Slik bruker du utskriftsfletting i Microsoft Word 2016 for Mac

Hvis du trenger å sende batchdokumenter til en gruppe enkeltpersoner, for eksempel en invitasjon til et arrangement eller møte, er funksjonen Microsoft Mail Merge en rask og enkel måte å gjøre det på. Vi har tidligere vist deg hvordan du forbereder dokumenter ved hjelp av funksjonen for utskriftsfletting i Word 2016 for Windows , men prosessen er litt annerledes for brukere av Word 2016 for Mac. I denne artikkelen viser vi deg hvordan det fungerer.

Bruke funksjonen for utskriftsfletting i Microsoft Word 2016 for Mac

Utskriftsfletting er ikke bare for dokumenter; du kan bruke den til brosjyrer, nyhetsbrev eller materiell for masseutsendelser. Å sette opp et dokument for utskriftsfletting er en todelt prosess, som inkluderer hoveddokumentet og datakilden som består av navn og adresser til personene for hvert dokument. Word bruker informasjon som er lagret i datakilden for å kombinere og deretter generere dokumenter for hver.

La oss begynne med å samle informasjon for hver mottaker kalt feltnavnet. Et feltnavn inneholder informasjon som navn, adresse og hilsen. En annen viktig del av å lage et brevflettingsdokument er skjemaet, som inkluderer informasjon levert til mottakeren. Eksempelbrevet nedenfor inneholder en liste over felt jeg vil inkludere i hvert dokument.

Opprett mottakerlister

Start Microsoft Word, og velg deretter kategorien Utsendelser > Velg mottakere > Opprett en ny liste .

Datakildevinduet vises på skjermen. Som du kan se, er listefeltene allerede fylt med navn du kan bruke. For å være sikker, ville jeg fjernet alle og brukt dine egne for å unngå forvirring. Velg hvert felt, og klikk deretter på minusknappen for å fjerne det. Etter å ha tømt hvert felt, fortsett å angi ditt eget. Du kan organisere hvert felt ved å bruke pil opp og ned. Når du er ferdig, klikker du på Opprett.

Gi datakilden et navn, og klikk deretter på Lagre.

Fyll ut feltene med navn og adresser til hver mottaker; Når du er ferdig, klikker du OK. Merk, for å legge til eller fjerne en post, klikk på pluss- eller minustegnet nederst til venstre i vinduet.

Sett inn flettefelt og Fullfør flettedokument

Nå kommer den enkle delen, å sette inn flettefeltene dine. Velg kategorien Utsendelser, klikk deretter på Sett inn flettefelt, og velg deretter flettefeltet. Gjenta trinnene for å fylle ut dokumentet med de riktige flettefeltene.

Lagre standardbrevet, velg kategorien Utsendelser, klikk deretter på Fullfør og slå sammen-knappen, og klikk deretter på Rediger individuelle dokumenter.

Du kan deretter se gjennom dokumentene dine eller skrive dem ut.

Brukere av Word 2016 for Windows vil legge merke til at det er små forskjeller mellom begge versjonene. Word 2016 for Mac minner ironisk nok om Word 97 for Windows. Uansett gir begge de samme resultatene.

For flere tips og triks for bruk av Microsoft Office , bla gjennom vårt komplette arkiv med Office-artikler .