Urejanje dokumentov z IBM Workplace Services Express

Običajno lahko urejate svoje dokumente v IBM Workplace Services Express (WSE), glede na nastavitve dostopa do knjižnice dokumentov pa lahko urejate tudi dokumente soigralcev. Vendar včasih dokumentov sploh ne morete urejati, niti dokumentov, ki ste jih ustvarili sami.

Preprosto lahko ugotovite, ali lahko urejate dokument, saj ko ga odprete, vidite gumb Uredi ali ne.

Tukaj je nekaj razlogov, zakaj vam morda preprečite urejanje dokumenta:

• Knjižnica dokumentov morda ni nastavljena tako, da vam omogoča urejanje katerega koli od dokumentov, zaradi narave same knjižnice.

• Dokument je zaklenjen – bodisi ga ureja nekdo drug v vaši skupini ali pa ga je nekdo ročno zaklenil, da prepreči nadaljnje spremembe.

Ob predpostavki, da lahko urejate določen dokument – ​​ker imate pravilen dostop in dokument ni zaklenjen –, naslednji razdelki pokrivajo nekaj dodatnih stvari, ki jih lahko naredite z dokumentom poleg urejanja njegove dejanske vsebine.

Urejanje lastnosti dokumenta

Najpomembnejši del dokumenta je seveda njegova vsebina. Vendar je dokument še več, kar zadeva WSE.

Uredite lahko lastnosti dokumenta – polja, ki jim WSE sledi o vsakem dokumentu – kot so ime dokumenta, opis itd. Ta vsebina o dokumentu se včasih imenuje metapodatki. Lastnosti dokumenta so lahko zelo pomembne za zagotovitev, da lahko drugi člani ekipe najdejo dokument, še posebej, ko ga iščejo. Več informacij kot vključite v polja lastnosti, večja je verjetnost, da bodo drugi uporabniki lahko dostopali do vsebine v dokumentu in jo uporabljali.

Če želite urediti lastnosti dokumenta, ne glede na to, ali je bil ustvarjen z Officeom ali urejevalnikom WSE, sledite tem korakom:

1. Poiščite in odprite dokument, ki ga želite spremeniti, in kliknite gumb Uredi.

Prikaže se obrazec za urejanje dokumenta.

2. Z obrazcem Uredi dokument spremenite naslov, opis ali želeni jezik dokumenta.

3. Ko končate, po potrebi kliknite gumb Objavi, Pošlji v odobritev ali Shrani kot zasebni osnutek.

Dokument je shranjen in zaprt.

Zamenjava dokumenta

Občasno boste morda morali zamenjati dokument, ključavnico, zalogo in cev. To ni nekaj, kar počnete pogosto, včasih pa imate na lokalnem trdem disku datoteko, ki jo morate naložiti namesto dokumenta, ki je že v knjižnici. Ni treba posebej poudarjati, da je obstoječi dokument zamenjan - trajno - zato bodite previdni. Dokumenta, ki je bil shranjen kot osnutek v teku, ne morete zamenjati.

Uporabite te korake za zamenjavo obstoječega dokumenta v knjižnici dokumentov z dokumentom iz vašega računalnika:

1. Poiščite in odprite dokument, ki ga želite zamenjati.

2. Kliknite gumb Zamenjaj.

Prikaže se obrazec Zamenjaj dokument.

3. Kliknite gumb Prebrskaj in izberite datoteko na trdem disku, ki jo želite naložiti kot zamenjavo.

4. Po potrebi kliknite gumb Objavi, Pošlji v odobritev ali Shrani kot zasebni osnutek.

Nov dokument se prikaže v knjižnici dokumentov, stari pa izgine.

Premikanje ali kopiranje dokumenta

Čeprav so koraki za kopiranje in premikanje dokumenta skoraj enaki, so rezultati seveda različni. Ko kopirate dokument, dobite dve enaki različici dokumenta v dveh različnih mapah. Ko premaknete dokument, se dokument vzame iz izvirne mape in shrani v mapo, ki jo določite.

Za kopiranje ali premikanje dokumenta v knjižnici dokumentov uporabite te korake:

1. Poiščite in odprite dokument.

2. Izberite Več dejanj –> Kopiraj ali Več dejanj –> Premakni.

Prikaže se obrazec Kopiraj v mapo (ali Premakni v mapo).

3. Izberite ciljno mapo, kamor želite shraniti kopirani ali premaknjen dokument.

4. Kliknite V redu.

Dokument se kopira ali premakne na novo lokacijo.