Akte pridedami nauji kontaktai! 2005 m

Pačiame paprasčiausiu lygmeniu pagrindinis ACT tikslas! yra vieta, kur saugoti visus kontaktus, su kuriais bendraujate kasdien. Galite įtraukti ir redaguoti visus savo kontaktus iš kontaktinės informacijos lange, nes jame yra visa informacija, susijusi su vienu konkrečiu įrašu, ir galite matyti visus kontaktų laukus.

Tikriausiai turite daug kontaktų, kuriuos ketinate įvesti į savo duomenų bazę, todėl iškart įeikite ir atlikite šiuos veiksmus:

Jei dar nesate kontaktinės informacijos lange, eikite ten spustelėdami kontaktų piktogramą VEIKIMO! Navigacijos juosta.

Išsamios kontaktinės informacijos lange pasirinkite vieną iš trijų būdų, kaip įtraukti naują kontaktą į duomenų bazę:

• Pasirinkite Kontaktas → Naujas kontaktas.

• Įrankių juostoje spustelėkite piktogramą Naujas kontaktas.

• Paspauskite klaviatūros mygtuką Įterpti.

Pradėjus bet kurią iš ankstesnių komandų, gaunamas tuščias kontakto įrašas. Dabar esate pasirengę įvesti naujo kontakto informaciją.

Pradėkite įvesti informaciją spustelėdami lauką Įmonė ir įvesdami kontakto įmonės pavadinimą.

VEIKTI! neskiria tikrų kontaktų ir tuščių kontaktų. Nepavykus įvesti informacijos arba pakartotinai paspaudus klavišą Insert, atsiranda daug tuščių kontaktų įrašų, kurie yra nenaudingi ir naudojami tik užkimšti duomenų bazę. Taigi, nors galite laisvai palikti bet kurį ACT! tuščius laukus, jūs turite ką nors įvesti, todėl pradėkite nuo įmonės pavadinimo.

Vėliau visada galite grįžti prie įrašo ir pridėti, pakeisti arba ištrinti bet kokią informaciją bet kuriame lauke.

Spustelėkite kitą lauką, kuriame norite įvesti informaciją, ir pradėkite rašyti.

Taip pat galite naudoti klavišą Tab, kad pereitumėte į kitą lauką. Jei netyčia per dažnai paspausite klavišą Tab, galite pastebėti, kad padidinote per daug laukų ir atsidūrėte netinkamame lauke. Tačiau nesijaudinkite: paspauskite ir laikykite nuspaudę klavišą „Shift“, tada paspauskite „Tab“, kad perkeltumėte žymeklį priešinga kryptimi.

Tęskite laukų pildymą.

VEIKTI! ateina su maždaug 50 iš anksto užprogramuotų laukų, atitinkančių daugumos vartotojų poreikius. Daugelis laukų yra gana aiškūs (ir atspindi informacijos, kurią tikriausiai tikitės rasti bet kurioje adresų knygoje, tipą): kontakto vardas, įmonės pavadinimas, telefonas, miestas, valstija ir pašto kodas. Jie yra patogiai išdėstyti viršutinėje kontaktinės informacijos lango pusėje. Kai kurie laukai yra šiek tiek mažiau akivaizdūs:

• Adresas: jei manote, kad trys laukai VEIKTI! numato, kad adresas yra skirtas saugoti tris alternatyvius adresus, klystate! Antrasis ir trečiasis adresų laukai yra skirti tikrai ilgiems adresams. Šis laukas yra tinkama vieta įtraukti pastato pavadinimą, jei jis yra neatsiejama adreso dalis.

• 5160 stiliaus etiketės, populiariai naudojamos masiniams laiškams, paprastai spausdina keturias informacijos eilutes: įmonę, kontaktinį adresą, adresą ir miestą / valstiją / pašto kodą (visa tai ketvirtoje eilutėje). Jei reikia naudoti antrą ir trečią adreso laukus, reikia didesnių etikečių.

• ID / būsena: ID / būsenos laukas iš esmės yra kategorijos laukas ir kiekvieną jūsų kontaktą suskirsto į kategorijas. Naudodami lauką ID / būsena, jums nereikia rankiniu būdu nustatyti įvairių duomenų bazių: vienos draugams, kitos klientams, pardavėjams ir pan. ID / būsenos lauke yra iš anksto nustatytos kelios dešimtys dažniausiai naudojamų kategorijų, įskaitant draugus, klientus, pardavėjus ir konkurentus, todėl kiekvienos iš šių kategorijų paieška yra paprasta.

