Ako vytvoriť a vytlačiť list hromadnej korešpondencie v programe Word 2010

V programe Word 2010 hromadná korešpondencia zahŕňa otvorenie jedného dokumentu programu Word, zamiešanie zoznamu mien a iných informácií a následné spojenie (zlúčenie) všetkého. Najbežnejšou vecou pri hromadnej korešpondencii je štandardný nepríjemný formulárový list, ktorý si potom môžete vytlačiť a odoslať.

2 Na karte Korešpondencia v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu vyberte položku Spustiť hromadnú korešpondenciu → Listy.

Napíšte písmeno. Píšete iba bežné časti listu, text, ktorý sa nemení pri každej vytlačenej kópii.

3 Potrebné polia zadajte VEĽKÝMI PÍSMENAMI.

Tieto informácie nemusíte písať VEĽKÝMI PÍSMENAMI, ale umožňuje vám to jednoducho nájsť text, ktorý chcete v dokumente nahradiť alebo prispôsobiť. Používajte krátke, popisné výrazy.

4 Uložte hlavný dokument.

Uložiť môžete pomocou klávesovej skratky Ctrl+S.

5 Na karte Korešpondencia v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu vyberte položku Vybrať príjemcov→Zadať nový zoznam.

Ak táto možnosť nie je dostupná, nevytvorili ste správne hlavný dokument. V opačnom prípade sa zobrazí dialógové okno Nový zoznam adries.

Word predpokladá, že na hromadnú korešpondenciu potrebujete asi tucet polí, čo je hlúposť, ale číslo, s ktorým sa musíte vysporiadať. Nasledujúce kroky teda odstránia polia, ktoré z dokumentu nepotrebujete, a nahradia ich poliami, ktoré dokument vyžaduje.

6 Kliknite na tlačidlo Prispôsobiť stĺpce.

Zobrazí sa dialógové okno Prispôsobiť zoznam adries so zobrazením polí, o ktorých Word predpokladá, že ich potrebujete. Takáto hlúposť sa nedá tolerovať.

7 Vyberte pole, ktoré nepotrebujete, a kliknite na tlačidlo Odstrániť.

Zobrazí sa dialógové okno s potvrdením.

8 V potvrdzovacom dialógovom okne kliknite na Áno.

Dialógové okno sa zatvorí a nepotrebné pole zmizne.

9 Opakujte kroky 8 a 9 pre každé pole, ktoré nepotrebujete.

Po odstránení nadbytočných polí je ďalším krokom pridanie polí, ktoré potrebujete – ak nejaké existujú.

10 Ak chcete do dokumentu pridať pole, ktoré je potrebné, kliknite na tlačidlo Pridať.

Objaví sa malé dialógové okno Pridať pole.

11 Napíšte názov poľa a kliknite na tlačidlo OK.

Pomenujte pole tak, aby odrážalo druh informácií v ňom; napríklad Miesto uhryznutia žraloka.

12 Opakujte kroky 11 a 12 pre každé nové pole, ktoré potrebujete v hlavnom dokumente.

Keď skončíte, skontrolujte zoznam. Mal by sa zhodovať so zoznamom polí ALL CAPS vo vašom dokumente (ak ste sa ich rozhodli vytvoriť). Ak sa tak nestane, neznepokojujte sa – polia môžete pridať neskôr, hoci to zaberie viac času.

13 Kliknite na tlačidlo OK.

Teraz vidíte, že prispôsobené polia sa zobrazujú ako hlavičky stĺpcov v dialógovom okne Nový zoznam adries.

Teraz ste pripravení vyplniť zoznam príjemcov.

14 Zadajte údaje záznamu.

Zadajte informácie, ktoré sú vhodné pre každé pole: napríklad meno, názov, obľúbené miesto na sushi alebo planétu pôvodu.

15 Stlačením klávesu Tab vstúpte do ďalšieho poľa.

Po vyplnení posledného poľa budete pravdepodobne chcieť pridať ďalší záznam.

16 Ak chcete pridať nový záznam, po zadaní posledného poľa stlačte kláves Tab.

Keď stlačíte kláves Tab na poslednom poli v zázname, automaticky sa vytvorí nový záznam a pridá sa na ďalší riadok.

18 Keď skončíte, skontrolujte svoju prácu.

Ľubovoľné pole v ľubovoľnom zázname môžete upraviť tak, že ho vyberiete myšou.

19 Kliknite na tlačidlo OK.

Zobrazí sa špeciálne dialógové okno Uložiť ako, ktoré vám umožní uložiť zoznam príjemcov.

20 Zadajte názov zoznamu adries.

Najlepšie sú popisné názvy. Koniec koncov, môžete znova použiť rovnaký zoznam príjemcov.

21 Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Vrátite sa k svojmu dokumentu. Ďalším krokom vo vašej agónii hromadnej korešpondencie je zamiešať polia zo zoznamu príjemcov do hlavného dokumentu.

22 Vyberte zástupný symbol poľa v hlavnom dokumente.

Ak ste na vloženie polí do dokumentu použili zástupné symboly ALL CAPS, mali by ste byť schopní ich ľahko nájsť.

23 Kliknite na príkazové tlačidlo Vložiť zlučovacie pole.

Zobrazí sa ponuka Vložiť zlučovacie pole so zobrazením polí podľa zoznamu príjemcov priradených k hlavnému dokumentu.

24 Vyberte správne pole, ktoré chcete vložiť do textu.

Ak napríklad nahrádzate text FIRST vo svojom dokumente prvým poľom, vyberte prvé pole z ponuky Vložiť zlučovacie pole. Pole sa vloží do dokumentu a nahradí text VEĽKÝMI PÍSMENAMI.

25 Pokračujte v pridávaní polí, kým nebude dokument dokončený.

Podľa potreby zopakujte kroky 23 až 25, aby ste do dokumentu vložili všetky polia.

26 Uložte hlavný dokument.

Najbežnejším miestom určenia zlúčených dokumentov je tlačiareň. Proces tlače je pomerne jednoduchý.

27 Vyberte Dokončiť a zlúčiť → Tlačiť dokumenty.

Zobrazí sa dialógové okno Zlúčiť do tlačiarne, v ktorom môžete vybrať záznamy na tlač.

28 Zvoľte All, ak chcete vytlačiť celý dokument.

Prípadne môžete určiť, ktoré záznamy sa majú vytlačiť.

29 Kliknite na tlačidlo OK.

Zobrazí sa tradičné dialógové okno Tlač.

30 Kliknite na tlačidlo OK.

Vaše dokumenty sa vytlačia.

31 Uložte a zatvorte dokument.

Fíha! Vaša cesta hromadnej korešpondencie je dokončená.