Hvordan legge til et prosessflytdiagram i Office 365 / 2016 / 2019-applikasjoner?

Gjelder for: Word, PowerPoint 2019, 365, 2016, ; Windows 7,8,10 og macOS.

Her er et spørsmål vi mottok for en stund siden:

Jeg jobber med en rapport for min bedriftsleder, der jeg vil beskrive en enkel prosessflyt. Jeg har sett noen eksempler på nettet. Jeg antar at spørsmålet mitt er om jeg kan bruke Microsoft PowerPoint eller Word til å lage diagrammet mitt og deretter legge det til i rapporten. Jeg forstår at Microsoft har en programvare som heter Visio som fokuserer på diagrammer? Er det et malopprettingsverktøy i de andre Office 365-applikasjonene eller bare i Visio?

Vanligvis er den beste måten å beskrive komplekse forretningsprosesser i et dokument eller en presentasjon på å bruke flytskjemaer (i stedet for nummererte lister for eksempel). På samme måte er flytskjemaer flotte for å visualisere beslutningsprosesser.

Når du arbeider med Microsoft Office-applikasjoner, og mer spesifikt med Word, Excel og PowerPoint, kan du bruke Smart Art Graphics-malbiblioteket for enkelt å lage flytskjemadiagrammer ved å gjenbruke forhåndsdefinerte maler som leveres som en del av Office suite. Dette er en ganske fin tidsbesparelse.

Sette inn flytskjemaer i Word, PowerPoint og Excel

Her er den detaljerte gjennomgangsprosessen, som jeg vil vise frem ved å bruke Word 2016, selv om den er fullt anvendelig for nyere Microsoft Office-versjoner.

• Naviger til stedet i Word-dokumentet der du vil sette inn prosessdiagrammet.
• Trykk på Sett inn og velg Smart Art .
• Velg Prosess - delen og velg en bestemt flytskjemamal. Som et eksempel har vi valgt en kontinuerlig blokkeringsprosess.

• Deretter trykker du OK .
• Bruk Smart Art-ruten på venstre side, tilordne et navn til hvert av diagramtrinnene

• Merk at du kan definere ytterligere trinn etter behov.
• Når du er ferdig, vil du kanskje bruke funksjonene i Design - fanen til å endre fargen eller designet på flytskjemaet ditt, samt tilpasse det valgte designet etter behov ved å bruke Format - fanen.

Som nevnt kan du bruke prosessen vi nettopp skisserte for å sette inn flytskjemaer i PowerPoint-presentasjoner og Excel-regneark.

Sette inn Visio flytdiagrammer

Microsoft Visio, er sannsynligvis det beste og mest komplette verktøyet for kartlegging som er inkludert i Microsoft Office-pakken. Hvis du har tilgang til Visio, kan du bruke den til å lage profesjonelt utseende diagrammer som du deretter kan bygge inn i Word, Excel og PowerPoint som flytskjemaer.

Lage flytskjemaer med VBA

Et par lesere spurte om det er mulig å lage innebygde flytskjemaer (eller andre diagrammer) ved å bruke brukerregistrerte makroer eller programmatisk ved å bruke Visual Basic-prosedyrer. Svaret er ja, og vi vil dekke det snart i et annet innlegg som vil bli lenket herfra.

Hvis du har spørsmål, legg gjerne igjen en kommentar.