9 puikūs mastelio keitimo patarimai

Šiame sąraše pateikiama keletas greitų patarimų, kaip pradėti naudotis mastelio keitimu , maksimaliai padidinti jo naudą ir sumažinti su juo susijusias problemas. Ne, tolesniuose puslapiuose nėra išsamaus sąrašo, ką daryti ir ko nedaryti, bet aš sutraukiau savo pasiūlymus į užkandžių sąrašą.

©Cabeca de Marmore / Shutterstock.com

Išbandykite prieš pirkdami

Beveik kiekvienas populiarus programinės įrangos pardavėjas vienu ar kitu mastu priėmė freemium verslo modelį. Mastelio keitimas nėra šios taisyklės išimtis. Taigi kiekvienas gali pradėti naudotis „Meetings & Chat“ ir daugeliu jos funkcijų per kelias minutes ir nemokamai. Darbuotojai gali atrakinti papildomų gėrybių, kai jų darbdaviai atnaujina savo planus naudingais priedais.

Apsvarstykite „Grohl Records“, fiktyvią bendrovę, kuri yra nauja „Meetings & Chat“. Matau Grohlo argumentą spardyti padangas, ypač nedideliu mastu. Pavyzdžiui, „Grohl“ perka keletą licencijų savo pardavimo skyriaus darbuotojams. Tačiau dėl kokių nors priežasčių pardavimo atstovai ir klientai kovoja su susitikimais ir pokalbiais. (Atminkite, kad jokia technologija neturi 100 procentų sėkmės.) Po kelių mėnesių Grohl gali ieškoti kito vaizdo konferencijų įrankio su minimaliomis sąnaudomis ir trikdžiais.

Apsvarstykite galimybę atnaujinti esamą įmonės mastelio keitimo planą

Be abejo, „Zoom“ pagrindinis susitikimų ir pokalbių planas siūlo patikimas funkcijas ir didelius skambučio trukmės, susitikimo dalyvių skaičiaus ir kt. apribojimus. Daugelis asmenų ir įmonių mano, kad šis planas yra pakankamas jų santykinai ribotiems poreikiams patenkinti. Nekaltinu jų, jei jie nusprendžia pasinaudoti bendrovės nemokamu susitikimų ir pokalbių pasiūlymu, ypač sunkiais ekonominiais laikais.

Dėl dviejų priežasčių daugumai įmonių ateina taškas, kai atnaujinimas yra prasmingas. Papildomos „Zoom“ funkcijos dažnai labiau nei pateisina jų nominalias išlaidas. Įmonės pagal pagrindinį planą negali naudoti vaidmenų, vartotojų grupių ir MP grupių. Jie taip pat neturi galimybės įrašyti susitikimų į debesį, gauti susitikimų transkripcijas ir sustiprinti saugumą. Nors daugelis sodų „Zoom“ naudotojų gali iki galo neįvertinti šių funkcijų svarbos, IT specialistai tikrai tai vertina.

Jei šis argumentas jūsų nelemia, galbūt šis argumentas tai padarys. Atnaujinę nustojate būti Zoom naudotoju ir tampate Zoom klientu. Pasitikėk manimi: skirtumas yra daugiau nei semantikos dalykas.

Palyginimui, jei laikote save „Facebook“ klientu, deja, klystate – nebent mokate socialiniam tinklui, kad reklamuotumėte jame. „Google Hangouts“, nauji Facebook Messenger kambariai ir kitos nemokamos vaizdo konferencijų alternatyvos gali atrodyti seksualiai. Tačiau atminkite, kad jei jūs nieko nemokate už įmonės produktą, tada jos produktas esate jūs. Jūs esate tik priemonė tikslui pasiekti.

