Tips for å samarbeide om delte regneark du kanskje ikke kjenner

Arbeider du ofte med regneark som deles med andre? Da vil tipsene nedenfor hjelpe deg med å forbedre teamarbeidseffektiviteten på regneark i Excel eller Google Sheets .

Hvordan du jobber med Excel- og Google Sheets-regneark er delt

• Endre og oppdater dokumentnøkler
• Angi riktige kildedata
• Bruk regnearkkontroller
• Bruk tabeller og diagrammer
• Fremhev viktige verdier med farge og formatering

Endre og oppdater dokumentnøkler

Når du samarbeider om et regneark, er det viktig å holde styr på eventuelle endringer fordi du kan overskrive andres arbeid hvis du ikke er forsiktig.

Prøv å legge til kommentarer eller notater for å registrere endringer som årsaken til oppdatering av elementet, navnet på redaktøren, arbeidsstil, osv. Du kan enkelt gjøre dette ved å bruke funksjonen Marker endringer i den delte arbeidsboken. Følg trinnene nedenfor for å aktivere denne funksjonen:

1. Gå til Fil > Alternativer > Verktøylinje for hurtigtilgang . På macOS går du til  Excel > Innstillinger... > Bånd og verktøylinje > Hurtigtilgangsverktøylinje .
2. Velg Alle kommandoer fra rullegardinmenyen .
3. Velg Marker endringer og velg om du vil legge til hurtigtilgangsverktøylinjen over eller under båndet. Klikk OK .
4. Trykk deretter på rullegardinfilteret på verktøylinjen for hurtigtilgang > Vis kommandoetiketter . Du kan tilpasse hvordan du vil fremheve endringer i regnearket ditt ved å klikke på ønsket alternativ i rullegardinmenyen.

Du kan også fargekode seksjoner eller faner i et delt regneark slik at du enkelt kan se endringer på et øyeblikk.

Angi riktige kildedata

Det er lett å gjøre feil når du legger inn rådata i et regneark. Problemet her er at hvis du ikke gjør dette riktig, kan resultatene bli skjeve og ta deg i feil retning.

Heldigvis er det noen tips som hjelper deg med å sørge for at du skriver inn riktig kilde eller originaldata i Excel-filen.

• Dataene dine må være klare og nøyaktige. Prøv å unngå unødvendige forkortelser, og sørg for at tall- eller datoformatering er tydelig og konsistent i hele regnearket.
• Sørg for å inkludere en tittel øverst i hver kolonne/rad for å hjelpe andre brukere å tolke tabellen bedre.
• Bruk den aktuelle relaterte formelen.

Bruk regnearkkontroller

Ved å bruke regnearkkontroller kan du redusere sannsynligheten for feil når du legger inn data. Her er noen verktøy du kan bruke:

Datavalidering : Ved å bruke et datavalideringsverktøy kan du samle inn input fra flere brukere i riktig format. Det sikrer også enhetlighet i dataregistrering og forhindrer utilsiktede feil fra brukere. Hvis du legger inn data som tilhører et kjent sett med verdier som Ja, Nei eller Kan ikke bestemmes, kan du opprette en rullegardinliste med disse alternativene for å la andre brukere velge fra listen over tilgjengelige alternativer.

Arkvisning : En annen nyttig funksjon, den lar regnearkbrukere lage tilpassede visninger for arbeidsbøkene sine og sette sine egne informasjonsvisningsfiltre uten å bli påvirket av endringer andre har gjort på dem.

Bruk tabeller og diagrammer

Faktisk overvelder regneark ofte seerne i begynnelsen, spesielt hvis de ikke er vant til å håndtere store datamengder. Det er derfor du bør bruke tabeller, diagrammer eller grafer for å visualisere data.

Mens tabeller hjelper deg med å organisere og kategorisere informasjon, vil bruk av diagrammer eller grafer hjelpe deg med å presentere den visuelt. Takket være dem vil det være lettere å peke på trender eller sammenligne forskjeller mellom grupper av datavariabler over tid. Gjennom dette kan du identifisere viktige sammenhenger og trender i dataverdier.

Fremhev viktige verdier med farge og formatering

Ved å fargelegge tekst og titler kan du organisere data på en mer lesbar måte.

Ved å bruke denne metoden kan du fokusere på spesifikke aspekter av dataene uten å bli overveldet av for mye informasjon. Du kan også bruke verktøy som betinget formatering , som lar deg fremheve bestemte celler basert på kriterier, for eksempel rekkevidde.

Ovenfor finner du tips for å samarbeide og behandle data på Excel-regneark eller Google Sheets . Håper artikkelen er nyttig for deg.