Ordmakroer utover makroopptakeren: Office 2016, 365 / 2019 Makroopplæring og nyttige eksempler

Anvendelse: Word 365, 2019, 2016; Windows og MAC OS X operativsystemer.

Her er et spørsmål fra en leser::

Jeg er lærer bruker vanligvis Word 2019 for å skrive dokumentene mine. Jeg trenger ofte å endre skrifttype og størrelse på dokumentavsnittene mine. Er det en måte å automatisere arbeidet mitt med makroer, slik at jeg kan endre dokumentavsnittet med ett klikk? Jeg er sikker på at dette kommer til å spare meg for et par timer per uke, som jeg gjerne investerer i andre oppgaver.

Takk for spørsmålet ditt. Hovedfordelen med makroer er at de lar deg automatisere oppgavene dine i Microsoft Office-applikasjoner. Makroer kan enten tas opp eller manuelt kodes ved hjelp av Visual Basic for Applications (VBA). Word sender en makroopptaker som lar deg utvikle automatiseringsskript uten koding. Hvis du nettopp har startet med automatisering, kan dette være en god nok løsning. Når det er sagt, med litt VBA-kunnskap kan du skrive effektive og kraftige makroer.

Aktiverer utviklerfanen i Word

Hvis du ikke ser Utvikler-fanen i Microsoft Word-båndet, må du konfigurere makroutviklingsmiljøet.

• Åpne et nytt Word-dokument. I tilfelle du ønsker å jobbe med en eksisterende fil, sørg for at du har en kopi for sikkerhetskopiering før du gjør endringer.
• Nå, fortsett og gjør utviklermenyen synlig i båndet .

Ta opp en Word-makro – et praktisk eksempel

• Nå, trykk på den nylig lagt til utviklerfanen .
• Gå til Kodeknappgruppen .

• Trykk på Spill inn makro -knappen for å starte Makroopptaker-funksjonen.

• Definer et meningsfullt navn for makroen din. Merk: Siden navnet du oppgir vil bli brukt i den automatisk opprettede VBA-koden, sørg for at det ikke er mellomrom i makronavnet.

•  Merk: Selv om det er mulig å tilordne makroer til knapper, vil vi for enkelhets skyld kjøre makroer manuelt via fanen Vis eller Utvikler.

• Utfør sekvensen av trinnene du vil ta opp. I dette tilfellet vil du registrere følgende trinn:
  • Velg et spesifikt avsnitt i dokumentet.
  • Gå til fanen Hjem .
  • Sett fonten til Times New Roman.
  • Sett skriftstørrelsen til 16.
  • Sentrer teksten ved å trykke Ctrl +E.
• Når du er ferdig, går du tilbake til Utvikler-fanen og trykker Stopp opptak .
• La oss nå ta en titt på den automatisk genererte VBA-koden. Trykk Makroer og uthev AutoFormat - makroen og trykk Rediger .

• Lukk VBA Editor.

Lagre arbeidet ditt i en Word Macro-aktivert mal

• Trykk på Fil og deretter Lagre som .
• I Lagre som-dialogen på høyre side bestemmer du lagringsstedet og oppgi et meningsfullt navn til arbeidsboken.

• Velg Word Macro Enabled Document som dokumenttype. Merk: Word-dokumentet ditt vil bli lagret med .docm-suffikset.
• Trykk på Lagre - knappen.

Utfører makroen din

• Åpne Word-dokumentet.
• Velg avsnittet du vil formatere automatisk. Bare som et eksempel, her er avsnittet jeg valgte:

• Gå til fanen Vis .
• Trykk på Makro - knappen.
• Velg din AutoFormat- makro
• Trykk Kjør – dette vil bruke makroen på det valgte avsnittet.
• Voi'la, fint resultat!

  

Tilordne makroen til knapper eller tastatursnarveier

Merk: Dette er et valgfritt trinn som bør prøves etter at du har fulgt veiledningen for makroopptak ovenfor.

OK, så langt har vi fått det grunnleggende om makroen til å fungere. Nå er det på tide å forbedre Macro-brukervennligheten litt i Word-dokumentet. La meg vise deg hvordan du kan knytte makroen til en hurtigtilgangsknapp, slik at du lettere kan starte den.

• Høyreklikk på båndet og velg Tilpass verktøylinjen for hurtigtilgang.
• Dialogboksen Ordalternativer kommer opp.
• Velg Makroer i rullegardinmenyen Velg kommandoer fra.
• Marker makroen din og trykk på Legg til>>-knappen for å legge til en snarvei til makroen til hurtigtilgangsverktøylinjen .

• Trykk på Endre...- knappen for å definere et passende ikon for din makro.
• Definer et visningsnavn for knappen.
• Trykk OK .
• Nå kan du starte makroen fra hurtigtilgangsverktøylinjen, rett over båndet.

