Calendar.
Keď organizátor udalosti dostane oznámenie o prijatí alebo odmietnutí, Outlook umiestni do Asistenta plánovania oznámenie o odpovedi pozvaného. Asistent plánovania zobrazí zoznam účastníkov a ich odpovede.
Asistent plánovania má nejaké ďalšie ovládacie prvky, takže ak ste organizátorom udalosti, môžete tento ovládací prvok použiť v prípade, že si to niekto rozmyslí a povie vám to bez použitia správy Kalendár Prijať alebo Odmietnuť. Ľudia často prijímajú pozvanie cez telefón alebo dokonca na chodbe kancelárie! Toto prijatie musíte zadať do programu Outlook. Stačí kliknúť na indikátor odpovede od účastníka (aj keď ešte neodpovedal) a manuálne zmeniť odpoveď. Indikátory odozvy sú v skutočnosti tlačidlá, aj keď nemusia vyzerať ako tlačidlá.