10 tipov na prácu z domu s aplikáciami G Suite

V tomto článku vás prevediem desiatimi tipmi a technikami G Suite, ktoré môžu pomôcť ľuďom pracujúcim z domu efektívne pracovať z domu.

Keď som to písal na jar a v lete 2020, celý svet sa prakticky zastavil, aby zastavil – alebo aspoň spomalil – šírenie nového koronavírusu, ktorý sa objavil koncom roka 2019. Doslova cez noc sa my, ktorí sme boli zvyknutí tráviť svoje pracovné dni v rušných kanceláriách vo vzdialených mrakodrapoch, sme teraz museli zostať doma, v karanténe od našich kolegov a šéfov.

Byť doma znamená pozerať Netflix celý deň, však? Veľká šanca! Nie, naša práca stále volala po dokončení a tí kolegovia a šéfovia sa stále dožadovali našej pozornosti. Tí istí vedúci pracovníci, ktorí zamietli akékoľvek výzvy na umožnenie zamestnancom pracovať z domu v Pred časom, trvali na tom, že teraz je každý zamestnanec pracujúci z domu.

Ach, ale práca z domu nie je taká jednoduchá, ako sa zdá. Rozptyľovanie je veľa, práca už nie je obsadzovaná cestami do a z kancelárie a je len ťažšie robiť veci, keď sa ľudia, na ktorých sa spoliehate alebo s ktorými spolupracujete, hrbia vo svojich vlastných domovoch. Našťastie vám tu stojí G Suite.

Nastavte si pracovný čas

Jedným z najväčších problémov práce z domu je, že pracovná časť vášho dňa nemá presne stanovený začiatok a koniec. Prinajmenšom keď pracujete v kancelárii, ranné dochádzanie funguje ako prechod do vášho pracovného dňa a cesta domov je signálom pre vašu myseľ a telo, že pracovná časť dňa je hotová. (Áno, viem, že naše moderné pracovné dni sú naozaj 24/7, ale pobavte ma.) Doma, kde je vaše „dochádzanie“ v najlepšom prípade prechádzka po chodbe alebo po schodoch, sa získajte rovnaký pocit oddelenia medzi pracovným životom a zvyškom života.

Ešte horšie je, že vaši kolegovia a manažéri tiež nemajú rovnaké hranice medzi pracovným a súkromným životom, takže vám nakoniec posielajú žiadosti o stretnutia a rozhovory, ktoré sa dejú takmer kedykoľvek počas dňa alebo v noci. Je to šialenstvo!

Môžete sa brániť a vniesť trochu zdravého rozumu do svojho pracovného života z domu nastavením pracovného času , čo sú dni v týždni, v ktorých pracujete, a časy v tých dňoch, ktoré ste si vyhradili na prácu. Každý návštevník bez osobného života, ktorý sa vás pokúsi pozvať na schôdzku v nejaký šialený čas ráno alebo večer, dostane upozornenie, že sa udalosť uskutoční mimo vášho pracovného času, ako je znázornené.

Kalendár dáva ľuďom vedieť, keď sa vás pokúšajú pozvať na udalosť, ktorá sa koná mimo vášho pracovného času.

Pracovný čas si nastavíte pomocou aplikácie Kalendár:

Prejdite na stránku calendar.google.com .

Na paneli s ponukami vyberte ponuku Nastavenia → Nastavenia.

Na novej stránke, ktorá sa zobrazí, vyberte z navigačnej ponuky vľavo položku Pracovný čas.

Začiarknite políčko Povoliť pracovný čas.

Zrušte výber ikony pre každý deň v týždni, keď nepracujete.

Pomocou ovládacích prvkov pre prvý deň pracovného týždňa nastavte čas začiatku a konca pracovného dňa.

Vyberte možnosť Kopírovať čas všetkým, ak chcete používať rovnaké hodiny v každom z vašich ďalších pracovných dní. Ak pracujete každý deň v inom čase, preskočte krok 7 a nastavte čas začiatku a konca pre každý pracovný deň.

Definujte svoj pracovný deň zadaním pracovného času.

