9 odličnih nasvetov za zoom

Na tem seznamu je nekaj hitrih nasvetov o začetku uporabe Zooma , povečanju njegovih prednosti in zmanjšanju težav, ki jih imate z njim. Ne, naslednje strani ne predstavljajo izčrpnega seznama, kaj storiti in kaj ne, vendar sem svoje predloge strnil v seznam, ki ga je mogoče prigrizniti.

©Cabeca de Marmore/Shutterstock.com

Preizkusite, preden kupite

Skoraj vsak priljubljen prodajalec programske opreme je v takšni ali drugačni meri sprejel poslovni model freemium. Zoom ni izjema od tega pravila. Tako lahko vsak začne uporabljati srečanja in klepet ter številne njegove funkcije v nekaj minutah in brezplačno. Zaposleni lahko odklenejo dodatne dobrote, ko delodajalci nadgradijo svoje načrte s koristnimi dodatki.

Razmislite o Grohl Records, fiktivni družbi, ki je nova pri Meetings & Chat. Vidim Grohlovo utemeljitev za brcanje pnevmatik, zlasti v majhnem obsegu. Grohl na primer kupi nekaj licenc za zaposlene v svojem prodajnem oddelku. Iz kakršnega koli razloga pa se prodajni zastopniki in stranke borijo s srečanji in klepetom. (Ne pozabite, da nobena tehnologija ne zagotavlja 100-odstotne uspešnosti.) Po nekaj mesecih lahko Grohl poišče drugo orodje za videokonference z minimalnimi stroški in motnjami.

Razmislite o nadgradnji obstoječega načrta povečave vašega podjetja

Zagotovo Zoomov načrt za osnovna srečanja in klepet ponuja robustne funkcije in velikodušne omejitve dolžine klica, števila udeležencev sestanka in še več. Veliko posameznikov in podjetij meni, da ta načrt zadostuje za njihove relativno omejene potrebe. Ne zamerim jim, če se odločijo izkoristiti brezplačno ponudbo srečanj in klepetov podjetja, zlasti v težkih gospodarskih časih.

Iz dveh razlogov za večino podjetij pride do točke, ko je nadgradnja smiselna. Dodatne funkcije Zooma pogosto več kot upravičijo njihove nominalne stroške. Podjetja v osnovnem načrtu ne morejo uporabljati vlog, uporabniških skupin in skupin IM. Prav tako nimajo zmožnosti snemanja sestankov v oblak, prejemanja prepisov sestankov in poostritve varnosti. Čeprav mnogi uporabniki Zoom-a, ki se razlikujejo od vrtov, morda ne bodo v celoti cenili pomena teh funkcij, IT ljudje, ki so vredni svojega truda, to zagotovo storijo.

Če vas ta argument ne pretrese, potem bo morda ta. Z nadgradnjo prenehate biti uporabnik Zooma in postanete stranka Zooma. Verjemite mi: razlika je več kot le semantika.

Za primerjavo, če se smatrate za stranko Facebooka, se na žalost motite – razen če plačate družbenemu omrežju za oglaševanje na njem. Google Hangouts, nove Facebookove sobe Messenger in druge brezplačne možnosti za videokonference se morda zdijo seksi. Ne pozabite pa, da če ne plačate ničesar za izdelek podjetja, ste njegov izdelek vi. Vi ste samo sredstvo za dosego cilja.

Varnost vzemite resno

Prvi bom priznal, da številne funkcije Zooma, povezane z varnostjo in zasebnostjo, povzročajo trenja. To pomeni, da skupaj otežujejo prijavo, komunikacijo in sodelovanje. Na primer, omogočanje 2FA zahteva čas, prav tako pa je treba poiskati in vnesti šestmestno potrditveno kodo, ko se prijavite na spletni portal Zoom. Enako za omogočanje čakalnic za sestanke in zahtevanje gesel za sestanke.

Zoom svojih uporabnikov in strank ne prisili, da omogočijo številne od teh funkcij, vključno s prejšnjimi tremi. Glede na vašo vlogo v organizaciji je morda nekdo nad vami te možnosti že nastavil globalno, zaradi česar je vaša izbira, da jih aktivirate, sporna.

Brass tacks: Vi in vaši kolegi bi bilo pametno, če bi se zmotili na strani previdnosti. Vaša poslovna in osebna komunikacija sta preveč pomembna, da bi počeli kaj drugega. Na žalost se je veliko preveč ljudi v preteklosti obnašalo, kot da hekerji nikoli ne bi skrbeli zanje, le da bi našli njihova občutljiva sporočila in fotografije na 4chan ali Dark Web.

Ups.

Če parafraziram Cher, "Če bi lahko zavrteli čas nazaj..."

Naj bo Zoom posodobljen

Sredi devetdesetih let prejšnjega stoletja so prodajalci programske opreme običajno enkrat letno izdali nove različice in nadgradnje prek polževe pošte. Namestitev je vključevala vstavljanje disket ali zgoščenk v računalnik. Ročni postopek lahko traja eno uro ali več.

Danes je to precej drugačna zgodba. Prodajalci programske opreme redno izdajajo nove različice, nadgradnje in popravke z bliskovito hitrostjo. (Ta trend je naredil pisanje knjig Za LuckyTemplates izziv, vendar je to pogovor za drug dan.)

Na koncu: uporabniki in stranke Zooma morajo biti na tekočem s posodobitvami programske opreme. Ignorirajte te rdeče značke na svojih napravah na lastno odgovornost.

Ustvarite osebni Zoom račun

Chuck je partner v HHM, prestižni odvetniški pisarni s sedežem v Albuquerqueju v Novi Mehiki. HHM je kupil licenco za Zoom, Chuck pa pogosto uporablja Zoom za videokonference s strankami, ko mora delati od doma.

