Øk arbeidsflyten for Outlook-produktivitet med disse tipsene

For nybegynnere eller profesjonelle inkluderer Microsoft Outlook mange funksjoner du kan bruke for å øke produktiviteten. Her er noen viktige tips for å forbedre arbeidsflyten og produktiviteten din ved å bruke Outlook for Mac, Office 365 eller nettversjoner.

Oppsettsregler

Regler kan hjelpe deg med å automatisere administrasjonen av meldingene dine, enten det er å blokkere søppelpost eller flytte spesifikke meldinger til en mappe. Du kan for eksempel få alle meldinger fra sjefen din flyttet til en bestemt mappe, slik at du aldri går glipp av dem. Med fullversjonen av Outlook kan du lage noen ganske komplekse regler.

Her er en enkel regel der jeg flytter meldinger fra mottakermappen. Velg en melding fra mottakeren, klikk på Hjem- fanen og klikk på Regler > Opprett regel .

Merk av i boksen Fra mottaker og merk deretter av for Flytt elementet til mappe.» Velg en eksisterende mappe eller opprett en ny. Velg den og klikk OK. Du kan kjøre regelen med en gang eller på et senere tidspunkt. Du kan sette opp regler for å motta et varsel når du får en e-post fra en bestemt mottaker  eller meldinger med bestemte ord. Sjekk ut hvordan du flytter nye meldinger til en bestemt mappe .

Dessuten ble avanserte regler lagt til Outlook.com for et par år siden.

Bruk fargekategorier og flagg

Bruk farge- og kategorifunksjonen for å hjelpe deg med å prioritere og fokusere på det som er viktig. Velg en melding og klikk på Kategoriser-menyen, og velg deretter en passende farge. Du kan tilpasse disse fargene til en bestemt betydning. Klikk på Kategorier > Alle kategorier > velg en farge og deretter Gi nytt navn. Tastaturkommandoer kan også tildeles slik at du raskt kan merke en melding.

Oppfølgingsflagget kan også hjelpe deg med å huske meldinger du må se på når du har tid. Når du flagger en e-postmelding, vil den vises på gjøremålslisten og oppgavelisten slik at du kan huske å følge den.

Planlegg ved hjelp av forsinket levering

Outlook lar deg utsette leveringen av en e-post til et bestemt tidspunkt på dagen. Denne funksjonen er nyttig hvis du vet at en mottaker ikke kommer til meldingen din før et gitt tidspunkt. Hvis du er klar over at en bruker sjekker e-post rundt kl. 03.00, oppretter du en ny melding og klikker på knappen Utsett levering under Alternativer . Gjør de nødvendige endringene i leveringsalternativer som Ikke lever før dato og klokkeslett.

Opprett en søkemappe

En søkemappe er en kraftig måte å triage meldingene dine på og bringe litt fornuft til innboksen din. Du kan for eksempel opprette en søkemappe for e-post du vil følge opp eller flagge meldinger fra bestemte personer, grupper eller lister.

Klikk på Mappe- fanen, klikk på Ny søkemappe, og velg typen søkemappe du vil opprette fra en av gruppene. Velg e-postmappen og klikk OK. En søkemappe opprettes i navigasjonsruten. Alle meldinger jeg velger å følge opp vil være tilgjengelige der når jeg trenger dem.

Angi filternivå for søppelpost

Søppelpost kan bremse hvor mange produktive e-poster du kan motta i løpet av dagen. Ved å bruke Outlooks søppelpostfilter kan du minimere effekten. Klikk på Hjem-fanen, klikk på søppelmenyen i Slett-gruppen, og klikk på søppelpostalternativer.

Jeg anbefaler å starte med Lav-innstillingen først og se hvordan det fungerer for deg. Hvis useriøse meldinger er for aggressive, kan du flytte til et høyere alternativ. I tilfelle filteret feilaktig flagger en viktig melding, vil jeg holde alternativet Slett permanent umerket.