Ak chcete, aby členovia vášho tímu dostali upozornenie, keď sa vás pokúsia zapojiť do udalosti mimo vášho pracovného času, musíte svoj kalendár zdieľať s tímom.

Ukážte svoju dostupnosť

Stanovenie štandardného pracovného času, ako som to opísal v predchádzajúcej časti, je skvelým začiatkom na stanovenie hraníc medzi pracovným a domácim životom. Niekedy však musíte vyjsť z domácej kancelárie na niekoľko hodín či dokonca dní. V takýchto prípadoch musíte dať ľuďom vedieť, že ste nedostupní. G Suite ponúka dva spôsoby, ktoré môžete použiť:

• Nastavte si automatickú odpoveď v Gmaile.
• Vytvorte „udalosť“ Mimo kancelárie v Kalendári.

Posledná z nich je špeciálnym typom udalosti, ktorá blokuje určitý čas v jednom alebo viacerých dňoch. Keď sa vás niekto pokúsi pozvať na schôdzku alebo inú udalosť počas týchto hodín, Kalendár pozvánku automaticky odmietne.

Ak chcete naplánovať udalosť Mimo kancelárie, Kalendár ponúka niekoľko spôsobov, ako začať:

• V prípade jednodňovej udalosti Mimo kancelárie prejdite na dátum, prepnite na zobrazenie Deň a potom kliknite do oblasti časového pásma. Prípadne prepnite na zobrazenie Mesiac, prejdite na mesiac udalosti a potom kliknite na dátum udalosti.
• V prípade viacdňovej udalosti Mimo kancelárie prejdite na dátumy, prepnite na zobrazenie týždňa a potom kliknite a potiahnite myšou cez oblasť časového pásma pre každý deň udalosti. Prípadne prepnite na zobrazenie Mesiac a potom kliknite a potiahnite cez každý deň udalosti.

Kalendár vytvorí novú udalosť a na dokončenie udalosti Mimo kancelárie postupujte podľa týchto krokov:

Vyberte kartu Mimo kancelárie. Kalendár sa prepne do zobrazeného rozhrania.

Kartu Mimo kancelárie použite na nastavenie udalosti Mimo kancelárie v Kalendári.

Ak sú časy začiatku a konca Mimo kancelárie nesprávne, kliknite zakaždým a potom ho buď upravte na správny čas, alebo vyberte požadovaný čas zo zoznamu.

Ak nechcete, aby Kalendár odmietal pozvánky za vás, zrušte začiarknutie políčka Automaticky odmietnuť nové a existujúce stretnutia.

Ak ste sa posmievali kroku 3 (dobré pre vás!), použite textové pole Správa na určenie správy, ktorú Kalendár pošle späť organizátorom schôdze.

Vyberte možnosť Uložiť. Ak necháte začiarknuté políčko Automaticky odmietnuť nové a existujúce stretnutia, Kalendár vás požiada, aby ste potvrdili, že chcete, aby aplikácia odmietala stretnutia vo vašom mene.

Vyberte možnosť Uložiť a odmietnuť. Kalendár pridá udalosť Mimo kancelárie do oblasti Udalosti.

Povedzte chatu, aby sa na chvíľu upokojil

Jednou z jedinečných výziev práce z domu je, že počas pracovnej doby musíte často vykonávať iné úlohy v domácnosti: vyprázdniť umývačku riadu, naplniť umývačku riadu, vložiť do nej veľa bielizne, navoskovať psa atď.

Ak sú vaši spolupracovníci zhováraní, pravdepodobne nechcete, aby vám počas starostlivosti o usadlosť prichádzala hrsť četových upozornení. Ak chcete na chvíľu stlmiť upozornenia na čet, postupujte takto:

Hlava na viac ako na chat.google.com do otvoreného chatu.

Vyberte ponuku Upozornenia, ktorá sa zobrazí napravo od loga rozhovoru. Chat zobrazí zoznam Stlmiť upozornenia, ako je znázornené.

Pomocou zoznamu Stlmiť upozornenia zadajte, ako dlho chcete zapnúť režim Nerušiť.

