Zagon poročila v ACT! 2005

Naslednji koraki veljajo za vse ACT! poročila. Pogovorno okno je enako za vsa poročila. Odvisno od poročila, ki ga izvajate, pa nekatere možnosti morda niso na voljo in so zato zatemnjene.

Za vodenje ACT! poročilo, sledite tem korakom:

1. Izvedite iskanje ali prikažite zapis ali zapise stika, ki jih želite vključiti v poročilo.

Vse ceste v ACT! vodijo – ali vsaj mimo – iskanje. Preden zaženete poročilo, se odločite, katere podatke stika ali skupine želite vključiti v poročilo. Na primer, lahko zaženete poročilo o povzetku zgodovine za en stik ali poročilo o stikih za vse stike v državi ali regiji. Vključite lahko podatke iz trenutnega zapisa stika ali skupine, trenutnega iskanja stika ali skupine ali iz vseh stikov ali skupin.

2. Pred zagonom poročila razvrstite stike, če želite, da so stiki v poročilu prikazani v določenem vrstnem redu.

Ali želite, da so stiki prikazani po abecedi po imenu podjetja ali po priimku? Če imate številne stike s priimkom Smith, jih želite razvrstiti po podjetju ali državi? Te odločitve morate sprejeti, preden začnete ACT! poročilo.

Svoje stike razvrstite na enega od dveh načinov: razvrstite po največ treh kriterijih, tako da izberete Uredi –> Razvrsti, ali razvrstite stik po kriteriju, tako da kliknete ustrezen naslov stika na seznamu stikov.

3. Izberite meni Poročila in nato izberite ime poročila, ki ga želite zagnati. (Če želite zagnati poročilo, ki se ne prikaže v meniju, izberite Poročila –> Druga poročila o stikih in izberite ustrezno poročilo.)

Odpre se pogovorno okno Definiraj filtre. Zavihek Splošno je enak za vse ACT! poročila, ki jih ustvarite.

4. Na spustnem seznamu Pošlji izhod poročila v izberite izhod za poročilo:

• Predogled: izberite možnost Predogled, če ste sploh oklevani glede svojih zmožnosti poročanja. Na zaslonu se prikaže predogled poročila. Po predogledu poročila ga natisnite ali zaženite znova, če ni videti točno tako, kot ste nameravali videti.

• Datoteka z obogatenim besedilom: shrani poročilo kot datoteko RTF, ki jo lahko odprete v Wordu.

• Datoteka HTML: poročilo shrani kot datoteko HTML. Izberite to možnost, če želite uporabiti poročilo na svojem spletnem mestu.

• Datoteka PDF: shrani poročilo kot datoteko PDF, ki jo je mogoče brati v Adobe Readerju.

• Besedilna datoteka: shrani poročilo kot datoteko TXT, ki jo lahko berete s široko paleto programske opreme, vključno z Excelom.

• Tiskalnik: če ste popolnoma prepričani, da bo vaše poročilo prvič natisnjeno pravilno, pojdite! Ta možnost pošlje poročilo neposredno na vaš privzeti tiskalnik.

• E-pošta: Pošlje shranjeno poročilo kot prilogo k e-poštnemu sporočilu. Priloga ima razširitev .rpt in jo lahko berejo samo prejemniki, ki imajo ACT! nameščene na svojih računalnikih.

5. V območju Ustvari poročilo za določite stike, ki jih želite vključiti v poročilo.

Izbire so samoumevne. Zagnali boste poročilo za trenutni stik, trenutno iskanje ali vse stike.

Če ste razvrstili stike, izberite izbirni gumb Trenutno iskanje, tudi če želite vključiti vse stike v bazo podatkov. Če te možnosti ne izberete, se stiki v poročilu ne prikažejo v vrstnem redu, ki ste ga določili.

6. Izberite potrditveno polje Izključi 'Moj zapis', da izključite podatke iz svojega My Record v poročilu.

Ta možnost ni na voljo za vsa poročila.

7. V območju Uporabi podatke, ki jih upravlja, izberite Upravitelj zapisov za stike, ki jih vključite v svoje poročilo.

• Vsi uporabniki: Vključuje kontaktne zapise, ki jih upravljajo vsi uporabniki baze podatkov.

• Izbrani uporabniki: Vključuje kontaktne zapise, ki jih upravljajo izbrani uporabniki baze podatkov. Če ste edini uporabnik baze podatkov, je na seznamu prikazano samo vaše ime.

8. Na zavihkih Dejavnosti, Opomba in/ali Zgodovina izberite ustrezne možnosti.

• Na kartici Dejavnosti izberite vrsto dejavnosti in ustrezno časovno obdobje dejavnosti, ki jih želite vključiti v poročilo.

• Na zavihku Opomba in zgodovina izberite vrsto zgodovine in ustrezno časovno obdobje, ki ga vključite v svoje poročilo.

• V območju Uporabi podatke, ki jih upravlja, izberite uporabnike, katerih podatke želite vključiti v poročilo.

9. Če izvajate poročilo o prodaji, kliknite kartico Priložnost.

• V območju Priložnosti za prodajo izberite, ali želite v poročilo vključiti prodajne priložnosti, Zaključene/Dobljene prodaje in/ali Izgubljeno prodajo.

• V spustnem meniju Znotraj časovnega obdobja določite časovno obdobje prodajnih priložnosti, ki jih želite vključiti v poročilo.

• V območju Uporabi podatke, ki jih upravlja, izberite vključitev informacij iz vseh uporabnikov ali izbranih uporabnikov vaše baze podatkov.

10. Kliknite V redu.

DELUJ! vodi poročilo. Če niste zadovoljni z rezultati, zaženite isto poročilo drugič z uporabo različnih meril ali poskusite zagnati drugo poročilo.