Ziņojumu uzlabošana ar Lotus Notes 6

Pirms e-pasta ziņojuma nosūtīšanas programmā Lotus Notes 6 varat definēt piegādes opcijas, drošības opcijas un garastāvokļa zīmogus. Izmantojiet šīs piezīmju norādes, lai adresāts zinātu, cik karsts ir jūsu ziņojums vai kāds ir jūsu noskaņojums; vai pieprasīt piegādes apstiprinājumu, iestatīt piegādes laiku un daudz ko citu.

Kad esat pabeidzis ziņojuma pamatteksta sastādīšanu, noklikšķiniet uz pogas Piegādes opcijas, kas atrodas augšpusē darbību joslā, kas neizbēgami noved pie piegādes opciju dialoglodziņa, kā parādīts 1. attēlā. Šajā dialoglodziņā jums ir vairākas piegādes iespējas. un drošība un jautrība.

(Jūs varat pamanīt ceļojumos un dialoglodziņā, ka ir cilne Papildu — labā ziņa ir tā, ka jums, iespējams, ar to nebūs jājaucas.)

1. attēls. Šeit iestatiet piegādes opcijas.

Ziņojuma svarīguma līmeņa iestatīšana

Sadaļā Piegādes opcijas varat atzīmēt ziņojuma svarīguma līmeni: Zems, Normāls vai Augsts. Varat iestatīt, lai piezīmes atzīmētu ziņojumus, kurus atzīmējat kā ļoti svarīgus; šie ziņojumi tiek rādīti ar sarkanu aploksnes ikonu jūsu adresāta iesūtnē. Izmantojiet šo funkciju, lai brīdinātu adresātu par īpaši svarīgu, steidzamu vai citādi laika ziņā svarīgu ziņojumu.

Noskaņojuma zīmoga pievienošana ziņojumam

Mood Stamp saraksta izmantošana ir veids, kā sazināties ar savu (elektronisko) iekšējo bērnu. Garastāvoklis Zīmogs ir tikai attēlu, kas parādās augšpusē ķermeņa ziņu, lai jūsu lasītājs zina, kā jums bija sajūta, kad jūs nosūtīt ziņu. Ziņojumi ar garastāvokli tiek atzīmēti kā tādi arī adresāta iesūtnē.

Varat izvēlēties no vairākiem noskaņojuma zīmogiem, tostarp Private, Flame un Joke. Izklaidei izmēģiniet katru, lai redzētu, kā viņi izskatās. Joku atlase ir noderīga, ja vēlaties nosūtīt ziņu, kas ir tikai nedaudz sarkastiska, un jums ir jāpārliecinās, ka jūsu lasītājs saprot, ka jā, jūs tikai jokojāt!

Lai izvēlētos zīmogu, noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas blakus nolaižamajam sarakstam Mood Stamp. Ritiniet sarakstu, lai izdarītu izvēli. Lai priekšskatītu noskaņojuma zīmogu, nolaižamajā sarakstā noklikšķiniet uz tā nosaukuma, un zem šī saraksta parādīsies tā ikona. Noklikšķiniet uz pogas Labi, un jaunajā ziņojumā tiks parādīts noskaņojuma zīmogs. Ja nevēlaties, lai jūsu izejošajā ziņojumā būtu noskaņojuma zīmogs, vienkārši atstājiet noklusējuma iestatījumu Normal.

Ziņojuma piegādes atskaites pieprasīšana

Piegādes atskaites opciju sarakstā izvēlieties, kad un vai jums tiks paziņots par jūsu ziņojumu piegādes statusu. Jūsu četras izvēles attiecībā uz piegādes atskaiti ir tikai neveiksme, apstiprināt piegādi, izsekot visam ceļam un nevienam.

• Tikai neveiksmes gadījumā: nav ziņu, tā ir laba ziņa. Citiem vārdiem sakot, Notes informē jūs tikai tad, ja jūsu ziņojumu kāda iemesla dēļ nevar piegādāt.

• Apstiprināt piegādi: šī ir jūsu izvēle, ja neesat mazāk optimistisks. Šādā gadījumā Notes precīzi norāda, kad un kur jūsu ziņojums tika piegādāts.

• Izsekot visam ceļam: šī izvēle norāda, kur (un kādos laikos) jūsu ziņojums apstājās ceļā pie adresāta. (Varētu izklausīties interesanti, bet jums, iespējams, tas ir vienalga.)

