Kaip planuoti būsimą „Zoom“ susitikimą

Kaip kažkada įžvalgiai pastebėjo buvęs prezidentas Dwightas D. Eisenhoweris: „Planai yra beverčiai, bet planavimas yra viskas. Mastelio keitimo kontekste spontaniško susitikimo sušaukimas tam tikromis aplinkybėmis yra prasmingas, ypač kai tiesioginis tekstas neveikia. Tačiau iki kraštutinumo bet kurio žmogaus darbinis gyvenimas būtų nevaldomas ir netgi visiškai chaotiškas, jei ji negalėtų bent pabandyti planuoti savo dienų.

Šiuo tikslu „Zoom“ leidžia lengvai planuoti būsimus susitikimus su kitais ir stebėti dalyvių registraciją. Be to, planuodami susitikimus atrakinate papildomų funkcijų, kurios gali padaryti jūsų susitikimus vertingesnius visiems susijusiems asmenims.

Kaip suplanuoti „Zoom“ susitikimą

Norėdami iš anksto suplanuoti susitikimą su asmeniu ar žmonių grupe, atlikite šiuos veiksmus:

Spustelėkite pagrindinio kompiuterio piktogramą darbalaukio kliento viršuje.

Spustelėkite mėlyną mygtuką Tvarkaraštis. Mastelio keitimas rodo langą Suplanuoti susitikimą.

Būsimo Zoom susitikimo planavimas.

Tinkinkite savo susitikimo nustatymus. Galite jį pakeisti

• Tema ir aprašymas
• Data
• Pradžios ir pabaigos laikas
• Susitikimo ID
• Garso ir vaizdo parinktys
• Integracija su trečiųjų šalių kalendoriaus įrankiais, tokiais kaip Microsoft Outlook ir Google Calendar
• Išplėstinės parinktys, įskaitant tai, ar priskyrėte kokių nors alternatyvių prieglobų

  Pasirinkus „Generuoti automatiškai“ susitikimo ID reiškia, kad „Zoom“ sukurs ir išplatins unikalų, vienkartinį numerį. Kitaip tariant, šiame susitikime nenaudosite savo PMI.

Baigę spustelėkite mėlyną mygtuką Tvarkaraštis. Dabar suplanavote susitikimą. Mastelio keitimas rodo susitikimo patvirtinimo pranešimą su visa reikiama informacija, pvz., čia parodyta.

Suplanuoto „Zoom“ susitikimo peržiūra.

Susitikimo patvirtinime spustelėdami susijusius mygtukus galite atlikti šiuos veiksmus:

• Atidaryti: atidaro kalendorių kompiuterio numatytojoje kalendoriaus programoje.
• Uždaryti: uždaro langą.
• Nukopijuoti kvietimą: siunčia susitikimo informaciją į mainų sritį. Iš čia galite įklijuoti jį į el. laišką arba kur norite.

Peržiūrėkite suplanuotus susitikimus spustelėdami Susitikimų piktogramą, esančią Zoom darbalaukio kliento viršuje.

Nors vienu metu viename įrenginyje galite surengti tik vieną susitikimą, iš anksto galite suplanuoti tiek susitikimų, kiek norite.

„Zoom“ taip pat leidžia vartotojams planuoti susitikimus žiniatinklio portale ir naudojant skirtingus naršyklės plėtinius.

Kaip redaguoti suplanuotą susitikimą

Pasakykite, kad sėkmingai suplanavote susitikimą. Tačiau pagalvoję nusprendžiate, kad norite atlikti keletą pakeitimų. Žinoma, galite atmesti savo susitikimą ir sugadinti kitų žmonių kalendorius. Tačiau geresnis būdas yra redaguoti esamą susitikimą – tai, ką Zoom leidžia lengvai padaryti atlikdami šiuos veiksmus:

Mastelio keitimo žiniatinklio portale po Asmeninės antraštės spustelėkite Susitikimai.

Spustelėkite susitikimo, kurį norite redaguoti, pavadinimą. „Zoom“ pateikia pagrindinę informaciją apie suplanuotą susitikimą.

Spustelėkite baltą mygtuką Redaguoti šį susitikimą apatiniame dešiniajame puslapio kampe.

Atlikite bet kokius jums patinkančius pakeitimus. Galite pakeisti šiuos dalykus:

• Tema
• Data ir pradžios bei pabaigos laikas
• Susitikimo ID
• Garso ir vaizdo parinktys
• Išplėstinės parinktys, įskaitant tai, ar priskyrėte kokių nors alternatyvių prieglobų

Spustelėkite mėlyną mygtuką Išsaugoti.

Surinkite dalyvių nuomonę per apklausas

Bruce'as suplanavo būsimą susitikimą su savo grupės „E Street Band“ nariais. Pokalbio metu jis nori paprašyti visų atsiliepimų. Žinoma, dalyviai galės skambinti ir įvesti tekstinius komentarus pokalbio lange. Tokio tipo nestruktūrizuoti duomenys dažnai yra vertingi, tačiau jų palyginimas paprastai yra nepatogus ir atima daug laiko, ypač esant didesnėms grupėms. Struktūrinius duomenis daug lengviau rinkti ir analizuoti. Šiuo tikslu, daugeliu atvejų geresnis būdas yra atlikti apklausą, kuri iš karto parodo rezultatus.

„Zoom“ rezervuoja aukščiausios kokybės planų klientų apklausas.

Apklausos įgalinimas paskyros lygiu

Kad įgalintų visų organizacijos narių apklausą, administratorius arba savininkas turi atlikti šiuos veiksmus:

„Zoom“ žiniatinklio portalo antraštėje „Administratorius“ spustelėkite Paskyros valdymas.

