Spustenie prehľadu v ACT! 2005

Nasledujúce kroky platia pre všetky ACT! správy. Dialógové okno je rovnaké pre všetky zostavy. V závislosti od prehľadu, ktorý spúšťate, však môžu byť niektoré možnosti nedostupné, a preto sa môžu zobraziť sivo.

Ak chcete spustiť ACT! nahlásiť, postupujte podľa týchto krokov:

1. Vykonajte vyhľadanie alebo zobrazenie záznamu kontaktu alebo záznamov, ktoré chcete zahrnúť do správy.

Všetky cesty v ACT! viesť — alebo aspoň prejsť okolo — vyhľadávanie. Pred spustením prehľadu sa rozhodnite, ktoré údaje kontaktu alebo skupiny chcete zahrnúť do prehľadu. Môžete napríklad spustiť súhrnný prehľad histórie pre jeden kontakt alebo prehľad kontaktov pre všetky kontakty v štáte alebo regióne. Môžete zahrnúť údaje z aktuálneho záznamu kontaktu alebo skupiny, aktuálneho vyhľadávania kontaktu alebo skupiny alebo zo všetkých kontaktov alebo skupín.

2. Pred spustením prehľadu zoraďte kontakty, ak chcete, aby sa kontakty v prehľade zobrazovali v určitom poradí.

Chcete, aby sa kontakty zobrazovali abecedne podľa názvu spoločnosti alebo podľa priezviska? Ak máte veľa kontaktov s priezviskom Smith, chcete ich potom zoradiť podľa spoločnosti alebo štátu? Tieto rozhodnutia musíte urobiť pred spustením ACT! správa.

Zoraďte svoje kontakty jedným z dvoch spôsobov: Zoraďte až podľa troch kritérií výberom Upraviť –> Zoradiť, alebo zoraďte kontakt podľa kritéria kliknutím na príslušný nadpis kontaktu v zozname kontaktov.

3. Vyberte ponuku Správy a potom vyberte názov správy, ktorú chcete spustiť. (Ak chcete spustiť prehľad, ktorý sa nezobrazuje v ponuke, vyberte Prehľady –> Prehľady iných kontaktov a vyberte príslušný prehľad.)

Otvorí sa dialógové okno Definovať filtre. Záložka Všeobecné je rovnaká pre všetky ACT! zostavy, ktoré vytvoríte.

4. V rozbaľovacom zozname Odoslať výstup zostavy do vyberte výstup pre zostavu:

• Náhľad: Zvoľte možnosť Náhľad, ak vôbec váhate nad svojimi možnosťami vytvárania prehľadov. Na obrazovke sa zobrazí ukážka správy. Po zobrazení ukážky zostavy ju vytlačte alebo znova spustite, ak nevyzerá presne tak, ako ste chceli.

• Súbor RTF: Uloží zostavu ako súbor RTF, ktorý môžete otvoriť v programe Word.

• Súbor HTML: Uloží správu ako súbor HTML. Túto možnosť vyberte, ak chcete zostavu použiť na svojej webovej lokalite.

• Súbor PDF: Uloží správu ako súbor PDF, ktorý je možné čítať v programe Adobe Reader.

• Textový súbor: Uloží správu ako súbor TXT, ktorý si môžete prečítať pomocou širokej škály softvéru vrátane Excelu.

• Tlačiareň: Ak ste si úplne istí, že sa vaša správa na prvý raz vytlačí správne, smelo do toho! Táto možnosť odošle zostavu priamo na vašu predvolenú tlačiareň.

• E-mail: Odošle uloženú správu ako prílohu k e-mailovej správe. Príloha má príponu .rpt a môžu si ju prečítať iba príjemcovia, ktorí majú ACT! nainštalované na ich počítačoch.

5. V oblasti Create Report For zadajte kontakty, ktoré chcete zahrnúť do správy.

Voľby sú samovysvetľujúce. Buď spustíte prehľad pre aktuálny kontakt, aktuálne vyhľadávanie alebo všetky kontakty.

Ak ste zoradili kontakty, vyberte prepínač Aktuálne vyhľadávanie, aj keď chcete do databázy zahrnúť všetky kontakty. Ak túto možnosť nevyberiete, kontakty v prehľade sa nezobrazia v poradí zoradenia, ktoré ste určili.

6. Začiarknutím políčka Vylúčiť 'Môj záznam' vylúčite informácie zo svojho záznamu v prehľade.

Táto možnosť nie je dostupná pre všetky prehľady.

7. V oblasti Use Data Managed By vyberte Správcu záznamov kontaktov, ktoré zahrňujete do svojej zostavy.

• Všetci používatelia: Zahŕňa záznamy kontaktov spravované všetkými používateľmi databázy.

• Vybraní používatelia: Zahŕňa záznamy kontaktov spravované vybranými používateľmi databázy. Ak ste jediným používateľom databázy, v zozname sa zobrazí iba vaše meno.

8. Na záložkách Aktivity, Poznámka a/alebo História vykonajte príslušné výbery.

• Na karte Aktivity vyberte typ aktivít a zodpovedajúci rozsah dátumov aktivít, ktoré chcete zahrnúť do správy.

• Na karte Poznámka a história vyberte typ histórie a zodpovedajúci rozsah dátumov, ktoré zahrniete do správy.

• V oblasti Use Data Managed By vyberte používateľov, ktorých informácie chcete zahrnúť do správy.

9. Ak spúšťate prehľad predaja, kliknite na kartu Príležitosť.

• V oblasti Príležitosti predaja vyberte, či chcete do zostavy zahrnúť príležitosti predaja, Uzavreté/vyhrané predaje a/alebo Stratené predaje.

• V rozbaľovacej ponuke V rámci rozsahu dátumov zadajte rozsah dátumov príležitostí predaja, ktoré sa majú zahrnúť do zostavy.

• V oblasti Use Data Managed By zvoľte, či chcete zahrnúť informácie od všetkých používateľov alebo vybratých používateľov vašej databázy.

10. Kliknite na tlačidlo OK.

KONAŤ! spustí správu. Ak nie ste spokojní s výsledkami, spustite rovnaký prehľad druhýkrát s použitím iných kritérií alebo skúste spustiť iný prehľad.