Vyberte si čas, počas ktorého chcete blažené ticho. Rozhovor aktivuje režim Nerušiť na vami vybratý čas a zmení váš stav z Aktívny na Nerušiť (logo mesiaca), ako je znázornené.

Keď stlmíte upozornenia, Chat zmení váš stav na Nerušiť.

Pokračujte v komunikácii tvárou v tvár

Keď ste doma a každý, s kým sa každý deň stretávate, je niekde „tam vonku“, môže byť ľahké upadnúť do pasce odpovedania na požiadavky, otázky a diskusie pomocou textových komunikačných kanálov, ako sú e-mail, správy, a chatovať. Tieto metódy sú pohodlné a rýchle, ale majú značnú nevýhodu: Keď stratíte zrak, stratíte myseľ. To znamená, že komunikácia so spolupracovníkmi iba prostredníctvom písaného slova môže rýchlo naštrbiť vaše vzťahy a celá vaša komunikácia môže pôsobiť čoraz neosobnejšie a formálne.

Ako zabránite tomu, aby vaše pracovné vzťahy takýmto spôsobom smerovali na juh? Jednoduché: Pripojte sa prostredníctvom videa tak často, ako môžete (alebo tak často, ako vám to vyhovuje). Neexistuje žiadna náhrada za konverzáciu tvárou v tvár ako spôsob, ako zostať v obraze, udržiavať vzťahy priateľské a srdečné a reagovať empaticky (pretože môžete čítať výrazy tváre a počuť tón hlasu).

Našťastie so službou G Suite je videostretnutie hračkou vďaka jednoduchým nastaveniam videostretnutí v službe Google Meet.

Zistite, ktoré komunikačné nástroje použiť

G Suite vám ponúka množstvo spôsobov, ako osloviť svojich spolupracovníkov, no nie každý komunikačný nástroj je vhodný pre každú úlohu. Na ošúpanie pomaranča by ste predsa nepoužili kladivo. (Aspoň si myslím, že by ste to neurobili.)

Tu sú hlavné komunikačné aplikácie G Suite spolu s niekoľkými návrhmi, kedy je vhodné použiť jednotlivé aplikácie:

• Chat: Užitočné pre krátke konverzácie, aktualizácie časovo náročné, naliehavé správy a rýchlu spätnú väzbu.
• Videohovor: Užitočné pre konverzácie, ktoré pozostávajú z citlivých tém, konštruktívnej kritiky alebo akejkoľvek inej záležitosti, kde je dôležitý výraz tváre.
• Skupiny: Užitočné pre väčšinu každodennej komunikácie, relácií otázok a odpovedí, aktualizácie stavu atď.
• Stretnutie: Užitočné pri dlhších diskusiách, väčších skupinách alebo ad hoc stretnutiach na prediskutovanie problémov, ktoré sú pre príspevky v Skupinách príliš zložité.
• Gmail: Užitočné pre dlhšie, premyslenejšie a časovo menej náročné správy a odpovede.

Pridajte časové pásma do svojho kalendára

Ak máte kolegov, zákazníkov alebo dodávateľov, ktorí pracujú v inom časovom pásme, často je dôležité poznať správny čas v tomto pásme. Napríklad, pravdepodobne nebudete mať veľa šťastia zavolať niekomu do práce o 9:00 vášho času, ak táto osoba žije v časovom pásme, ktoré je za vami tri hodiny. Podobne, ak viete, že obchodný kolega odchádza z práce o 17:00 a táto osoba pracuje v časovom pásme, ktoré je sedem hodín pred vami, viete, že všetky hovory, ktoré tejto osobe uskutočníte, sa musia uskutočniť pred 10:00 vášho času.

Ak si potrebujete byť istí aktuálnym časom v inom časovom pásme, môžete si prispôsobiť zobrazenie Kalendára tak, aby zobrazovalo nielen váš aktuálny čas, ale aj jeden alebo viacero svetových hodín , z ktorých každý zobrazuje aktuálny čas v inom časovom pásme. Ak chcete do Kalendára pridať jeden alebo viac svetových hodín, postupujte takto:

Prehovárajte svoj webový prehliadač na stránku calendar.google.com .

Vyberte Menu Nastavenia→ Nastavenia.

