Dodajanje novih stikov v Act! 2005

Na najpreprostejši ravni je glavni namen ACT! služi kot prostor za shranjevanje vseh stikov, s katerimi dnevno komunicirate. Vse svoje stike lahko dodate in uredite v oknu s podrobnostmi o stiku, ker vsebuje vse informacije, ki se nanašajo na en določen zapis, in vam omogoča ogled vseh vaših polj za stik.

Verjetno imate veliko stikov, ki jih ne želite vnesti v svojo bazo podatkov, zato takoj skočite in sledite tem korakom:

Če še niste v oknu s podrobnostmi o stiku, pojdite tja tako, da kliknete ikono Stiki na ACT! Nav vrstica.

V oknu s podrobnostmi o stiku izberite enega od treh načinov za dodajanje novega stika v svojo bazo podatkov:

• Izberite Stik → Nov stik.

• Kliknite ikono Nov stik v orodni vrstici.

• Pritisnite tipko Insert na tipkovnici.

Začetek katerega koli od prejšnjih ukazov povzroči prazen zapis stika. Zdaj ste pripravljeni na vnos podatkov o novem stiku.

Začnite vnašati podatke tako, da kliknete polje Podjetje in vnesete ime podjetja stika.

DELUJ! ne razlikuje med dejanskimi in praznimi stiki. Nevnos informacij ali večkratno pritiskanje tipke Insert povzroči številne prazne kontaktne zapise, ki niso uporabni in služijo le zamašitvi baze podatkov. Torej, čeprav lahko zapustite kateri koli ACT! polja prazna, nekaj morate vnesti, zato začnite z imenom podjetja.

Vedno se lahko pozneje vrnete na zapis in dodate, spremenite ali izbrišete kakršne koli podatke v katerem koli polju.

Kliknite naslednje polje, kamor želite vnesti podatke in začnite tipkati.

Za prehod na naslednje polje lahko uporabite tudi tipko Tab. Če nehote prepogosto pritisnete tipko Tab, boste morda ugotovili, da ste premaknili eno preveč polj in končali v napačnem polju. Ampak ne skrbite: pritisnite in držite tipko Shift in nato pritisnite Tab, da premaknete kazalec v obratni smeri.

Nadaljujte z izpolnjevanjem polj.

DELUJ! ima približno 50 vnaprej programiranih polj, ki odražajo potrebe večine uporabnikov. Mnoga polja so precej samoumevna (in odražajo vrsto informacij, ki jih verjetno pričakujete v katerem koli imeniku): ime stika, ime podjetja, telefon, mesto, država in poštna številka. Ti so priročno nameščeni v zgornji polovici okna s podrobnostmi o stiku. Nekaj ​​polj je malo manj očitnih:

• Naslov: Če domnevate, da tri polja DELUJO! določa, da je naslov namenjen shranjevanju treh alternativnih naslovov, se motite! Drugo in tretje naslovno polje sta namenjeni res dolgim ​​naslovom. To polje je dobro mesto za vključitev imena stavbe, če je sestavni del naslova.

• Nalepke v slogu 5160, ki se pogosto uporabljajo za množično pošiljanje, običajno natisnejo štiri vrstice informacij: podjetje, kontakt, ulični naslov in mesto/država/poštna številka (vse v četrti vrstici). Če morate uporabiti drugo in tretje naslovno polje, potrebujete večje oznake.

• ID/Status: Polje ID/Status je v bistvu polje kategorije in razvrsti vse vaše stike v kategorije. Z uporabo polja ID/Status vam ni treba ročno nastaviti različnih baz podatkov: eno za vaše prijatelje, eno za vaše stranke, eno za vaše prodajalce itd. Polje ID/Status je prednastavljeno z nekaj ducati najpogosteje uporabljenih kategorij, vključno s prijatelji, strankami, prodajalci in konkurenti, zaradi česar je iskanje vsake od teh kategorij preprosto.

