Dokumentų redagavimas naudojant IBM Workplace Services Express

Paprastai galite redaguoti savo dokumentus naudodami IBM Workplace Services Express (WSE) ir, atsižvelgiant į dokumentų bibliotekos prieigos nustatymus, taip pat galite redaguoti komandos draugų dokumentus. Tačiau kartais dokumentų apskritai negalite redaguoti, net ir pačių sukurtų dokumentų.

Galite nesunkiai suprasti, ar galite redaguoti dokumentą, nes jį atidarę arba matote mygtuką Redaguoti, arba nematote.

Štai kelios priežastys, dėl kurių jums gali būti neleidžiama redaguoti dokumento:

• Dokumentų biblioteka gali būti nenustatyta taip, kad galėtumėte redaguoti dokumentus dėl pačios bibliotekos pobūdžio.

• Dokumentas užrakintas – arba kažkas kitas jūsų komandos narys jį redaguoja, arba kažkas jį užrakino rankiniu būdu, kad būtų išvengta tolesnių pakeitimų.

Darant prielaidą, kad galite redaguoti tam tikrą dokumentą, nes turite tinkamą prieigą ir dokumentas nėra užrakintas, toliau pateikiami keli papildomi dalykai, kuriuos galite atlikti su dokumentu, be jo tikrojo turinio redagavimo.

Dokumento ypatybių redagavimas

Svarbiausia dokumento dalis, be abejo, yra jo turinys. Tačiau dokumente yra daugiau, kiek tai susiję su WSE.

Galite redaguoti dokumento ypatybes – laukus, kuriuos WSE stebi kiekviename dokumente, pvz., dokumento pavadinimą, aprašą ir pan. Šis turinys apie dokumentą kartais vadinama metaduomenimis. Dokumento ypatybės gali būti labai svarbios siekiant užtikrinti, kad kiti komandos nariai galėtų rasti dokumentą, ypač kai jie jo ieško. Kuo daugiau informacijos įtrauksite į nuosavybės laukus, tuo didesnė tikimybė, kad kiti vartotojai galės pasiekti ir naudoti dokumento turinį.

Norėdami redaguoti dokumento ypatybes, nesvarbu, ar jis buvo sukurtas naudojant „Office“, ar WSE redaktorių, atlikite šiuos veiksmus:

1. Raskite ir atidarykite dokumentą, kurį norite pakeisti, ir spustelėkite mygtuką Redaguoti.

Pasirodo dokumento redagavimo forma.

2. Norėdami pakeisti dokumento pavadinimą, aprašą arba pageidaujamą kalbą, naudokite formą Redaguoti dokumentą.

3. Baigę spustelėkite mygtuką Publikuoti, Pateikti patvirtinti arba Išsaugoti kaip privatų juodraštį, jei reikia.

Dokumentas išsaugomas ir uždaromas.

Dokumento pakeitimas

Kartais gali tekti pakeisti dokumentą, spyną, atsargas ir statinę. Tai nedarote dažnai, bet kartais vietiniame standžiajame diske turite failą, kurį turite įkelti vietoje dokumento, kuris jau yra bibliotekoje. Nereikia nė sakyti, kad esamas dokumentas yra pakeistas visam laikui, todėl būkite atsargūs. Negalite pakeisti dokumento, kuris buvo išsaugotas kaip laukiamas juodraštis.

Norėdami pakeisti esamą dokumentą dokumentų bibliotekoje, atlikite šiuos veiksmus:

1. Raskite ir atidarykite dokumentą, kurį norite pakeisti.

2. Spustelėkite mygtuką Pakeisti.

Pasirodo forma Pakeisti dokumentą.

3. Spustelėkite mygtuką Naršyti ir standžiajame diske pasirinkite failą, kurį norite įkelti kaip pakaitalą.

4. Jei reikia, spustelėkite mygtuką Publikuoti, Pateikti patvirtinti arba Išsaugoti kaip privatų juodraštį.

Naujas dokumentas atsiranda dokumentų bibliotekoje, o senasis išnyksta.

Dokumento perkėlimas arba kopijavimas

Nors dokumento kopijavimo ir perkėlimo veiksmai yra beveik vienodi, rezultatai, žinoma, skiriasi. Kai kopijuojate dokumentą, dviejuose skirtinguose aplankuose yra dvi identiškos dokumento versijos. Kai perkeliate dokumentą, jis išimamas iš pradinio aplanko ir dedamas į jūsų nurodytą aplanką.

Norėdami kopijuoti arba perkelti dokumentą į dokumentų biblioteką, atlikite šiuos veiksmus:

1. Raskite ir atidarykite dokumentą.

2. Pasirinkite Daugiau veiksmų –> Kopijuoti arba Daugiau veiksmų –> Perkelti.

Pasirodo forma Kopijuoti į aplanką (arba Perkelti į aplanką).

3. Pasirinkite paskirties aplanką, į kurį norite įdėti nukopijuotą arba perkeltą dokumentą.

4. Spustelėkite Gerai.

Dokumentas nukopijuojamas arba perkeliamas į naują vietą.