V časti Svetový čas začiarknite políčko Zobraziť svetový čas.

Kliknite na tlačidlo Pridať časové pásmo. Kalendár pridá zoznam časových pásiem.

Pomocou zoznamu Časové pásmo vyberte časové pásmo, ktoré chcete zobraziť vo svetových hodinách.

Ak chcete pridať ďalšie svetové hodiny, zopakujte kroky 4 a 5 podľa potreby. Kalendár automaticky uloží vaše nastavenia.

Nasledujúci obrázok zobrazuje Kalendár s niekoľkými svetovými hodinami na cestách.

Kalendár, kolísajúci pár svetových hodín.

Poznať aktuálny čas inde je skvelé, ale nie je to veľká pomoc, pokiaľ ide o organizovanie podujatí a stretnutí. Našťastie vám Kalendár môže pomôcť zobrazením druhého časového pásma v zobrazení Deň a Týždeň. Tu je postup, ako to nastaviť:

Požiadajte svoj webový prehliadač, aby vás presmeroval na stránku calendar.google.com .

Vyberte Menu Nastavenia→ Nastavenia.

V časti Časové pásmo začiarknite políčko Zobraziť sekundárne časové pásmo.

Pomocou textového poľa Označenie napravo od zoznamu Primárne časové pásmo zadajte krátky názov hlavného časového pásma. Keď už ste pri tom, dvakrát skontrolujte, či je zoznam Primárne časové pásmo nastavený na vaše časové pásmo.

Pomocou zoznamu Sekundárne časové pásmo vyberte iné časové pásmo, ktoré chcete zobraziť.

Pomocou textového poľa Označenie napravo od zoznamu Sekundárne časové pásmo zadajte krátky názov pre druhé časové pásmo.

Nasledujúci obrázok zobrazuje časť Časové pásmo so sekundárnym časovým pásmom, ktoré je všetko nastavené a pripravené na použitie.

Nastavenia časového pásma kalendára s pridaným sekundárnym časovým pásmom.

Nasledujúci obrázok ukazuje, ako sa tieto dve časové pásma zobrazujú v kalendári (v tomto prípade v zobrazení týždňa). Kalendár automaticky uloží vaše nastavenia.

Ako sa zobrazujú dve časové pásma v zobrazení Týždeň.

Nakonfigurujte si kalendár pre rýchle stretnutia

Najväčším problémom pri práci z domu nie je len to, že musíte nosiť viacero klobúkov – okrem pracovného môžete mať aj manželský klobúk, rodičovský klobúk, kuchársky klobúk, klobúk na vynášanie odpadu a oveľa viac — ale často musíte počas dňa presedlať z jedného klobúka na druhý. Taký je život vo veľkom meste, ale môžete si dať trochu viac času na zmenu klobúka nakonfigurovaním Kalendára tak, aby predvolene plánoval o niečo kratšie stretnutia. Pomocou nastavení Speedy Meetings Kalendár automaticky plánuje stretnutia takto:

• Keď vytvoríte 30-minútové stretnutie, Kalendár naplánuje stretnutie len na 25 minút. Ak napríklad vytvoríte „30-minútové“ stretnutie so začiatkom o 15:00, Kalendár naplánuje koniec stretnutia o 15:25.
• Keď vytvoríte akékoľvek stretnutie dlhšie ako 30 minút, Kalendár nastaví čas ukončenia o 10 minút kratší, ako ste vybrali. (Ak napríklad vyberiete 60-minútové stretnutie, Kalendár ho naplánuje len na 50 minút.)

Pýtam sa vás: Kto nemá rád kratšie stretnutia? Ak máte radi zvuk tohto všetkého, podľa týchto krokov nakonfigurujte Kalendár na automatické plánovanie kratších stretnutí:

Vo svojom webovom prehliadači prejdite na stránku calendar.google.com .

Vyberte Menu Nastavenia→ Nastavenia.

V časti Nastavenia udalosti začiarknite políčko Rýchle stretnutia. Kalendár automaticky uloží nové nastavenie.

