10 uporabnih nastavitev Gmaila

Gmail, ena od aplikacij G Suite , ponuja razmeroma preprost vmesnik na površini, vendar poglobite malo globlje in vidite, da ima aplikacija globljo stran – stran z nastavitvami in njeno navidez neskončno ponudbo možnosti, konfiguracij in prilagoditev. Tam je veliko stvari.

Ja, seveda, veliko nastavitev bi moralo biti označeno samo za piflarje. Vendar pa je na voljo prava zakladnica nastavitev, ki so dejansko uporabne v resničnem svetu in vam lahko pomagajo biti bolj produktivni, učinkovitejši, bolj zdravi, bogatejši in modrejši. (No, morda ne zadnje tri; ampak nikoli ne veš!)

Oglejte si deset izjemno uporabnih in praktičnih nastavitev Gmaila, povezanih z dvema glavnima nalogama Gmaila: pošiljanjem sporočil in branjem sporočil. Pripravite se na presenečenje!

5 čudovitih nastavitev pošiljanja

Pošiljanje e-pošte se zdi tako preprosto: kliknete Sestavi, vstavite naslov ali tri, ustvarite hitro vrstico Zadeva, napišete samo sporočilo in nato kliknete Pošlji. Kaj bi še lahko rekli o tako preprostem postopku?

No, kar malo, kot kaže. Gmail dejansko ima kar nekaj nastavitev, zaradi katerih je pošiljanje stvari še bolj uporabno. Ta razdelek vas popelje skozi pol ducata (minus ena) nastavitev in funkcij, ki jih želite dodati v svoj komplet orodij za pošiljanje.

Pošiljanje sporočila kot golo besedilo

Ko pošljete e-pošto, lahko uporabite enega od dveh načinov sporočil:

• Obogateno besedilo: ta način vam omogoča, da besedilo sporočila okrasite s pisavami, barvami in slogi, kot so krepki in poševni tisk. To je Gmailova privzeta oblika in skoraj vsa sporočila danes uporabljajo to obliko.
• Navadno besedilo: ta način ne ponuja nobenega oblikovanja za vaše besedilo: brez pisav, brez velikosti črk, brez poševnega pisava.

Kakšna je uporaba tega načina z navadnim besedilom? Danes je to redko, vendar še vedno obstaja nekaj zelo starih ali zelo preprostih e-poštnih programov, ki se zadušijo, ko so soočeni z obogatenim besedilom. Če nekomu pošljete e-pošto z obogatenim besedilom in se ta oseba pritoži, da je vaše besedilo le gumbo nerazumljivih simbolov, morate svoje sporočilo znova poslati v načinu z navadnim besedilom. Evo, kako se to naredi:

Ustvarite, naslovite in sestavite svoj e-poštni naslov.

Kliknite Več možnosti. Več možnosti so tri navpične pike v spodnjem desnem kotu okna Novo sporočilo. (To je poudarjeno na sliki.)

V meniju, ki se prikaže, kliknite, da izberete Način navadnega besedila. Gmail doda kljukico na levi strani ukaza, kot je prikazano. Gmail tudi odstrani vse oblikovanje iz besedila vašega sporočila.

Ko izberete ukaz Način navadnega besedila, Gmail odstrani vse vaše obstoječe oblikovanje besedila in ga zavrže. Morda mislite, da bi izklop načina z navadnim besedilom obnovil vaše prejšnje oblikovanje, vendar ne, to se ne zgodi. Zato, če imate natančno oblikovano sporočilo, dvakrat premislite, preden vklopite ukaz za način navadnega besedila.

Kliknite Pošlji. Gmail pošlje vaše sporočilo v navadnem besedilu.

Če želite poslati sporočilo brez oblikovanja besedila, izberite možnost Način navadnega besedila.

Nastavitev privzetega odgovora

Kot boste izvedeli nekoliko kasneje v tem poglavju, ko odprete sporočilo, Gmail ponudi gumb Odgovori, ki ga kliknete, da pošljete odgovor osebi, ki je poslala sporočilo. Če je bilo sporočilo poslano dvema ali več osebam in želite svoj odgovor poslati vsem, morate klikniti gumb Več in nato Odgovori vsem.

Veliko ljudi ugotovi, da uporabljajo Odgovori vsem pogosteje kot Odgovori, tako da dodatni klik na gumb Več moti. Na srečo lahko od Gmaila zahtevate, da preklopi in nastavite gumb Odgovori vsem za privzeti gumb, Odgovori pa za gumb, do katerega dostopate tako, da najprej kliknete Več. Takole:

Izberite Nastavitve→ Nastavitve. Gmail odpre stran z nastavitvami z prikazanim zavihkom Splošno.

