5 grunner til at du kan trenge en privat fildelingshosting

Det er vanskelig å forestille seg en moderne verden uten fildeling. Vi utveksler interessante bøker, videoer fra våre siste ferier, arbeidsdokumenter og mange andre ting. For å gjøre det bruker de fleste av oss fildelingshosting uten å være klar over det.

Hvis du sendte en lenke til rapporten din på Google Drive eller lastet ned noe fra Dropbox, brukte du fildelingshosting.

De vanligste brukstilfellene for fildelingshosting inkluderer, men ikke begrenset til:

• Personlig mediearkiv – dette er selvforklarende, siden vi alle elsker den nostalgien som går gjennom gamle bilder
• Samarbeid – for redigering av artikler i Google Dokumenter, idédugnad over ideer som samtidig fyller kolonnene i regneark.
• Sikkerhetskopiering – for å holde viktige nettdata utenfor stedet.
• Brudd på opphavsrett – det er den ekle som brukes til å distribuere piratinnhold, så vi vil ikke komme inn på så mye detaljer om det
• Filsynkronisering – for å endre en fil fra telefonen og se endringene som gjenspeiles på andre enheter.

Noen av disse scenariene kan oppfylles med de offentlige fildelingstjenestene, mens andre krever private fildelingsløsninger.

Å forstå hvordan filservere fungerer vil hjelpe deg å ta det riktige valget. I utgangspunktet er en filserver sentral lagring for filer som kan nås eksternt via et nettverk. Dette sikrer sømløs tilgang og informasjonsdeling mellom flere enheter.

Ved bruk av offentlige løsninger kan filene gjøres tilgjengelige for alle på internett uten mulighet for å begrense dette nettverket, mens de private fildelingsalternativene ikke vil være tilgjengelige andre steder enn ditt private nettverk.

Hvorfor trenger du det? Her er 3 hovedgrunner:

1 – Sentralisert ledelse

Ved å bruke en offentlig tjeneste kan du ikke ha full oversikt over hva som skjer i rommet ditt. Selvfølgelig kan du sjekke alle filene og mappene separat for å se hvem som har tilgang til dem og hvem som har gjort de siste endringene.

Private fildelingsløsninger lar deg ha et sentralisert administrasjonssystem for å overvåke all aktivitet på filene som åpning, nedlastinger, opplastinger og endringer uten å måtte sjekke hver fil separat.

Dessuten er det mulig å integrere tillatelsessystemet som Active Directory for å åpne eller begrense filtilgang for brukergrupper, noe som sparer tid på å åpne all nødvendig filtilgang for nye ansatte, og begrense den når de slutter.

2 – Raskere samarbeid

Privat hostede løsninger muliggjør raskere synkronisering mellom filene og mer praktisk samarbeid . Selv om det er mulig for flere personer å jobbe med samme fil offentlig, kan de noen ganger være trege (husk det øyeblikket når du åpner et tungt regneark, endre én celle og det tar evigheter å vise endringene dine), og det er ikke mulig.

Med private fildelingsløsninger og distribuerte filsystemer redigeres den lokale kopien og deretter synkroniseres endringene med hovedfilen for å øke hastigheten.

3 – Datakryptering

Vanligvis har du ikke kontroll over datakrypteringsalternativene når du bruker de offentlige fildelingsalternativene. Det medfører risiko for datalekkasje. Med lover om beskyttelse av personopplysninger som GDPR eller CCPA, kan utilstrekkelig kryptering forårsake mye trøbbel.

Med de private løsningene bestemmer du deg for kryptering og ekstra beskyttelseslag som passordbeskyttede lenker og anti-malware programvare for å skanne innkommende filer for å forhindre virus og andre uønskede. Det er som å ha all kraften til å beskytte PC-en din, men i større skala .

Når det gjelder serverbeskyttelse og sørge for at alle samsvarskravene er oppfylt, anbefales det sterkt å ansette en sikkerhetsspesialist for å være på den sikre siden.

4 – Pris

Når vi snakker om offentlige rom, gir de en utilstrekkelig mengde lagringsplass gratis ( som 2 GB for Dropbox og 15 GB for Google Disk ). For store bedrifter som opererer på store datamasser kan dette være et problem, siden de hele tiden vil måtte kjøpe ekstra diskplass eller tilleggstjenester for å takle datatilstrømningen. Å velge en administrert filserverløsning kan se ut til å være billigere i sluttresultatet.   

5 – Tilpasningsbehov 

Ofte kommer offentlige fildelingstjenester med ferdige funksjoner som ikke kan tilpasses spesifikke organisasjonsbehov, som å sette opp automatiske sikkerhetskopier utenfor stedet, laste opp/laste ned filer eksternt ved hjelp av API eller utveksling av passordbeskyttede lenker. Hovedfordelen med private filservere er at du kan installere tilpasset filbehandlingsprogramvare for å dekke dine behov og endre systemet som du vil.

For arbeidsrelaterte formål ser privat fildelingsvert ut til å være den eneste mulige måten. Men når det kommer til hovedspørsmålet om hva som er bedre – offentlige gratistjenester eller etablering av din egen filserver, er det ikke noe riktig svar.

Mens sistnevnte gir deg mer sikkerhet når du arbeider med sensitive data, er det kanskje ikke nødvendig for å dele morsomme kattefotoarkiver. Offentlige fildelingstjenester forenkler livene våre betydelig og kan fullt ut dekke de daglige behovene, så her vil alt avhenge av brukssituasjonen