Lag sikkerhetskopier av PST-fil

Outlook er et system, og det kan også mislykkes. Vedlikehold av en sunn sikkerhetskopi av din personlige mappe kan sikre en jevn gjenoppretting i tilfelle korrupsjon, systemfeil eller andre uforutsette problemer.

Outlook-datafiler (.pst) opprettet ved hjelp av Outlook 2013 eller Outlook 2016 (eller nyere) lagres på datamaskinen din i mappen Documents\Outlook-filer . Hvis du oppgraderte til Outlook på en PC eller Mac som allerede hadde datafiler opprettet i Outlook 2007 eller tidligere, lagres disse filene på et annet sted i en skjult mappe på C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

Den frakoblede Outlook-datafilen (.ost) lagres også på C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . De fleste data forblir på serveren; men alle elementer som er lagret lokalt bør sikkerhetskopieres. For eksempel Kalender, Kontakter, Oppgaver og alle mapper som er merket bare lokalt. For mer om å opprette og sikkerhetskopiere PST-mapper, sjekk ut følgende artikler:

• Hvordan lage en PST-mappe i Outlook
• Opprett en PST-mappe i Outlook 2013
• Hva er Outlook PST-mapper og hvordan du bruker dem
• Reparer korrupt PST-mappe i Outlook

Du kan også være interessert i hvordan du finner den midlertidige OLK-mappen i Outlook .

Sett opp fraværssvar

Enten du skal være borte på kontoret mesteparten av dagen eller på ferie i en måned, kan konfigurering av et fraværssvar fortelle kontaktene dine at du ikke er tilgjengelig. Å bruke fraværsassistenten  vil redusere mye støy i innboksen din når de prøver å nå deg uten umiddelbar respons. Det vil også redusere arbeidet med å rydde opp i innboksen når du kommer tilbake. Klikk Fil > Info > Automatiske svar .

Velg alternativboksen Send automatiske svar, og definer deretter perioden når du vil ha denne spesielle meldingen sendt. Du kan også sende denne meldingen til kolleger i eller utenfor organisasjonen.

Hvis du bruker Outlook for iOS, trykker du på Innstillinger, trykker på Exchange-serveren og deretter på Automatiske svar . Slå på Automatiske svar og skriv inn en personlig melding.

Administrere varsler

Outlook-skrivebordsvarsler kan være overveldende og distrahere deg. Et alternativ du har er å deaktivere dem. For å dempe dem, høyreklikk på Outlook-ikonet i varslingsområdet på oppgavelinjen, og klikk deretter på Vis ny e-postskrivebordsvarsel. For eldre versjoner av Outlook, sjekk ut artikkelen vår om hvordan du deaktiverer Outlook-skrivebordsvarsler .

Outlook Mobile tips

Hvis du bruker mobilversjonen av Outlook, her er noen tips du kan bruke for å holde deg produktiv mens du er på farten.

Bytt mellom personlige og jobbkalendere.

Trykk på Kalender-fanen, trykk deretter på hamburgermenyen, og trykk deretter på jobb- eller personlig kalender.

Planlegg en Skype-samtale med Outlook for iOS

Trykk på Kalender, opprett en ny even, og skriv deretter inn et navn for arrangementet. Trykk på Folk, og legg deretter til personene du vil invitere. Sveip ned og slå på Skype Call, trykk deretter på Skype Call-kobling, skriv inn en beskrivelse og trykk deretter på Ferdig . Trykk på Lagre for å fullføre.

Send en tilgjengelighet

Opprett en ny melding og trykk på kalenderhendelsen.

Trykk på send tilgjengelighet, velg et passende tidspunkt og deretter Ferdig.

Send meldingen din.

Nylige oppdateringer til Outlook for Windows eller Mac la til noen nye funksjoner. Sjekk ut artikkelen vår for mer informasjon om hvordan du kan bruke disse nye funksjonene. Sjekk også ut artikkelen vår med en  liste over Outlook-tastaturkommandoer for Mac-brukere.