Za nastavitev Privzeto vedenje odgovora kliknite izbirni gumb Odgovori vsem, kot je prikazano. Če se želite vrniti na privzeto možnost Odgovori, namesto tega kliknite izbirni gumb Odgovori.

Kliknite gumb Shrani spremembe na dnu strani z nastavitvami.

Kliknite izbirni gumb Odgovori vsem, da nastavite ta ukaz kot privzeto vedenje odgovora v Gmailu.

Odgovor in arhiviranje v enem zamahu

Arhiviranje sporočila – premikanje sporočila v Gmailovo mapo Vsa pošta – je zadeva v dveh korakih:

Kliknite Odgovori, da pošljete odgovor pošiljatelju sporočila.

Kliknite Arhiv, da prejeto sporočilo premaknete v mapo Vsa pošta.

Če se vam zdi, da izvajate ta dva koraka znova in znova, lahko hitro nagovorite Gmail, da ju združi v en sam korak:

Izberite Nastavitve→ Nastavitve. Gmail odpre stran z nastavitvami z prikazanim zavihkom Splošno.

Za nastavitev Pošlji in arhiviraj kliknite gumb Prikaži gumb »Pošlji in arhiviraj« v izbirnem gumbu Odgovori. Če se želite vrniti na privzeto vedenje, namesto tega kliknite gumb Skrij »Pošlji in arhiviraj« v izbirnem gumbu Odgovori.

Kliknite gumb Shrani spremembe na dnu strani z nastavitvami.

Zdaj, ko kliknete Odgovori ali Odgovori vsem, se prikaže okno s sporočilom, ki vključuje gumb Pošlji (tisti na desni) in gumb Pošlji in arhiviraj (tisti na levi). Če kliknete Pošlji in arhiviraj, Gmail pošlje odgovor in samodejno premakne izvirno sporočilo v mapo Vsa pošta. Sladko na kvadrat!

Kliknite gumb Pošlji in arhiviraj, da samodejno arhivirate izvirno sporočilo.

Nastavitev privzetega sloga besedila

Prej v tem poglavju sem govoril o tem, kako lahko oblikujete besedilo sporočila z drugačno pisavo, velikostjo besedila, barvo in drugimi atributi. Če ugotovite, da nenehno izvajate iste prilagoditve oblikovanja besedila, lahko prihranite nekaj obrabe na prstih, tako da te prilagoditve nastavite v Gmailu, ki je enakovreden kamenu. Gmail ponuja nastavitev privzetega sloga besedila, ki vključuje pisavo, velikost vrste in barvo besedila. Sledite korakom, da spremenite to nastavitev v nekaj, kar ustreza vašemu tipografskemu slogu:

Izberite Nastavitve→ Nastavitve. Gmail odpre stran z nastavitvami z prikazanim zavihkom Splošno.

Za nastavitev privzetega sloga besedila uporabite kontrolnike Pisava, Velikost in Barva besedila, da oblikujete besedilo po želji. Pod temi kontrolniki besedilo To je, kako bo izgledalo vaše telo besedila, prikazuje rezultat vašega dela.
Če naredite nered, lahko začnete iz nič, tako da kliknete ikono Odstrani oblikovanje (označeno na sliki).

Kliknite gumb Shrani spremembe na dnu strani z nastavitvami.

Uporabite kontrolnike privzetega sloga besedila, da prilagodite svoje e-poštno besedilo.

Preprečevanje, da bi Gmail samodejno ustvaril stike

Ena od privzetih nastavitev Gmaila je, da ko pošljete novo sporočilo – ali odgovorite na sporočilo – nekomu, ki ni v vaši aplikaciji Stiki, Gmail samodejno doda e-poštni naslov te osebe v razdelek Drugi stiki v aplikaciji Stiki.

Zakaj bi Gmail to storil? Ker tako naslednjič, ko začnete vnašati e-poštni naslov te osebe v polje Za, Kp ali Skp, Gmail prikaže naslov, tako da ga lahko izberete, namesto da vnesete celotno stvar. To se imenuje samodejno izpolnjevanje naslova.

To je vsekakor hvalevreden razlog, vendar to pomeni, da boste v aplikaciji Stiki na koncu imeli na tone potencialno neuporabnih naslovov. Seveda so ti naslovi shranjeni v razdelku Drugi stiki, vendar če res ne želite, da se vsi ti naslovi kopičijo, lahko izklopite samodejno izpolnjevanje naslovov, tako da sledite tem korakom:

Izberite Nastavitve→ Nastavitve. Gmail odpre stran z nastavitvami z prikazanim zavihkom Splošno.