• Nav: izvēlieties šo, un jūs izmetat piesardzību vējā, nerūpējoties par to, vai jūsu ziņojums tiks piegādāts vai nē. (Tas, starp citu, ir noklusējuma iestatījums.)

Ja izvēlaties Piegādes atskaites opciju, kas nav None, jūs saņemsiet piegādes apstiprinājuma ziņojumu (tikai e-pasta ziņojumu no jūsu tīkla jums) atpakaļ, tiklīdz tiks saņemts jūsu nosūtītais ziņojums. Kad tas notiks, ir pilnībā atkarīgs no tīkla. Ja jūsu adresāts atrodas tālu, piemēram, citā uzņēmumā, var paiet dažas stundas vai pat vesela diena, līdz ziņojums tiks piegādāts.

Ziņojuma piegādes prioritātes iestatīšana

Cita izvēle no dialoglodziņa Piegādes opcijas — Piegādes prioritāte — ir saistīta ar to, cik ātri vēlaties, lai Notes piegādātu jūsu ziņojumu.

• Zems: atlasiet šo, lai ziņojumu nosūtītu vēlu vakarā, kad tīkls nav tik aizņemts.

• Normāls: izvēlieties šo, lai ziņojumu nosūtītu pēc iespējas ātrāk, pamatojoties uz jūsu administratora izstrādātajiem pasta piegādes grafikiem. (Tas ir noklusējuma.)

• Augsts: Izvēloties šo, jūsu ziņojums tiek nosūtīts tūlīt — paejiet malā, nāciet cauri!

Ja ziņojumā iekļaujat lielu pielikumu, apsveriet iespēju atzīmēt to kā zemu prioritāti. Ziņojums netiks piegādāts, kamēr nebūsit mājās, cieši aizmidzis, taču, iespējams, uzņēmumam būs jāmaksā mazāk naudas, lai to nosūtītu vēlu vakarā. Varbūt tas ir veids, kā nopelnīt Mēneša darbinieka balvu!

Ziņas parakstīšana

Jūs parakstāt ziņojumus tā paša iemesla dēļ, kā parakstāt čekus vai oficiālus dokumentus: lai parādītu, ka tie patiešām ir no jums. Jums nav jāparaksta piezīme, lai tiktos pēc kafijas, taču, nosūtot ziņojumu ar svarīgu vai sensitīvu informāciju, iespējams, vēlēsities, lai 6. piezīmes pierādītu, ka ziņojums tiešām ir no jums.

Tagad, protams, jūs nevarat saskrāpēt savu parakstu ekrānā piezīmes apakšā. (Patiesībā jūs varat, taču jūsu priekšnieks, visticamāk, to nenovērtēs.) Jūs parakstāt ziņojumu, dialoglodziņa Piegādes opcijas sadaļā Drošības opcijas atzīmējot izvēles rūtiņu Parakstīt.

Parakstu, ko izmantojat 6. piezīmēs, ir vēl grūtāk viltot nekā jūsu pašu Džonu Henkoku, jo tas ir īpašs ciparu datora kods, kas tiek pievienots ziņojumam, kad to nosūtāt, un pārbauda adresāta dators, kad ziņojums tiek atvērts. Piezīmei nav faktiska paraksta, taču ekrāna apakšā tiek parādīts šāda veida ziņojums:

Parakstījis Alans Dankels/Primuss 07-1-02 8:30:46 AM, saskaņā ar Primus.

Ziņojuma šifrēšana

Protams, pasaule ir pilna ar aizņemtiem cilvēkiem, sliktajiem puišiem un spiegiem. Ja izmantojat modemu, jūs sūtāt savus ziņojumus pa tālruņa līnijām, kur cilvēks var tos pārtvert un izlasīt. (Tas ir maz ticams, ka tas notiks, taču jūs nekad zināt.) Tas nav īpaši svarīgi jūsu ikdienas ziņojumiem, taču, ja nosūtāt ziņojumu, kurā ir ietverta tāda informācija kā konfidenciāla uzņēmuma informācija, darbinieku darbības novērtējumi, vai vienkārši tiešām, ļoti labas tenkas, kuras nevēlaties, lai kāds cits lasa, varat tās šifrēt.

Izmantojot Notes šifrēšanas drošības opciju, jūs esat 100% pārliecināts, ka to varēs izlasīt tikai paredzētais adresāts.