• Sveikinimai: šis laukas nurodo vardą, esantį po žodžio Dear raidėje, kuris naudojamas jūsų laiškų šablonuose. Pagal numatytuosius nustatymus ACT!, kuris yra draugiškas tipas, naudoja vardą. Nedvejodami pakeiskite sveikinimą į formalesnį.

• Jei norite naudoti oficialesnį sveikinimą kaip numatytąjį nustatymą, pasirinkite Įrankiai → Parinktys ir spustelėkite mygtuką Sveikinimo nuostatos, patogiai esantį skirtuke Bendra.

• Referavo: Šis laukas yra vienas iš dažniausiai nepastebimų duomenų bazėje. Šiame lauke įvesta informacija naudojama referalų šaltinio ataskaitoje; neįvedus Referred By informacijos, ataskaita tampa nenaudinga. Taigi, kas per didelis? Tarkime, kad mokate už reklamą dviejuose laikraščiuose – ar nebūtų malonu žinoti, kuris iš jų pritraukė daugiausiai perspektyvų? Jei lankotės parodose arba skiriate daug laiko ir pastangų savo svetainei, ar nenorėtumėte sužinoti, ar jūsų pastangos lėmė naują verslą? Ir jei esamas klientas siunčia jums daug naujų potencialių klientų, ar nebūtų malonu per Kalėdas jį pagerbti gražiu kumpiu, o ne įprastu vaisių pyragu?

• Vartotojas: Atkreipkite dėmesį, kad keli Vartotojo laukai yra apatinėje kontaktinės informacijos lango pusėje. Šiuose laukuose saugoma informacija, susijusi su jūsų verslu.

• Palikite šiuos konkrečius laukus tuščius, kol juos pervardysite. Jei to nepadarysite, viename lauke gali būti įvesti įvairių rūšių duomenys.

  Visada galite bet kada grįžti ir pridėti, keisti arba ištrinti lauko duomenis!

Neišsigąskite, kai VEIKTI! automatiškai suformatuoja kai kuriuos lauko duomenis, kai įvesite informaciją.

Pridėkite savo duomenis kuo vienodiau.

Jei reikia, į lauką įtraukite kelis įrašus.

Paprastai geriausia praktika yra apsiriboti vienu elementu kiekviename lauke. Tačiau kartais pasitaiko situacija, kai kontaktas skirstomas į dvi kategorijas. Pavyzdžiui, JoAnne Chamar gali būti ir draugė, ir klientė. Esant tokiai situacijai, galite naudoti išskleidžiamąjį sąrašą, norėdami į lauką įvesti daugiau nei vieną elementą.

Norėdami pasirinkti kelis kriterijus, kuriuos norite įtraukti į vieną lauką, atlikite šiuos veiksmus:

• a. Užveskite žymeklį lauke.

• b. Patikrinkite norimus pasirinkimus.

• c. Dialogo lange Redaguoti sąrašo reikšmes spustelėkite norimus įrašus.

• d. Spustelėkite bet kur už dialogo lango ribų, kad jį uždarytumėte.

  Įvairūs įrašai rodomi lauke, atskirti kableliu.

Kai pildote kiekvieno naujo kontakto informaciją, nepamirškite spustelėti įvairių skirtukų išdėstymo apačioje.

Šiuose skirtukuose rasite papildomų laukų. Namų adreso skirtukas yra vieta, kurioje įrašote asmeninę informaciją apie kontaktą. Galbūt turite keletą kitų skirtukų, iš kurių taip pat galite pasirinkti.

Skirtingi išdėstymai rodo skirtingus skirtukus. Jei pakeisite dabartinį išdėstymą, tikriausiai žiūrite į kitą skirtukų rinkinį.

Jei pamiršite spustelėti tuos skirtukus, esančius kontaktinės informacijos lango apačioje, galite tiesiog nepastebėti kai kurių laukų, kurių reikia norint užpildyti svarbią informaciją. Taigi, būtinai spustelėkite tuos skirtukus!

Išsaugokite naują kontaktinę informaciją.

Teoriškai naujos kontaktinės informacijos išsaugoti nereikia; jis išsaugomas, jei atliekate bet kurį iš šių veiksmų:

• Atlikite bet kokį kitą VEIKSMĄ! komandą, kuri apima viską nuo pastabos pridėjimo ar pardavimo galimybės iki susitikimo planavimo.

• Pereikite prie kito įrašo duomenų bazėje.

• Spustelėkite mygtuką Išsaugoti (įrankių juostoje rodoma maža diskelio piktograma).

• Paspauskite Ctrl+S.