Spustelėkite Paskyros nustatymai.

Po skyriumi Apklausa spustelėkite perjungimo mygtuką, esantį dešinėje puslapio pusėje. Jis tampa mėlynas. Mastelio keitimas parodo naują langą, kuriame prašoma patvirtinti savo pasirinkimą.

Spustelėkite mėlyną mygtuką Įjungti. Zoom patvirtina, kad atnaujino jūsų nustatymus.

Apklausas turite įgalinti tik vieną kartą paskyros lygiu.

Suplanuoto susitikimo apklausos kūrimas

Suaktyvinę apklausas galite sukurti vieną ar kelias būsimo susitikimo apklausas:

Mastelio keitimo žiniatinklio portale po Asmeninės antraštės spustelėkite Susitikimai.

Kairėje puslapio pusėje, skiltyje Būsimi susitikimai, spustelėkite susitikimą, kurio apklausą norite suplanuoti.

Slinkite į puslapio apačią ir spustelėkite baltą mygtuką Pridėti šalia žodžių Jūs dar nesukūrėte jokios apklausos.

Atsidariusiame lange įveskite klausimo pavadinimą.

(Pasirenkama) Pažymėkite Anoniminis, jei norite paslėpti dalyvių atsakymus.

Įveskite savo klausimo pavadinimą.

Pasirinkę atitinkamą žymimąjį laukelį, nurodykite, ar klausimas yra vieno ar kelių pasirinkimų.

Į teksto laukelius įveskite galimus atsakymus.

(Pasirenkama) Norėdami toliau pridėti klausimų, spustelėkite + Pridėti klausimą ir pakartokite 4–8 veiksmus.

Kai baigsite nustatyti apklausą, spustelėkite mėlyną mygtuką Išsaugoti.

Dabar galite peržiūrėti apklausą, kaip parodyta šiame paveikslėlyje.

Išsaugota apklausa būsimam Zoom susitikimui.

Atminkite, kad „Zoom“ susieja apklausas su konkrečių vartotojų PMI, o tai yra nedidelis, bet svarbus dalykas. Pasakykite, kad Henkas turi susitarti su kitais DEA agentais savo biure. Jis svarsto dvi galimybes:

• Naudojant savo PMI: jei jis eina šiuo keliu, jis gali pasiekti visas apklausas, kurias sukūrė pagal savo PMI.
• Leisti Zoom automatiškai sugeneruoti vienkartinį susitikimo ID numerį: jei Hankas pasirenka šią parinktį, jo apklausa taikoma tik tam konkrečiam susitikimui. Dėl to jis negalėtų jų perdirbti ar perkelti į kitą susitikimą.

Bet kuriuo atveju tam tikru susitikimo momentu šeimininkai gali pradėti savo apklausas.

Darykite tai, kas jums patinka, bet aš neleisčiau, kad apklausų perkeliamumas lemtų jūsų sprendimą naudoti PMI ar ne.

Kaip tvarkyti susirinkimo registraciją

Nors ir neprivaloma, reikalavimas, kad dalyviai registruotųsi būsimuose susitikimuose, suteikia daug akivaizdžių pranašumų, įskaitant galvų skaičiaus iš anksto skaičiavimą. Be to, įmonė arba jūsų vadovas gali įpareigoti dalyvauti tam tikruose susirinkimuose.

Reikalauti, kad kiti registruotųsi jūsų susitikime

Brandtas rengia svarbų viso skyriaus susirinkimą ir nori užtikrinti, kad dalyvautų visi darbuotojai. Todėl jis reikalauja registracijos atlikdamas šiuos veiksmus:

Mastelio keitimo žiniatinklio portale po Asmeninės antraštės spustelėkite Susitikimai.

Spustelėkite susitikimo, kurio registracijos informaciją norite peržiūrėti, pavadinimą.

Spustelėkite baltą mygtuką Redaguoti šį susitikimą.

Slinkite žemyn iki žodžio Registracija ir pažymėkite žymimąjį laukelį Reikalingas.

Spustelėkite mėlyną mygtuką Išsaugoti. Zoom grąžina jus į pagrindinį susitikimo puslapį.

(Pasirenkama) Registracijos nuorodos dešinėje nukopijuokite unikalų URL arba spustelėkite Kopijuoti kvietimą, kad peržiūrėtumėte išsamesnę informaciją apie susitikimą.

Išplatinkite nuorodą arba susitikimo informaciją visiems susitikimo dalyviams, kad ir kaip pasirinktumėte.

Registracija į būsimą susitikimą

Brandtas vadovauja dešimties darbuotojų. Jis pareikalavo, kad tie žmonės užsiregistruotų į jo mėnesinį susirinkimą. Be to, jis išplatino nuorodą dalyviams, galbūt net per Zoom Meetings & Chat. Kai kiti spustelėja tą URL, jie matys formą, panašią į čia rodomą:

Zoom susitikimo registracijos forma.

Registruotojo duomenų peržiūra

Dalyviams užpildžius ir pateikus susitikimo registracijos formą, Zoom išsaugo jų informaciją. Jį galite pasiekti atlikdami šiuos veiksmus:

Mastelio keitimo žiniatinklio portale po Asmeninės antraštės spustelėkite Susitikimai.

Spustelėkite susitikimo, kurio registracijos informaciją norite peržiūrėti, pavadinimą.

Slinkite žemyn iki skirtuko Registracija ir Tvarkyti dalyvius dešinėje spustelėkite Žiūrėti.

Priartinimas rodo langą, panašų į parodytą.

Susitikimo dalyvių peržiūra.

Spustelėkite mygtuką Redaguoti, kad dar labiau pritaikytumėte savo registracijos parinktis.