Pomaknite se navzdol do nastavitve Ustvari stike za samodejno dokončanje in nato kliknite izbirni gumb Sam bom dodal stike, kot je prikazano.

Kliknite gumb Shrani spremembe na dnu strani z nastavitvami.

Kliknite izbirni gumb Sam bom dodal stike.

5 izjemnih nastavitev branja

Zdi se, da je branje sporočil v Gmailu še eno nepomembno opravilo na tej strani. Konec koncev, če želite prebrati sporočilo, ga kliknete in nato preberete besedilo, bodisi v oknu sporočila ali v podoknu za branje. Končano in opravljeno, kajne? Ne tako hitro. Gmail ima veliko nastavitev, s katerimi lahko prilagodite bralno izkušnjo svojemu slogu. Preostanek tega poglavja vas popelje skozi pet najbolj uporabnih.

Izklop pogleda pogovora

Gmail privzeto organizira sporočila po pogovoru , ki se nanaša na izvirno sporočilo in vse njegove odgovore, odgovore na odgovore itd. To je smiselna nastavitev, saj omogoča enostavno opazovanje trenda pogovora in iskanje določenega odgovora. Pogovori ohranjajo tudi vašo mapo »Prejeto« urejeno, saj je celoten pogovor v enem samem »sporočilu« v mapi »Prejeto«.

Kljub temu veliko ljudi ne mara organiziranja sporočil po pogovorih, ker so vsa sporočila »skrita« v izvirnem sporočilu. Ti ljudje raje vidijo vsa svoja sporočila na prostem.

Če spadate v ta tabor, lahko sledite tem korakom, da izklopite Gmailov privzeti pogled pogovorov:

Izberite Nastavitve→ Nastavitve. Gmail odpre stran z nastavitvami z prikazanim zavihkom Splošno.

Pomaknite se navzdol do nastavitve Pogled pogovora in nato kliknite izbirni gumb Pogled pogovora izklopljen, kot je prikazano.

Kliknite gumb Shrani spremembe na dnu strani z nastavitvami.

Kliknite izbirni gumb Pogled pogovora izklopljen.

Dodajanje označevalcev pomembnosti

Gmail spremlja, kako uporabljate aplikacijo in sporočila, ki jih prejmete, da bi ugotovil, katera sporočila so pomembna in katera ne. Če Gmailova analiza pove, da je sporočilo pomembno, Gmail sporočilu samodejno doda oznako Pomembno, kar pomeni, da si lahko sporočilo ogledate zunaj hrupa v mapi »Prejeto«, tako da v glavnem meniju izberete oznako Pomembno.

To je zelo priročno, vendar je v tej juhi muha: edini način, da ugotovite, ali je Gmail sporočilo razglasilo za pomembno, je ogled vsebine oznake Pomembno. To pomeni, da Gmail v mapi »Prejeto« ne navaja, katera sporočila so pomembna in katera ne.

Če se vam zdi to preprosto narobe, to lahko odpravite tako:

Izberite Nastavitve→ Nastavitve. Gmail odpre stran z nastavitvami z prikazanim zavihkom Splošno.

Kliknite zavihek Prejeto.

Za nastavitve oznak pomembnosti kliknite izbirni gumb Pokaži oznake, kot je prikazano.

Če menite, da je grozljivo, da Gmail analizira vaša sporočila glede pomembnosti, vas slišim. Na srečo lahko to vedenje vohanja izklopite. Na zavihku Prejeto kliknite izbirni gumb Ne uporabljaj mojih preteklih dejanj za predvidevanje, katera sporočila so pomembna, in nato kliknite Shrani spremembe.

Kliknite gumb Shrani spremembe na dnu strani.

Kliknite izbirni gumb Pokaži oznake.

Nastavitev največje velikosti strani

Gmailove oznake so lahko na koncu s tono sporočil. Gmail obravnava dolge sezname sporočil tako, da jih razdeli na ločene strani z do 50 sporočili (ali pogovori, če še vedno uporabljate pogled pogovorov) na stran. Odvisno od tega, kako delate, se bo 50 zdelo bodisi smešno veliko ali smešno majhno število.

Kakorkoli že, številka ni določena in lahko sledite tem korakom, da nastavite drugačno največjo velikost strani:

Izberite Nastavitve→ Nastavitve. Gmail odpre stran z nastavitvami z prikazanim zavihkom Splošno.

Za nastavitev največje velikosti strani uporabite spustni seznam Pokaži X pogovorov na stran, da izberete, koliko sporočil (ali pogovorov) želite na stran, kot je prikazano.