Lai šifrētu ziņojumu, dialoglodziņa Piegādes opcijas sadaļā Drošības opcijas atzīmējiet izvēles rūtiņu Šifrēt. Noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu dialoglodziņu, kad esat pabeidzis.

Kad nosūtāt šifrētu ziņojumu, Notes veic kodēšanu jūsu vietā — aizkulisēs. Kad adresāti atver ziņojumu, viņi redz tā saturu tāpat kā jūs to uzrakstījāt. Citiem vārdiem sakot, šifrēta ziņojuma lasītājam nav jādara nekas īpašs, lai atšifrētu šifrētu ziņojumu. Šifrēto ziņojuma daļu var lasīt tikai paredzētie adresāti ar atbilstošiem lietotāja ID. Vienīgais, kurš redzēs faktisko sajaukto versiju, ir nabaga spiegs, kurš pārtver ziņojumu sūtīšanas laikā.

Ja sūtāt e-pastu personai, kura izmanto citu e-pasta programmu, vai ja sūtāt ziņojumu, izmantojot internetu, vispirms sazinieties ar uzņēmuma Notes administratoru, lai noskaidrotu, vai varēsiet to šifrēt. .

Ziņojuma atgriešanas kvīts pieprasīšana

Ja izmantojat dialoglodziņu Piegādes opcijas, lai pieprasītu ziņojuma atgriešanas kvīti, tīkls automātiski informē jūs, kad adresāts izlasa jūsu ziņojumu. Tas atšķiras no piegādes apstiprinājuma atskaites pieprasīšanas, kas tikai norāda, kad ziņojums ir nonācis adresāta pasta datu bāzē. Parasti jums ir jāpieprasa saņemšanas atskaite (vienkārši iespējojiet izvēles rūtiņu Atgriešanas kvīts), lai novērstu attaisnojumu “Es nekad neesmu redzējis jūsu ziņojumu”, un pieprasāt piegādes apstiprinājuma ziņojumu, lai novērstu ziņojumu “Es nekad neesmu saņēmis jūsu ziņojumu; tīkls to noteikti ir pazaudējis” attaisnojums.

Ja sūtāt ziņojumu kādam, kas neizmanto piezīmes, vai ja jūsu ziņojums tiek sūtīts internetā, iespējams, nevarēsit saņemt ziņojumus par saņemšanu no šīs personas.

Ziņojuma kopēšanas novēršana

Vēl viena jūsu rīcībā esošā Notes drošības iespēja ir novērst kopēšanu. Atzīmējot izvēles rūtiņu Novērst kopēšanu, varat būt drošs, ka persona, kas saņem jūsu ziņojumu, nevarēs to pārsūtīt nevienam citam. Patiesībā viņi pat nevarēs nokopēt (Rediģēt —> Kopēt) jūsu piezīmi starpliktuvē, ja viņiem ir nodoms veikt nelielu nelikumīgu ielīmēšanu (Rediģēt —> Ielīmēt). Izvēloties opciju Novērst kopēšanu, tiek nodrošināts, ka vienai personai nosūtītais saturs nesaņem surogātpastu visā jūsu uzņēmumā.

Kad esat pabeidzis piegādes opciju atlasi, noklikšķiniet uz Labi, lai atgrieztos pie dokumenta. Vairumā gadījumu pēc tam, kad esat pieņēmis lēmumu attiecībā uz šīm opcijām, noklikšķiniet uz pogas Sūtīt un Failu.

Ja jūsu galva griežas no visām šīm piegādes iespējām, neļaujiet tam jūs nomākt. Jums tie jāizmanto tikai īpašos apstākļos. Faktiski lielākajai daļai ziņojumu jūs pārbaudīsit piegādes opcijas, neatverot dialoglodziņu Piegādes opcijas un nedomājot. Kāds atvieglojums!

Ja atklājat, ka vienmēr apmeklējat dialoglodziņu Piegādes opcijas, lai parakstītu un šifrētu ziņojumus, varat atzīmēt izvēles rūtiņu Saglabāt šīs drošības opcijas kā noklusējumu. Tādā veidā visiem jaunajiem ziņojumiem, ko izveidosit, būs tādi paši drošības iestatījumi. Protams, jūs vienmēr varat mainīt savas domas, atgriežoties dialoglodziņā Piegādes opcijas, lai mainītu noklusējuma iestatījumu vai mainītu noklusējuma drošības iestatījumus.