Prečítajte si e-mail z iného účtu

Keď pracujete z domu, možno budete musieť sledovať e-mailové správy z jedného alebo viacerých účtov okrem účtu Gmail. Monitorovanie iného e-mailového účtu zvyčajne znamená konfiguráciu e-mailového klienta alebo prístup na webovú stránku, kde je tento účet nakonfigurovaný. Všetkým týmto problémom sa však môžete vyhnúť nakonfigurovaním Gmailu na kontrolu správ z daného účtu. Ak Gmail nájde nejaké správy na druhom serveri, užitočne ich importuje do vašej doručenej pošty Gmail, kde si ich môžete pokojne prečítať.

Ak chcete nastaviť Gmail na kontrolu pošty z iného účtu, tu je zhrnutie informácií, ktoré by ste mali mať na dosah:

• E-mailová adresa účtu.
• The username and password for the email account. (Note that in most cases the username is the account email address.)
• The address used by the email provider’s incoming mail server. This address often takes the form mail.provider.com or pop.provider.com, where provider is the name of the email provider. Gmail calls this address the POP server, where POP is short for Post Office Protocol.

A mail server is a computer that your ISP uses to store and send your email messages.

• Whether your email provider requires a secure connection to check for and retrieve mail. Secure connections are handled via a protocol called Secure Sockets Layer (SSL).
• Whether the email provider requires you to use a special port number for incoming mail. You can think of a port as a communications channel, and Gmail and your provider must be tuned to the same channel for things to work. If you don’t have any info on this, your provider probably uses the standard port number: 110 if you don’t use SSL; 995 if you do use SSL.

With all that info at your fingertips, follow these steps to add the other account to Gmail:

Head on over to mail.google.com.

Choose Settings→Settings. Gmail opens its settings.

Select the Accounts tab.

In the Check Email from Other Accounts section, select Add an Email Account. Gmail opens the Add an Email Account window.

Enter the account address in the Email Address text box and then click Next. Gmail asks you to enter the settings for the account. Note that Gmail makes a few guesses about the info, most of which should be accurate, or close to it.

In the Username text box, enter the account username (usually, the email address).

In the Password text box, enter the account password.

In the Pop Server text box, enter the address of the server that your provider uses for incoming mail.

In the Port list, select the port number your provider uses for incoming mail. Again, this is 110 if your provider doesn’t require SSL (see Step 11 in this list); if your provider does want you to use SSL, select 995 in the Port list.

If you want Gmail to leave a copy of any imported message on the original server, select the Leave a Copy of Retrieved Message on the Server check box. If you still want to access the account’s messages using another email client, selecting the Leave a Copy of Retrieved Message on the Server check box is a good idea. If you’ll access the messages only in Gmail, leave the check box deselected so that after Gmail retrieves your messages, it deletes the messages from the original server.

If your email provider requires that incoming mail connections be secure, select the Always Use a Secure Connection (SSL) When Retrieving Mail check box.

It’s a good idea to label the account’s messages in some way, so select the Label Incoming Messages check box. By default, Gmail labels the messages using the account’s email address. If you prefer to use a different label, use the drop-down list to select New Label, enter the label in the dialog box that appears, and then click OK.

If you want Gmail to bypass the Inbox and send the account’s incoming messages straight to the label you specified in Step 12 (or to the All Mail label, if you skipped Step 12), select the Archive Incoming Messages check box. The figure shows a filled-in version of the Add an Email Account window.

To import incoming messages from another account, fill in the settings in the Add an Email Account window.

Click the Add Account button. Gmail adds the account and then asks whether you also want to be able to send email from the account. Alas, this functionality isn’t available through G Suite work accounts.

Click the No radio button and then click Next. Gmail now regularly checks your account for messages.

Handle Microsoft Office documents

Because you’re a full-fledged G Suite user, there’s a good chance your organization has decided to go all in with Docs, Sheets, and Slides for productivity apps. That makes exchanging files with your colleagues easier, but when you’re working from home, you might have to deal with people who haven’t gone all-Google and still use Microsoft’s Office productivity stalwarts: Word, Excel, and PowerPoint. Fortunately, G Suite understands this and is happy to work with Office documents. Here are the three main techniques you need to know:

• Opening Office documents: G Suite gives you a few different ways to open Office documents in their corresponding Google apps:
  • In a Google app, choose File→Open from the menu bar, select the Office document, and then click Open. This opens a preview of the Office document, and you then select Open with Google App (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type).

