Ataskaitos vykdymas ACT! 2005 m

Šie veiksmai taikomi visiems ACT! pranešimus. Dialogo langas yra vienodas visoms ataskaitoms. Tačiau, atsižvelgiant į jūsų vykdomą ataskaitą, kai kurios parinktys gali būti nepasiekiamos ir todėl gali būti pilkos.

Paleisti ACT! ataskaitą, tiesiog atlikite šiuos veiksmus:

1. Atlikite paiešką arba parodykite kontakto įrašą ar įrašus, kuriuos norite įtraukti į ataskaitą.

Visi keliai ACT! vadovautis paieškai arba bent jau praeiti pro šalį. Prieš vykdydami ataskaitą nuspręskite, kurio kontakto ar grupės duomenis norite įtraukti į ataskaitą. Pavyzdžiui, galite paleisti istorijos suvestinės ataskaitą vienam kontaktui arba kontaktų ataskaitą visiems kontaktams valstybėje ar regione. Galite įtraukti duomenis iš dabartinio kontakto ar grupės įrašo, dabartinio kontakto ar grupės paieškos arba iš visų kontaktų ar grupių.

2. Prieš paleisdami ataskaitą surūšiuokite kontaktus, jei norite, kad kontaktai ataskaitoje būtų rodomi tam tikra tvarka.

Ar norite, kad kontaktai būtų rodomi abėcėlės tvarka pagal įmonės pavadinimą ar pavardę? Jei turite daug kontaktų su pavarde Smith, ar norite juos rūšiuoti pagal įmonę ar valstiją? Prieš pradėdami ACT, turite priimti šiuos sprendimus! ataskaita.

Rūšiuokite savo kontaktus vienu iš dviejų būdų: Rūšiuokite pagal iki trijų kriterijų pasirinkdami Redaguoti –> Rūšiuoti arba rūšiuokite kontaktą pagal kriterijų spustelėdami atitinkamą kontaktų antraštę kontaktų sąraše.

3. Pasirinkite meniu Ataskaitos, tada pasirinkite ataskaitos, kurią norite paleisti, pavadinimą. (Norėdami paleisti ataskaitą, kuri nepasirodo meniu, pasirinkite Ataskaitos –> Kitos kontaktų ataskaitos ir pasirinkite atitinkamą ataskaitą.)

Atsidaro dialogo langas Apibrėžti filtrus. Skirtukas „Bendra“ yra identiškas visiems VEIKSMams! jūsų kuriamas ataskaitas.

4. Išskleidžiamajame sąraše Siųsti ataskaitos išvestį į pasirinkite ataskaitos išvestį:

• Peržiūra: pasirinkite parinktį Peržiūra, jei abejojate dėl savo ataskaitų teikimo galimybių. Ekrane pasirodo ataskaitos peržiūra. Peržiūrėję ataskaitą, išspausdinkite ją arba paleiskite dar kartą, jei ji atrodo ne taip, kaip norėjote.

• Raiškiojo teksto failas: išsaugo ataskaitą kaip RTF failą, kurį galite atidaryti programoje Word.

• HTML failas: išsaugo ataskaitą kaip HTML failą. Pasirinkite šią parinktį, jei norite naudoti ataskaitą savo svetainėje.

• PDF failas: išsaugo ataskaitą kaip PDF failą, kurį galima perskaityti „Adobe Reader“.

• Teksto failas: išsaugo ataskaitą kaip TXT failą, kurį galite skaityti naudodami įvairią programinę įrangą, įskaitant Excel.

• Spausdintuvas: jei esate visiškai įsitikinę, kad pirmą kartą ataskaita bus išspausdinta teisingai, pirmyn! Ši parinktis siunčia ataskaitą tiesiai į numatytąjį spausdintuvą.

• El. paštas: siunčia išsaugotą ataskaitą kaip el. laiško priedą. Priedas turi .rpt plėtinį ir jį gali skaityti tik gavėjai, turintys ACT! įdiegti į savo kompiuterius.

5. Srityje Sukurti ataskaitą nurodykite kontaktus, kuriuos norite įtraukti į ataskaitą.

Pasirinkimai yra savaime aiškūs. Jūs ketinate paleisti dabartinio kontakto, dabartinės paieškos arba visų kontaktų ataskaitą.

Jei surūšiavote kontaktus, pasirinkite radijo mygtuką Dabartinė paieška, net jei norite įtraukti visus kontaktus į duomenų bazę. Jei nepasirinksite šios parinkties, kontaktai ataskaitoje nebus rodomi jūsų nurodyta rūšiavimo tvarka.

6. Pažymėkite žymės langelį Išskirti „Mano įrašą“, kad neįtrauktumėte informacijos iš „Mano įrašo“ ataskaitoje.

Ši parinktis galima ne visose ataskaitose.

7. Srityje Naudoti valdomus duomenis pasirinkite kontaktų, kuriuos įtraukiate į ataskaitą, įrašų tvarkyklę.

• Visi vartotojai: apima visų duomenų bazės vartotojų tvarkomus kontaktų įrašus.

• Selected Users: apima pasirinktų duomenų bazės vartotojų tvarkomus kontaktų įrašus. Jei esate vienintelis duomenų bazės vartotojas, sąraše rodomas tik jūsų vardas.

8. Skirtuke Veikla, Pastaba ir (arba) Istorija pasirinkite atitinkamus pasirinkimus.

• Skirtuke Veikla pasirinkite veiklos tipą ir atitinkamą veiklos dienų seką, kurią norite įtraukti į ataskaitą.

• Skirtuke Pastabos ir istorija pasirinkite istorijų tipą ir atitinkamą dienų seką, kurią įtrauksite į ataskaitą.

• Srityje Naudoti valdomus duomenis pasirinkite vartotojus, kurių informaciją norite įtraukti į ataskaitą.

9. Jei vykdote pardavimo ataskaitą, spustelėkite skirtuką Galimybė.

• Srityje Pardavimo galimybės pasirinkite, ar į ataskaitą norite įtraukti pardavimo galimybes, uždarytus / laimėtus pardavimus ir (arba) prarastus pardavimus.

• Išskleidžiamajame meniu Per datų diapazoną nurodykite pardavimo galimybių, kurias norite įtraukti į ataskaitą, dienų seką.

• Srityje Naudoti valdomus duomenis pasirinkite įtraukti informaciją iš visų duomenų bazės vartotojų arba pasirinktų vartotojų.

10. Spustelėkite Gerai.

VEIKTI! paleidžia ataskaitą. Jei nesate patenkinti rezultatais, paleiskite tą pačią ataskaitą antrą kartą naudodami skirtingus kriterijus arba pabandykite paleisti kitą ataskaitą.