Če svojega dela ne shranite v Officeov dokument, delovni zvezek ali predstavitev, vse, kar ste vnesli, izgine, ko zaprete aplikacijo ali izklopite računalnik. Če shranite svoje delo, ga shranite za kasnejšo uporabo. Ko pride »kasneje«, lahko datoteko odprete na različne načine.
Koraki za shranjevanje, odpiranje in tiskanje podatkovnih datotek so v vsaki aplikaciji skoraj popolnoma enaki, zato vam obvladovanje v enem programu daje veliko prednost pri drugih programih. V tem poglavju boste videli osnovne veščine, ki vam bodo koristile pri delu s podatkovnimi datotekami, ne glede na program, ki ga uporabljate.
V vsaki aplikaciji se v meniju Datoteka na seznamu Nedavni prikažejo povezave do nazadnje uporabljenih datotek. Kliknite gumb Datoteka in nato kategorijo Nedavne; nato kliknite katero koli nedavno uporabljeno datoteko, da jo hitro znova odprete.
Ko odprete in shranite več datotek, se seznam nedavno uporabljenih datotek spremeni. Če želite zagotoviti, da določena datoteka ostane na seznamu, kliknite ikono zatiča na njeni desni.
Če datoteka, ki jo želite odpreti, ni prikazana na seznamu Nedavni, kliknite ukaz Odpri (Datoteka→ Odpri), da se prikaže pogovorno okno Odpri. Od tam lahko izberete želeno datoteko in nato kliknete Odpri.
Če želite datoteko odpreti na drugem mestu kot privzeta mapa, lahko v pogovornem oknu Odpri preklopite na različne lokacije shranjevanja na enak način kot v pogovornem oknu Shrani kot.