Merk: Du kan knytte Word-makroen din ikke bare med hurtigtilgangsknapper, men også med kommandoknapper innebygd i dokumentet og spesifikke egendefinerte tastatursnarveier.

Opprette Word-makroer ved hjelp av VBA

Med noen enkle Visual Basic for Applications-kodingsferdigheter kan vi redigere makroene og skrive programmer for å automatisere ulike typer arbeider ved hjelp av VBA.

Tilsides Merk: FYI – noen av Microsoft Office-applikasjonene, som Powerpoint og Outlook, har ikke innebygde makroopptakere. Derfor er det obligatorisk å skrive VBA for å skrive Powerpoint-makroer og automatisere Outlook.

• For å redigere en makro, klikk på  Utvikler  - fanen og velg Makroer i kodealternativet.
• Klikk på makroen og velg  Rediger .
• Visual Basic for applikasjonsredigering åpnes.
• La oss anta at vi ønsker å manuelt redigere makroen vi har spilt inn i forrige trinn, slik at Word ikke bare setter størrelse, skrift og justering av avsnittet, men også fargen.
• Innstilling av fargen på en seksjon oppnås ved å bruke følgende VBA-kommando:

[kode] Selection.Font.Color [/code]

• I vårt tilfelle vil vi sette den til et tilfeldig blått, så vi legger til følgende utdrag til vår innspilte makro:

[kode] Selection.Font.Color = 16737792[/code]

• Slik skal VBA-koden din se ut:

• I VBA Editor trykker du på Fil og deretter på Lagre .
• Tilbake til dokumentet, kjør makroen på et avsnitt og observer skriftfargeendringen.

• Voi'la!

Nyttig Word Macro eksempel du kan skrive

Siden de publiserte denne opplæringen, har mange lesere bedt om mer detaljerte eksempler på Word-makroer. Denne listen dekker de mest utbredte oppgavene du kan automatisere ved hjelp av Visual Basic i Word. Her går vi:

Opprett og lagre nytt dokument

Sub CreateNewDoc()
'This small snippet first creates a new document, then it checks whether a document with the same name already exists before saving.
Dim myDoc As New Document
Dim filePath As String

'Modify your file path as needed
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

Set myDoc = Documents.Add
With myDoc
If Dir(filePath) = "" Then
.SaveAs2 (filePath)
Else

'You have already an existing document

MsgBox ("Please use a different file name")
End If
End With

myDoc.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Merk: Når du oppretter nye dokumenter, kan du spesifisere malen (.dotm/.dotx-filer) du vil bruke. Maler lagres vanligvis på: C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Documents.Add Template:=<your_template_folder>

Åpne et Word-dokument med VBA

Sub OpenDoc()
'This code checks whether your document exists and then opens it
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

If Dir(filePath) = "" Then
MsgBox ("file doesn't exist")
Else
Documents.Open (filePath)
End If

End Sub

Lukke ett/alle åpne dokumenter

Sub CloseDoc()

'This code closes a specific document
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"
Documents(filePath).Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges
End Sub

Sub CloseAllDocs()
'This code closes all opened documents in your computer
Documents.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Lagre Word som PDF

Slik automatiserer du enkelt lagring av Word-dokumenter som PDF-filer.

Sub SaveAsPdf()
'This code saves a word document in a PDF format
FileName = Left(CStr(ActiveDocument.Name), Len(CStr(ActiveDocument.Name)) - 5)
ActiveDocument.SaveAs2 FileName:="c:\" + FileName + ".pdf", FileFormat:=wdFormatPDF

End Sub

Setter inn topp- og bunntekst

Denne koden setter topp- og bunnteksten på Word-dokumentets første side.

Sub InsertHeaderFooterFirstPage()
Dim myDoc As Document
Dim headerText As String
Dim footerText As String

Set myDoc = ActiveDocument
'Replace the header and footer text as needed
headerText = "This document was written by you"
footerText = "All rights reserved to you"

With myDoc.Sections(1)
'We first ensure that we can set different header and footer texts
.PageSetup.DifferentFirstPageHeaderFooter = True
'Setting the header and footer texts
.Headers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = headerText
.Footers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = footerText

End With

End Sub

Ytterligere Word-makroideer

Her er noen flere ideer som vi vil legge ut i fremtiden.

1. Finn og erstatt (utførelsesmetode)
2. Sett inn et avsnitt (før og etter et utvalg)
3. Utskrift av dokumenter programmatisk
4. Arbeid med tabeller

Dette avslutter veiledningen vår for i dag. Som du nettopp så, er det mye som skal gjøres med Word-makroopptakeren og VBA-makroer i Word. Hvis du ser etter mer spesifikk hjelp som går utover omfanget av denne opplæringen, vennligst kontakt oss via vårt kontaktskjema .