Kliknite gumb Shrani spremembe na dnu strani z nastavitvami.

S spustnim seznamom Prikaži X pogovorov na stran izberite največjo velikost strani.

Upravljanje obvestil

Gmail privzeto ne prikaže obvestila na namizju vašega računalnika, ko pride novo sporočilo. To je verjetno prav tako, ker so številne študije pokazale, da je obvestilo o novo prejetem sporočilu (in spremljajočem »ping«) veliko odvrača pozornost in zato velik ubijalec produktivnosti.

Kljub temu boste morda vseeno želeli tvegati, da vas motijo, in dajte Gmailu dovoljenje za prikaz obvestil na namizju. Prav tako je mogoče konfigurirati Gmail tako, da prikazuje obvestilo samo za sporočila, označena kot Pomembno, zato upoštevajte, da je to kompromis, ki ga je vredno upoštevati.

Spodaj so navedeni koraki, ki jih morate upoštevati, če želite Gmailu dati dovoljenje za prikaz obvestil na namizju in konfigurirati ta obvestila:

Izberite Nastavitve→ Nastavitve. Gmail odpre stran z nastavitvami z prikazanim zavihkom Splošno.

V nastavitvi Obvestila namizja kliknite Kliknite tukaj, da omogočite obvestila namizja za pošto podjetja (kjer je podjetje ime vašega podjetja). Vaš spletni brskalnik vas vpraša, ali želite dovoliti, da mail.google.com prikazuje obvestila, kot je prikazano.

Vaš brskalnik želi vedeti, ali boste Gmailu dovolili prikazovanje obvestil.

Kliknite Dovoli.

Izberite želeno možnost obveščanja na namizju:

• Vklopljena nova obvestila o pošti: kliknite ta izbirni gumb, če si želite ogledati obvestilo na namizju za vsa dohodna sporočila.
• Pomembna poštna obvestila vklopljena: kliknite ta izbirni gumb (kot je prikazano), če želite videti obvestilo na namizju samo za dohodna sporočila, ki jih Gmail označi kot pomembna.

Kliknite gumb Shrani spremembe na dnu strani z nastavitvami.

Kliknite izbirni gumb Pomembna e-poštna obvestila na, če si želite ogledati obvestila na namizju samo za pomembna sporočila.

Označuje sporočila, poslana samo vam

Če prejmete veliko pošte z poštnih seznamov in podobnih skupinskih sporočil, je priročno razlikovati med sporočili, ki jih prejmete prek seznama ali skupine, in sporočili, naslovljenimi neposredno na vas. (Tako ločevanje sporočil ima dodatno prednost izboljšanja zaznavanja neželene pošte, ker je veliko neželenih sporočil poslanih kot množična pošiljanja.)

Za sporočila, ki jih prejmete, so tukaj dejansko trije ravni naslavljanja, ki jih je treba razlikovati:

• Sporočila, poslana na en sam naslov, ki predstavlja poštni seznam ali skupino
• Sporočila, poslana na več posameznih naslovov, vključno z vašim
• Sporočila so poslana samo na vaš naslov

Ni vsesplošno res, toda z vašega zornega kota je mogoče prejšnji seznam obravnavati kot pokazatelj vse večje ustreznosti sporočila. To pomeni, da sporočila, poslana na poštni seznam ali skupino, bolj verjetno niso tako pomembna; sporočila, ki jih prejmete in so bila poslana več osebam, bodo verjetno bolj pomembna; in sporočila, poslana samo vam, bodo verjetno najbolj pomembna.

Gmail ima funkcijo, imenovano kazalniki osebne ravni, ki odraža to hierarhijo ustreznosti:

• Sporočila, poslana na en sam naslov, ki predstavlja poštni seznam ali skupino, ne dobijo nobenega indikatorja.
• Sporočila, poslana na več posameznih naslovov, vključno z vašim, dobijo indikator puščice (›).
• Sporočila, poslana samo na vaš naslov, dobijo indikator z dvojno puščico (»).

Če se to zdi smiselno, sledite tem korakom, da začnete uporabljati kazalnike osebne ravni:

Izberite Nastavitve→ Nastavitve. Gmail odpre stran z nastavitvami z prikazanim zavihkom Splošno.

Pomaknite se navzdol do nastavitve Personal Level Indicators in kliknite izbirni gumb Pokaži indikatorje, kot je prikazano.

Kliknite gumb Shrani spremembe na dnu strani z nastavitvami.

Kliknite izbirni gumb Pokaži indikatorje.