Ako vytvoriť a odoslať e-mail hromadnej korešpondencie v programe Word 2010

V programe Word 2010 hromadná korešpondencia zahŕňa otvorenie jedného dokumentu programu Word, zamiešanie zoznamu mien a iných informácií a následné spojenie (zlúčenie) všetkého. Word vám umožňuje chrliť vlastné e-mailové správy pomocou možnosti E-mail pre hromadnú korešpondenciu. (Táto možnosť funguje iba vtedy, keď ste na svojom počítači nakonfigurovali program Microsoft Outlook.)

1Začnite nový, prázdny dokument.

Môžete použiť klávesovú skratku Ctrl+N.

2Na karte Korešpondencia vyberte položku Spustiť hromadnú korešpondenciu→E-mailové správy.

Word sa zmení na zobrazenie Web Layout, ktoré sa používa na vytváranie internetových dokumentov vo Worde.

3 Vytvorte svoju e-mailovú správu zadaním polí v správe pomocou VEĽKÝCH PÍSMEN.

Použitím VEĽKÝMI PÍSMENAMI môžete ľahko nájsť časti správy, ktoré sa majú prispôsobiť, ako napríklad meno a umiestnenie.

4 Uložte dokument.

Uložiť môžete pomocou klávesovej skratky Ctrl+S.

5Na karte Korešpondencia v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu vyberte položku Vybrať príjemcov→Zadať nový zoznam.

Ak táto možnosť nie je dostupná, nevytvorili ste správne hlavný dokument. V opačnom prípade sa zobrazí dialógové okno Nový zoznam adries.

Word predpokladá, že na hromadnú korešpondenciu potrebujete asi tucet polí, čo je hlúposť, ale číslo, s ktorým sa musíte vysporiadať. Nasledujúce kroky teda odstránia polia, ktoré z dokumentu nepotrebujete, a nahradia ich poliami, ktoré dokument vyžaduje.

6 Kliknite na tlačidlo Prispôsobiť stĺpce.

Zobrazí sa dialógové okno Prispôsobiť zoznam adries so zobrazením polí, o ktorých Word predpokladá, že ich potrebujete. Takúto hlúposť nemožno tolerovať.

7Vyberte pole, ktoré nepotrebujete, a kliknite na tlačidlo Odstrániť.

Zobrazí sa dialógové okno s potvrdením.

8V dialógovom okne s potvrdením kliknite na tlačidlo Áno.

Dialógové okno sa zatvorí a nepotrebné pole zmizne.

9Opakujte kroky 8 a 9 pre každé pole, ktoré nepotrebujete.

Po odstránení nadbytočných polí je ďalším krokom pridanie polí, ktoré potrebujete – ak nejaké existujú.

10Ak chcete do dokumentu pridať pole, ktoré potrebujete, kliknite na tlačidlo Pridať.

Objaví sa malé dialógové okno Pridať pole.

11 Napíšte názov poľa a kliknite na tlačidlo OK.

Pomenujte pole tak, aby odrážalo druh informácií v ňom; napríklad Miesto uhryznutia žraloka.

12Opakujte kroky 11 a 12 pre každé nové pole, ktoré potrebujete vo svojom hlavnom dokumente.

Keď skončíte, skontrolujte zoznam. Mal by sa zhodovať so zoznamom polí ALL CAPS vo vašom dokumente (ak ste sa ich rozhodli vytvoriť). Ak sa tak nestane, neznepokojujte sa – polia môžete pridať neskôr, hoci to zaberie viac času.

13 Kliknite na tlačidlo OK.

Teraz vidíte, že prispôsobené polia sa zobrazujú ako hlavičky stĺpcov v dialógovom okne Nový zoznam adries.

Teraz ste pripravení vyplniť zoznam príjemcov.

14 Zadajte údaje záznamu.

Zadajte informácie, ktoré sú vhodné pre každé pole: napríklad meno, názov, obľúbené miesto na sushi alebo planétu pôvodu.

15Stlačením klávesu Tab prejdite do ďalšieho poľa.

Po vyplnení posledného poľa budete pravdepodobne chcieť pridať ďalší záznam.

16Ak chcete pridať nový záznam, po zadaní posledného poľa stlačte kláves Tab.

Keď stlačíte kláves Tab na poslednom poli v zázname, automaticky sa vytvorí nový záznam a pridá sa na ďalší riadok.

17Opakujte kroky 15 až 17, kým nezadáte všetky požadované záznamy.

Pokračujte vo vyplňovaní údajov!

18 Keď skončíte, skontrolujte svoju prácu.

Ľubovoľné pole v ľubovoľnom zázname môžete upraviť tak, že ho vyberiete myšou.

19 Kliknite na tlačidlo OK.

Zobrazí sa špeciálne dialógové okno Uložiť ako, ktoré vám umožní uložiť zoznam príjemcov.

20 Napíšte názov zoznamu príjemcov.

Najlepšie sú popisné názvy. Koniec koncov, môžete znova použiť rovnaký zoznam príjemcov.

21 Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Vrátite sa k svojmu dokumentu. Ďalším krokom vo vašej agónii hromadnej korešpondencie je zamiešať polia zo zoznamu príjemcov do hlavného dokumentu.

22Vyberte zástupný symbol poľa v hlavnom dokumente.

Ak ste na vloženie polí do dokumentu použili zástupné symboly ALL CAPS, mali by ste byť schopní ich ľahko nájsť.

23 Kliknite na príkazové tlačidlo Vložiť zlučovacie pole.

Zobrazí sa ponuka Vložiť zlučovacie pole so zobrazením polí podľa zoznamu príjemcov priradených k hlavnému dokumentu.

24Vyberte správne pole, ktoré chcete vložiť do textu.

Ak napríklad nahrádzate text FIRST vo svojom dokumente prvým poľom, vyberte prvé pole z ponuky Vložiť zlučovacie pole. Pole sa vloží do dokumentu a nahradí text VEĽKÝMI PÍSMENAMI.

25 Pokračujte v pridávaní polí, kým nebude dokument dokončený.

Podľa potreby zopakujte kroky 23 až 25, aby ste do dokumentu vložili všetky polia.

26 Uložte hlavný dokument.

Teraz ste pripravení odoslať viacero e-mailových správ.

27 Vyberte Dokončiť a zlúčiť → Odoslať e-mailové správy.

Zobrazí sa dialógové okno Zlúčiť do e-mailu.

28Z rozbaľovacieho zoznamu Komu vyberte pole s e-mailovou adresou.

Zoznam príjemcov vášho dokumentu musí obsahovať e-mailovú adresu bez ohľadu na to, či sa táto adresa v dokumente nachádza alebo nie. Ak nie, upravte zoznam príjemcov tak, aby obsahoval adresu.

29 Napíšte predmet správy a kliknite na OK.

Zdá sa, že sa nič nestalo, ale správy boli umiestnené do priečinka Pošta na odoslanie programu Outlook.

30Otvorte Outlook.

Po otvorení Outlooku sa odošlú správy, ktoré ste zaradili do frontu (ak máte Outlook nakonfigurovaný na odosielanie čakajúcich správ pri jeho otvorení).