Tips for effektiv administrasjon og organisering av datafiler

Hvordan filene er ordnet på datamaskinen din er ekstremt viktig fordi denne handlingen bidrar til å sikre at systemet kjører jevnt og stabilt. Denne artikkelen vil foreslå deg noen enkle, men effektive måter å administrere filer på datamaskinen din på !

Tips for effektiv administrasjon og organisering av datafiler

• Slett papirkurven
• Grupper filer i mapper
• Lag en konsekvent navnekonvensjon
• Få rask tilgang til mapper og filer
• Bruk leverandører av skylagring
• Slett dupliserte filer og bruk hurtigtaster
• Bruk en notatapp
• Lagre bare gamle filer hvis du virkelig trenger dem

Slett papirkurven

Hvis det er unødvendige data på datamaskinen din, finn den og slett den så snart som mulig. Dette er en god løsning for å rydde opp i stasjonen og "velkommen" nye nyttige data. Du kan se trinn-for-trinn-veiledningen for rengjøring av Windows 10 på den beste måten . Hvis du ved et uhell sletter noen data, kan du alltid gjenopprette dem fra papirkurven.

Grupper filer i mapper

Kataloger er "kjernen" i god systemorganisasjon. De lar deg gruppere filer i logiske samlinger. Som standard har Windows biblioteker som Dokumenter og Bilder tilgjengelig . I Filutforsker, høyreklikk og velg Ny > Mappe for å begynne å lage.

Du kan strukturere mappene dine på papir før du begynner å organisere. Du kan for eksempel skille Bilder- mappen etter hendelser, personer, steder... eller dele Dokumenter i dokumenter for jobb og liv. Du kan også opprette mapper i mapper. Ikke prøv å gå for dypt, for du må hele tiden klikke deg gjennom mapper for å finne informasjonen du ønsker.

Lag en konsekvent navnekonvensjon

Det er best å ha en konsekvent navnekonvensjon for både mapper og filer. Denne konvensjonen bør være kortfattet og tydeliggjøre hva som er inni uten å måtte åpne den. Ikke glem File Explorer kan vise deg mange flotte metadata. Gå til Vis > Legg til kolonner på båndet . Her kan du legge til kolonner som Dato endret , Type og  Forfattere . Dette betyr at du ikke trenger å inkludere den informasjonen i filnavnet.

Noen navnekonvensjonstips som er verdt å prøve:

• Når du bruker sekvensielle tall i begynnelsen av et navn, bruk 0 for å hjelpe til med klassifiseringen (f.eks. 001, 002).
• Sørg for at uttale og grammatikk er riktig slik at de vises riktig i hvert søk.
• Ikke bruk forkortelser fordi det er lett å glemme betydningen deres etter en stund uten å bruke dem regelmessig.

Få rask tilgang til mapper og filer

Det er flott å organisere filer i et mappesystem, men du trenger ikke å navigere gjennom denne strukturen hver gang du vil finne noe. Windows har en kraftig søkefunksjon. Du åpner bare Start- menyen , begynner å skrive og den vil skanne alt på PC-en din.

Du kan feste ofte brukte mapper til Start- menyen . Høyreklikk og velg Fest til Start for å gjøre dette. Alternativt kan du dra mappen til oppgavelinjen for å feste den her. Høyreklikk deretter på Filutforsker- ikonet , det vil vises i delen festet .

Til slutt kan du justere File Explorer for en bedre dataoversikt. Bytt til Vis- fanen på båndet . Her kan du velge forskjellige sorteringsmetoder, aktivere detaljpanelet , endre layoutoppsettet og mye mer. Du kan også endre alternativer per mappe. For eksempel stort ikonoppsett for fotomapper, listeformat for dokumenter...

Bruk leverandører av skylagring

Hvis du regelmessig samarbeider med andre via filer eller flytter mellom enheter som bærbare og stasjonære datamaskiner, kan det være en skikkelig hodepine å sende filer frem og tilbake. Som et resultat vil du ha mange filer på forskjellige steder. For å fikse dette problemet, bruk en gratis skylagringsleverandør som OneDrive, Google Drive. Disse tjenestene integreres ofte direkte i File Explorer slik at du kan administrere alle filene dine på ett sted og synkronisere dem på tvers av alle enheter.

Slett dupliserte filer og bruk hurtigtaster

Å ha flere kopier av samme fil sløser ikke bare med plass, men forhindrer også endringer mellom dem. Dette resulterer i at du har mange forskjellige versjoner av samme dokument. Det er derfor du bør bruke et duplikatfilskanningsprogram som dupeGuru for å fjerne dem umiddelbart.

Filduplikater vises ofte når de lagres på forskjellige steder. Ikke gjør det. Bruk heller hurtigtaster. Høyreklikk i den mappen og velg Ny > Snarvei , og følg deretter instruksjonene.

Bruk en notatapp

Ved å bruke gratis notatapplikasjoner som OneNote, Evernote... vil du hjelpe deg med å beholde viktig informasjon i jobben eller dagliglivet i stedet for å kaste bort penger på å kjøpe klistrelapper som bare kan brukes én gang og deretter kastes. De fleste notatapper lar deg lagre filer lokalt eller online, noe som gjør dem enkle å bruke i organisasjoner eller enkeltpersoner.

Lagre bare gamle filer hvis du virkelig trenger dem

Noen liker å lage en "Arkiv"-mappe på datamaskinen for å legge gamle filer der. Imidlertid "gjemmer denne handlingen noen ganger støv under teppet". Vanligvis brukes en arkivmappe til å lagre filer som ikke lenger brukes ofte, men som fortsatt må beholdes. Generelt er den atskilt fra hovedstasjonen og du kan også bruke billigere lagringsløsninger.

For å finne en fils historie, høyreklikk på den og velg Egenskaper . Her kan du se når filen ble opprettet - Laget , redigert - Modifisert og åpnet - Tilgang .

Det er enkelt å samle filer i grupper etter endringsdato. I Filutforsker klikker du på søkeboksen øverst til høyre, og bruker deretter rullegardinmenyen Dato endret på båndet. Du kan koble denne parameteren til en annen søkestreng. Finn for eksempel Doc- filer sist redigert i 2019.

Generelt har ikke lagring av gamle filer noen effekt på systemet. Du bør bare ikke gjøre dette hvis hovedstasjonen går tom for lagringsplass.

Ovenfor er noen tips for å hjelpe deg med å organisere og administrere filer effektivt på PC-en. Hvis du vet noen annen måte, ikke nøl med å dele med EU.LuckyTemplates!