Ali bi Chuck lahko uporabil HHM-ov račun Zoom za zadeve, ki niso HHM, na primer, ko vodi videoklepete s svojo bivšo ženo Rebecco in bratom Jimmyjem? Seveda, in morda se bo celo znebil. Kljub temu bi bilo treba ustvariti ločen račun Zoom za svojo osebno uporabo.

Skrbniki in lastniki Zooma lahko preprosto izvajajo različna poročila o uporabi članov. V preteklosti so mnoga podjetja odpuščala zaposlene zaradi uporabe lastnine in storitev podjetja za svoje osebne namene. Nisem odvetnik za delo, vendar verjetno ne boste našli sočutnega sodnika, če boste na ta način uporabljali storitve Zooma.

Dvakrat izmerite in enkrat odrežite

Recimo, da se boste lotili uporabe funkcije Zoom, ki je ne poznate. Morda je to srečanje velike skupine ali vaš prvi Zoom webinar. V obeh primerih je poskusna vožnja v vašem interesu.

Primer: aprila 2020 sem za svojo alma mater univerzo Carnegie Mellon vodil webinar o delu na daljavo. Iz nekaj razlogov je šlo gladko.

Najprej sem se po tem, ko sem se strinjal z izvedbo spletnega seminarja, povezal z voditeljico webinarja Melisso Turk. V nekaj tednih sva si izmenjala osnovne informacije prek Slacka in Google Dokumentov. (Deli mojo odpor do nenehnih e-poštnih niti.)

Drugi in najpomembnejši tukaj, nekaj dni pred oddajo, smo izvedli poskusni webinar za 30 minut v Zoomu. (Turkovo znanje o spletnih seminarjih Zoom je obsežno.) Logistiko zvoka, videa in skupne rabe zaslona smo izdelali vnaprej, ne pred stotinami udeležencev.

Razvijte načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih za pomembne sestanke

Bolje imeti in ne rabiti, kot potrebovati in ne imeti.

— FRANZ KAFKA

Recite, da boste uporabili Zoom za razgovor za svojo sanjsko službo. Morda ponujate potencialne stranke za izdelke in storitve svojega podjetja. Z dobrim razlogom ne pričakujete nobenih tehničnih težav. Konec koncev, po vaših izkušnjah so bila srečanja in klepet izjemno zanesljiva za tako priljubljeno orodje.

Bi stavili na svoje življenje, da bo vaš klic potekal brez incidentov?

Natančneje, kaj se zgodi, če izgubite moč? Kaj pa, če Zoom ni na voljo ali pa je zakasnitev klica presenetljivo visoka? Kaj pa, če udeleženec ključnega klica ne more ugotoviti Zooma ali se njen računalnik zruši? Kaj počneš? Premisli hitro. Ura tiktaka.

Po stotinah klicev Zooma še nisem doživel nobenega od teh katastrofalnih scenarijev. Če pa se kdaj zgodijo, se moj krvni tlak ne bo podvojil, ker sem že oborožen z ustrezno rezervo. Dolgo preden sem začel resno uporabljati srečanja in klepet, sem se zanašal na brezplačen konferenčni klic, (očitno) brezplačno storitev, ki svojim uporabnikom omogoča, da vodijo posamezne skupinske zvočne klice, jih snemajo ter shranjujejo in distribuirajo po želji. (Mimogrede, obstaja veliko podobnih orodij.)

Da ne bo pomote: moja privzeta želja je te dni, da vse svoje avdio in video klice zadržim prek srečanj in klepeta, in ne samo zato, ker raziskujem Zoom. Je pa naravnost neumno, če nimate pripravljenega varnostnega komunikacijskega orodja, če se kaj pokvari. Za vsak slučaj imam vedno pri roki svoje poverilnice za storitev Brezplačni konferenčni klic.

Pri zrelih podjetjih pričakujte določeno odpornost proti povečanju

Če sem se v letih, ko sem se ukvarjal s podjetniško tehnologijo, naučil ene stvari, je to, da ljudje običajno sovražijo spremembe.

Recimo, da delaš v velikem, uspešnem in konzervativnem farmacevtskem podjetju. Imenujte to Hogarth Drugs. Njenih 40.000 zaposlenih že desetletje ali več uporablja Webex kot glavno orodje za videokonference. Če jih takoj prisilite v uporabo Zooma, ker je Hogarth kupil licenco za Enterprise, bo to verjetno razburilo nekaj perja. Verjetnost je, da bodo Roger, Syd in vsaj nekaj drugih tarnarjev našli manjšo razliko med Webexom in Zoomom in naredili nemir zaradi tega. Organizacijska politika v svojem najboljšem stanju.

Ali naj Hogarth zadrži Zoom, ker je nekaj škripajočih koles povzročilo nekaj hrupa? Seveda ne, a njeno vodstvo bi moralo pričakovati vsaj malo nezadovoljstva zaposlenih.

Izogibajte se utrujenosti z zoomom

Zoom je poenostavil in izboljšal postopek izvajanja videokonferenc. Skupaj z inovativno tehnologijo, robustnimi funkcijami in vrhunsko kakovostjo klicev vas morda zamika, da uporabite video za vsako srečanje in pogovor s svojimi strankami, sodelavci, prijatelji in družinskimi člani.

ne.

Dr. Jeremy Bailenson je avtor uspešnic, strokovnjak za virtualno resničnost, ustanovni direktor laboratorija za virtualno človeško interakcijo na univerzi Stanford in na splošno pameten tip. Njegove obsežne raziskave kažejo, da neupoštevanje videokonference povzroči, kot pravi, neverbalno preobremenitev . (Preberite njegovo pronicljivo delo v Wall Street Journalu .)

Občasno izključitev spletne kamere daje vašim možganom prepotreben oddih.