Ustvarjanje poročila s Crystal Reports 10

Ko zaženete Crystal Reports 10, običajno želite narediti eno od treh stvari: ustvariti poročilo, spremeniti poročilo ali zagnati poročilo glede na podatke v zbirki podatkov. Poročila vzamejo podatke iz baze podatkov, jih obdelajo, formatirajo in nato oddajo na tiskalnik, računalniški zaslon ali spletno mesto.

Crystal Reports ima vzorčno bazo podatkov, ki jo lahko uporabite za prakso. To je baza podatkov Microsoft Access za izmišljeno podjetje z imenom Xtreme Mountain Bikes Inc.

Xtreme.mdb baza podatkov vsebuje več tabel baz podatkov, ki so reprezentativne za tabel pravi proizvajalec koles lahko vzdržujejo. Tabele so napolnjene z vzorčnimi podatki, ki jih lahko manipulirate in prikažete s Crystal Reports. Te vzorčne podatke lahko uporabite kot osnovo za svoje prvo poročilo.

Če želite ustvariti poročilo, morate vedeti nekaj stvari:

• Katere tabele v bazi podatkov vsebujejo želene podatke

• Katere podatkovne elemente želite v teh tabelah

• Katere manipulacije s podatki je treba izvesti, da dobite informacije, ki jih želite

• Kako želite, da je vaše poročilo oblikovano

• Ne glede na to, ali ga uporabniki vašega poročila pridobijo s črno-belega tiskalnika, barvnega tiskalnika, lokalnega računalniškega zaslona ali spletnega mesta

Za namene tega uvoda (in za zdaj) si predstavljajte, da vse te stvari že poznate.

Zagon Crystal Reports 10

Verjetno ste izbrali Crystal Reports, ker imate bazo podatkov, ki vsebuje informacije, ki so za vas pomembne. Po vsej verjetnosti se podatki v tej zbirki podatkov sčasoma spreminjajo in želite biti v koraku z njenim trenutnim stanjem. Si lahko pridobite informacije, ki jih želite, tako da SQL poizvedb, a to bi bilo preveč všeč delo. Veliko bolje je ustvariti poročilo s Crystal Reports in nato poročilo zagnati, kadar koli želite najnovejše stanje informacij, ki vas zanimajo. Poročilo morate ustvariti samo enkrat, vendar ga lahko zaženete večkrat, pri čemer dobite najnovejše rezultate z vsakim naslednjim zagonom. Ni se vam treba naučiti SQL ali katere koli druge metode črpanja podatkov iz baz podatkov. Poročila, ustvarjena s Crystal Reports, so enostavna za sestavljanje, berljiva in razumljiva. Kaj bi lahko bilo boljše?

Prvi korak pri ustvarjanju poročila je zagon Crystal Reports iz menija Windows Start. Ko to storite, se prikaže glavno okno Crystal Reports, ki prikazuje pogovorno okno, ki vas pozdravlja v Crystal Reports.

Vabljeni, da izbirate med tremi možnostmi. Dokument Crystal Reports lahko ustvarite s čarovnikom za poročila ali tako, da začnete s praznim poročilom. Lahko pa tudi odprete poročilo, ki že obstaja, da ga spremenite ali zaženete.

Čeprav lahko čarovnik za poročila prihrani čas in delo, omejuje obliko poročila. To poglavje vas torej popelje prav do bistva in vam pokaže, kako ustvarite poročilo na svoj način, pri čemer začnete s praznim poročilom namesto s čarovnikom za poročila.

Uporaba možnosti praznega poročila

Če želite ustvariti poročilo iz nič, začenši z možnostjo praznega poročila, sledite tem korakom:

1. Zaženite Crystal Reports.

Prikaže se pogovorno okno Dobrodošli v Crystal Reports.

2. Izberite možnost Kot prazno poročilo in nato kliknite gumb V redu.

Prikaže se pogovorno okno Database Expert, ki prikazuje možna mesta za iskanje vira vaših podatkov.

3. V podoknu Razpoložljivi viri podatkov kliknite znak plus na levi strani mape Ustvari novo povezavo, da jo razširite.

To je mapa, ki jo izberete, ko ustvarjate poročilo iz nič. Ko se povežete z bazo podatkov, si Crystal Reports zapomni, kje je.

4. Dvokliknite vrsto baze podatkov, ki se ujema z vašim virom podatkov.

Crystal Reports prepozna različne vrste baz podatkov. Izbrati morate pravega. Če ne veste, katera vrsta je pravilna, vprašajte nekoga, ki je seznanjen z virom podatkov. Če želite slediti primeru, dvokliknite Access/Excel (DAO). Prikaže se pogovorno okno Access/Excel (DAO), ki vas vpraša, kako se povezati z vašim virom podatkov.

5. Kliknite gumb s tritočkovo (…) desno od polja Ime baze podatkov.

Prikažeta se datoteke Access in Excel v vašem sistemu. Ta primer uporablja datoteko baze podatkov Access z imenom xtreme. To morda ni tako enostavno, kot se sliši – datoteka se je nahajala na naslovu D:Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme.mdb.

Morda boste morali brskati, da bi našli to datoteko v vašem sistemu.

6. Kliknite gumb Dokončaj.

Znova se prikaže Database Expert, povezana z bazo podatkov xtreme.

7. Razširite vozlišče Tabele in nato dvokliknite tabelo, na kateri želite temeljiti poročilo.

Drevo v podoknu Razpoložljivi viri podatkov je sestavljeno iz številnih vozlišč, od katerih se nekatera odcepijo od drugih. Vsak vir podatkov ima štiri od teh vozlišč, ki se odcepijo od njega: Dodaj ukaz, tabele, poglede in shranjene procedure.

8. Če želite slediti primeru, razširite vozlišče Tabele in nato dvokliknite Izdelek.

S tem se tabela Izdelek kopira iz podokna Razpoložljivi viri podatkov v podokno Izbrane tabele.

9. Kliknite gumb V redu, da zaprete Database Expert.

Prazno poročilo zapolni okno.

Zavihek Oblikovanje (na levem robu) prikazuje pet razdelkov poročila:

• Glava poročila: Pojavi se samo na vrhu poročila in je prva stvar, ki jo vidi gledalec.

• Glava strani: Pojavi se pod glavo poročila in na vrhu vseh drugih strani v poročilu.

• Podrobnosti: Dejanska vsebina poročila.

• Razdelek z nogo poročila: Pojavi se za zadnjimi podrobnimi informacijami v poročilu.

• Noga strani: Pojavi se na dnu vsake strani poročila.