Adobe Acrobat Creative Suite 5 vključuje orodja, ki olajšajo pretvorbo datotek Microsoft Word in Excel v PDF. Ko namestite Acrobat v računalnik, išče programe Microsoft Office. Če Acrobat najde Word, Excel, PowerPoint ali Outlook, v te programe namesti dodatek – Izdelovalec PDF, ki pomaga pretvoriti dokumente Microsoft Office v PDF z enim klikom.
Čeprav sta Microsoft Word in Excel razširjena standarda v mnogih poslovnih računalnikih, nista vedno najboljša izbira za distribucijo dokumentov.
Oblikovanje dokumentov Microsoft Word in preglednic Excel se spreminja glede na pisave, ki so na voljo na uporabnikovem računalniku ali celo na tiskalniku, s katerim tiskajo, medtem ko datoteke PDF lahko ohranijo skladnost datoteke na različnih vrstah računalnikov.
Poleg tega je mogoče datoteke Microsoft Word in Excel enostavno urejati, uporabniki pa lahko tudi kopirajo in ekstrahirajo informacije iz teh datotek z nekaj omejitvami, medtem ko je datoteke PDF težje kopirati in jih je mogoče zavarovati z robustnimi varnostnimi možnostmi.
Pretvorba datoteke Word ali Excel v datoteko PDF premaga te omejitve in je precej preprosta. Izbirajte med dvema metodama:
-
V programu Microsoft Word ali Excel se prepričajte, da je dokument, ki ga želite pretvoriti v datoteko PDF, odprt in nato kliknite gumb Ustvari PDF v glavni orodni vrstici, da pretvorite dokument.
-
Z Office 2003 ali starejšo različico izberite Adobe PDF→ Pretvori v Adobe PDF.
Ne glede na to, katero metodo izberete, morate določiti lokacijo ustvarjene datoteke PDF in poimenovati datoteko, razen če ste spremenili nastavitve Izdelovalca PDF.
V sistemu Office 2007 kliknite gumb Nastavitve na zavihku Acrobat ali pri starejših različicah Officea izberite Acrobat→ Spremeni nastavitve pretvorbe. V pogovornem oknu Adobe PDF Maker počistite možnost Poziv za ime datoteke PDF, tako da se datoteke PDF ustvarijo v enem koraku brez vnosa imena datoteke PDF.
V dokumente PDF, ki jih ustvarite, lahko dodate funkcionalnost. Kliknite zavihek Preference, če delate v sistemu Office 2007 ali izberite Acrobat→ Spremeni nastavitve pretvorbe v starejših različicah Officea. V pogovornem oknu, ki se prikaže, preglejte naslednje nastavitve:
-
Priloži izvorno datoteko : povzroči, da se izvirni dokument Officea vdela v datoteko PDF kot priloga. Ko se datoteka PDF distribuira, je izvirna izvorna datoteka vključena v datoteko PDF.
-
Ustvari zaznamke : doda interaktivne zaznamke, ki olajšajo krmarjenje po datoteki PDF. Zaznamki so dodani na podlagi slogov Microsoft Word, kot je besedilo, ki je oblikovano kot naslov 1. Zaznamki se prikažejo na plošči Zaznamki, ko si ogledujete PDF.
-
Dodaj povezave : samodejno pretvori Wordove povezave, kot so spletni naslovi, v povezave PDF, ki jih lahko uporabite pri ogledu datoteke v programu Acrobat ali Adobe Reader. V pogovornem oknu z nastavitvami Izdelovalca PDF kliknite zavihek Word za dostop do dodatnih možnosti povezav, ki jih je mogoče vgraditi v datoteke PDF, ustvarjene iz Worda.