• Pozdrav: To polje se nanaša na ime, ki prihaja za besedo Dragi v pismu, ki se uporablja v vaših predlogah za pisma. ACT!, ki je prijazen tip, privzeto uporablja ime. Pozdrav lahko spremenite v bolj uraden.

• Če želite kot privzeto nastavitev uporabiti bolj uradni pozdrav, izberite Orodja → Nastavitve in kliknite gumb Nastavitve pozdrava, ki je priročno nameščen na zavihku Splošno.

• Referenca: To polje je eno najpogosteje spregledanih v bazi podatkov. Informacije, vnesene v to polje, se uporabljajo v poročilu Vir napotitev; neuspeh pri vnosu podatkov Referred By naredi poročilo neuporabno. Torej, kaj je narobe? Recimo, da plačujete za oglaševanje v dveh časopisih – ali ne bi bilo lepo vedeti, kateri je pritegnil največ potencialnih strank? Če se udeležujete sejmov ali vlagate veliko časa in truda v svojo spletno stran, ali ne bi želeli vedeti, ali so vaša prizadevanja prinesla kakšen nov posel? In če vam obstoječa stranka pošilja veliko novih potencialnih strank, ali ne bi bilo, da bi ga ob božiču namesto običajne sadne torte lepo počastili s prijetno šunko?

• Uporabnik: Upoštevajte, da je več uporabniških polj v spodnji polovici okna s podrobnostmi o stiku. Ta polja vsebujejo informacije, ki so značilne za vaše podjetje.

• Ta polja pustite prazna, dokler jih ne preimenujete. Če tega ne storite, lahko na koncu vnesete različne vrste podatkov v eno polje.

  Vedno se lahko vrnete in kadar koli dodate, spremenite ali izbrišete podatke polja!

Ne bodite prestrašeni, ko DELUJTE! samodejno oblikuje nekatere podatke vašega polja, ko vnesete informacije.

Dodajte svoje podatke čim bolj enotno.

Po potrebi dodajte več vnosov v polje.

Na splošno je najboljša praksa, da se omejite na en element na polje. Občasno pa najdete situacijo, v kateri stik spada v dve kategoriji. Na primer, JoAnne Chamar je lahko hkrati prijateljica in stranka. V tem primeru lahko s spustnim seznamom vnesete več kot en element v polje.

Če želite izbrati več meril za vključitev v eno polje, sledite tem korakom:

• a. Postavite kazalec v polje.

• b. Označite želene izbire.

• c. Kliknite želene vnose v pogovornem oknu Uredi vrednosti seznama.

• d. Kliknite kjer koli zunaj pogovornega okna, da ga zaprete.

  V polju se prikažejo različni vnosi, ločeni z vejico.

Ko izpolnite podatke za vsak nov stik, ne pozabite klikniti različnih zavihkov na dnu svoje postavitve.

Na teh zavihkih se skrivajo dodatna polja. Zavihek Domači naslov je kraj, kjer beležite osebne podatke o stiku. Morda imate še nekaj drugih zavihkov, med katerimi lahko izbirate.

Različne postavitve prikazujejo različne zavihke. Če spremenite svojo trenutno postavitev, verjetno gledate drug nabor zavihkov.

Če pozabite klikniti te zavihke na dnu okna s podrobnostmi o stiku, boste morda spregledali nekatera polja, ki jih morate izpolniti za pomembne informacije. Torej, ne pozabite klikniti teh zavihkov!

Shranite nove kontaktne podatke.

Teoretično vam ni treba shranjevati novih kontaktnih podatkov; shranjeno je, če naredite nekaj od naslednjega:

• Izvedite katero koli drugo DEJANJE! ukaz, ki vključuje vse od dodajanja opombe ali prodajne priložnosti do načrtovanja sestanka.

• Premaknite se na drug zapis v bazi podatkov.

• Kliknite gumb Shrani (ki ga predstavlja majhna ikona diskete v orodni vrstici).

• Pritisnite Ctrl+S.