From the preview of the Office document, select Open with Google App.

• • If you receive an Office document as an email attachment, select the attachment’s Edit with Google App icon (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type).
• If the Office document is in Drive, select the document, click the More Options icon (the three vertical dots), choose Open With from the menu that appears, and then select the Google app that works with the file type.

Whichever method you use, the Office document appears in the Google app. To remind you that this is an Office file and not a native Google file, you see the Office document’s file extension beside the document name. For example, this figure shows a Word document open in Docs, so you see the .DOCX file extension.

Google displays the Office file extension beside the document name to remind you that you’re working with an Office document.

• Converting an Office document to Google format: If you only ever use Google apps but you have a bunch of Office documents lying around, you should convert those files to their Google-equivalent formats to make it easier to work with the files. To convert an Office document, first open it in the corresponding Google app: Docs for a Word document; Sheets for an Excel spreadsheet; or Slides for a PowerPoint presentation. Choose File–>Save As Google App (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type) from the menu bar.
• Sharing a Google file as an Office file: If you’ve created a file using a Google app but you want to email that file to an Office user, you’re out of luck, right? Nope. You can actually attach the Google file as an Office file, which enables your recipient to view and work with the file — no problem. To share a file in this way, open the file in its native Google app, and then choose File–> Email as an Attachment from the menu bar. In the Email As Attachment dialog box, use the Attach As list to select the Office format (such as Microsoft Excel for a Sheets spreadsheet file). Fill in the To, Subject, and Message fields in the usual email way and then click Send.

Set up your video conference space

Conducting video meetings at the office is easy enough because you almost always have the right equipment, the right space, and the right environment. Holding video meetings at home, on the other hand, is quite a bit trickier. I close this chapter with a few tips borne out of hard-won experience with home-based video meetings.

First, here are some things to consider, equipment-wise:

• To minimize the disturbance for others in your household, consider wearing headphones or earbuds. This not only prevents meeting noises from leaking to other rooms in your house but also has the added benefits of giving you the best audio experience and preventing potential echoes.
• You’ll almost certainly be taking notes during the meeting, so to avoid subjecting your meeting buddies to the noise of your typing, be sure to mute your microphone when you’re not talking.
• What’s that? You often type while you talk? Wow, good on you! In that case, however, you should think about using an external microphone instead of your computer’s built-in mic, to minimize the typing noises.
• Okay, so now that you’re in the market for an external microphone, you should get a wireless mic or headset, right? Not so fast. Wireless mics are convenient and easier to manage in the heat of the call, but the sound quality is often not that great. For the best audio, go for a wired headset or mic.
• Make sure Meet is using the microphone and camera that you prefer.

Now get a load of these tips for setting up your home environment:

• The room you use should have good lighting — preferably, natural light from a nearby window.
• Don’t sit with the light behind you, which turns your head and upper body into a silhouette. Try to position yourself so that the light is in front of you.
• Don’t rely on your camera feed to judge your lighting and position. Cajole a colleague or friend into running a test call to see how things really look.
• Ideally, the wall or space behind you should be blank or, at least, nondistracting.
• Make sure that whatever section of the room people can see is neat and tidy. This is a business call, after all.
• Ideally, the space you use should have little to no ambient noise. Do not — I repeat — do not play music or talk radio during the meeting.
• If you can’t avoid noise, or if noise is always a potential danger (parents with children under 10 nod their heads knowingly), be sure to mute your microphone when you’re not speaking.

Finally, here are some ideas for eking out the best video performance:

• Connect your computer to your Internet router directly with an Ethernet cable, if possible.
• If you need to use Wi-Fi, try to sit as close as possible to the wireless access point.
• For the best Wi-Fi performance, use a 5 GHz network, if you have one.
• Politely ask the other members of your family to hold off on heavy-duty Internet activities (such as streaming video or online gaming) for the duration of the meeting. Be prepared to buy everyone pizza as compensation.