Hvordan redusere Excel-filstørrelsen

Det er opptil 1 048 576 rader og 16 384 kolonner i Excel – det er mange celler som skal fylles.

Problemet er at jo mer data du legger inn i regnearket, desto større blir filen. Hvis Excel-filen din blir for stor, kan det være upraktisk å enkelt sende e-post til kolleger eller klienter. Det kan også bremse ned i Excel og slutte å fungere ordentlig.

Hvis du står overfor dette problemet, her er noen effektive tips om hvordan du reduserer Excel-filstørrelsen.

Hvordan redusere filstørrelsen i Excel ved å slette regneark

Å bruke flere regneark i Excel gjør det lettere å strukturere regnearkene dine, men jo flere regneark du bruker, desto større blir filstørrelsen. Å fjerne unødvendige regneark kan bidra til å redusere filstørrelsen.

Slik sletter du regneark i Excel:

1. Sørg for at arket du har tenkt å slette ikke inneholder data som er nødvendig eller referert til av andre ark.
2. Høyreklikk på arkfanen nederst på skjermen.
   
3. Velg Slett .
   

Arket vil bli slettet – gjenta trinnene for alle andre ark du vil slette.

Tøm pivottabellbuffer

Pivottabeller i Excel er en fin måte å analysere dataene dine på, men de kan ha en betydelig innvirkning på størrelsen på Excel-filene dine. Det er fordi Excel som standard lagrer pivottabellkildedatabufferen sammen med filen din. Det er imidlertid mulig å endre denne innstillingen og få databufferen til å oppdatere når regnearket åpnes.

Slik stopper du pivotbufferen fra å lagre i Excel:

1. Velg en hvilken som helst celle i pivottabellen.
2. Åpne Pivot Table Analyse -menyen.
   
3. Velg Alternativer .
   
4. Velg kategorien Data .
   
5. Sørg for at Lagre kildedata med fil ikke er merket av.
   
6. Klikk OK for å bekrefte.

Lagre formler som verdier

Excel-formler lar deg gjøre nesten hva du vil i Excel ved å bruke de innebygde funksjonene. Formler tar imidlertid opp mer plass enn verdier, så hvis du har mange formler i regnearket som allerede er beregnet, kan det være lurt å vurdere å konvertere disse formlene til verdier.

Slik lagrer du en formel som en verdi i Excel:

1. Velg den som inneholder formelen din.
2. Bruk hurtigtasten Ctrl+C på Windows eller Cmd+C på Mac for å kopiere cellen. Alternativt kan du høyreklikke på den og velge Kopier .
   
3. Høyreklikk på cellen og velg Lim inn spesial >  Verdier .
   

Formelen din vil bli erstattet med verdien av resultatet.

Fjern eller komprimer bilder

Bilder er ikke noe som vanligvis brukes i Excel-regneark, men hvis du har brukt noen i dokumentet ditt, vil disse øke filstørrelsen. Du kan enten fjerne disse bildene eller komprimere dem.

Slik komprimerer du et bilde i Excel:

1. Velg bildet i regnearket.
2. Bildeformat - fanen vises på båndet – velg denne menyen.
   
3. Trykk på ikonet Komprimer bilder .
   
4. Velg en oppløsning – jo lavere oppløsning, desto mindre blir Excel-filstørrelsen.
   
5. Sørg for at Slett beskårne områder av bilder er valgt.
   
6. Hvis du vil bruke samme komprimering på alle bildene dine, må du kontrollere at avmerkingsboksen Bruk bare på dette bildet ikke er merket.
   
7. Klikk OK for å komprimere bildene.

Reduser Excel-filstørrelsen ved å lagre i XLSB-format

En annen måte å redusere størrelsen på Excel-filen på er å lagre den i binært format. Standardformatet er XML, som fungerer bedre med andre programmer, men hvis du bare planlegger å bruke filen din i Excel, kan du redusere filstørrelsen ved å lagre den som en .XLSB-fil.

Slik lagrer du en Excel-fil i .XLSB-format:

1. Trykk på Fil > Lagre som .
2. Velg en plassering for å lagre filen.
3. Velg Excel Binary Workbook fra listen over filformater .
   
4. Trykk Lagre for å bekrefte.

Løse Excel-problemer

Hvis du lurer på hvordan du reduserer Excel-filstørrelsen, kan du vanligvis løse problemet ved å følge trinnene ovenfor.

Excel er et kraftig program, men når ting går galt, kan det være frustrerende å fikse. Hvis du har problemer, kan det være lurt å prøve å stoppe Excel fra å krasje . Hvis du får varsler om sirkulære referansefeil , kan Excel hjelpe deg med å spore dem opp.