Atsižvelgti į saugumą rimtai

Būsiu pirmasis, kuris prisipažins, kad daugelis su saugumu ir privatumu susijusių „Zoom“ funkcijų padidina trintį. Tai reiškia, kad jie kartu apsunkina prisijungimą, bendravimą ir bendradarbiavimą. Pavyzdžiui, 2FA įjungimas užtrunka, kaip ir šešių skaitmenų patvirtinimo kodo radimas ir įvedimas prisijungus prie „Zoom“ žiniatinklio portalo. Lygiai taip pat įgalinant posėdžių laukiamąsias patalpas ir reikalaujant susitikimų slaptažodžių.

„Zoom“ neverčia savo vartotojų ir klientų įjungti daugelio šių funkcijų, įskaitant tris ankstesnes. Priklausomai nuo jūsų vaidmens organizacijoje, kažkas virš jūsų gali jau nustatyti tas parinktis visame pasaulyje, todėl galiausiai nuspręsite jas suaktyvinti.

Žalvariniai smeigtukai: jums ir jūsų kolegoms būtų protinga klysti ir būti atsargiems. Jūsų verslas ir asmeniniai ryšiai yra pernelyg svarbūs, kad galėtumėte daryti ką nors kita. Deja, per daug žmonių istoriškai elgėsi taip, lyg įsilaužėliams jie niekada nerūpėtų, tik norėdami rasti jų jautrius pranešimus ir nuotraukas „4chan“ arba „Dark Web“.

Oi.

Perfrazuojant Cher: „Jei jie galėtų atsukti laiką atgal...“

Atnaujinkite priartinimą

Dešimtojo dešimtmečio viduryje programinės įrangos pardavėjai paprastai kasmet išleisdavo naujas versijas ir atnaujinimus ne mažiau sraigių paštu. Diegimas apėmė diskelių arba kompaktinių diskų įdėjimą į kompiuterį. Rankinis procesas gali užtrukti valandą ar ilgiau.

Šiandien tai visai kitokia istorija. Programinės įrangos pardavėjai nuolat žaibišku greičiu išleidžia naujas versijas, atnaujinimus ir pataisas. (Dėl šios tendencijos „ For LuckyTemplates“ knygų rašymas tapo sudėtingas, tačiau tai yra pokalbis kitai dienai.)

Apatinė eilutė: „Zoom“ naudotojai ir klientai privalo neatsilikti nuo programinės įrangos atnaujinimų. Nepaisykite tų raudonų ženklelių savo įrenginiuose, jei rizikuojate.

Sukurkite asmeninę mastelio keitimo paskyrą

Chuckas yra HHM, prestižinės advokatų kontoros, įsikūrusios Albukerke, Naujojoje Meksikoje, partneris. HHM įsigijo „Zoom“ licenciją, o Chuckas dažnai naudoja „Zoom“, kad surengtų vaizdo konferencijas su klientais, kai jam tenka dirbti iš namų.

Ar Chuckas galėtų naudoti HHM „Zoom“ paskyrą neabejotinai ne HHM reikalams, pvz., kai dalyvauja vaizdo pokalbiuose su savo buvusia žmona Rebecca ir broliu Jimmy? Žinoma, ir jis gali net išsisukti. Vis dėlto jam vertėtų susikurti atskirą „Zoom“ paskyrą asmeniniam naudojimui.

Zoom administratoriai ir savininkai gali lengvai paleisti įvairias narių naudojimo ataskaitas. Istoriškai daugelis firmų atleisdavo darbuotojus už tai, kad naudojosi įmonės turtu ir paslaugomis savo asmeniniams tikslams. Nesu darbo teisininkas, bet vargu ar rasi simpatišką teisėją, jei tokiu būdu naudositės Zoom paslaugomis.

Išmatuokite du kartus ir supjaustykite vieną kartą

Tarkime, kad ruošiatės naudoti makaronus su mastelio keitimo funkcija, kurios nesate susipažinę. Galbūt tai yra didelės grupės susitikimas arba jūsų pirmasis „Zoom“ internetinis seminaras. Abiem atvejais bandomasis paleidimas yra jūsų interesas.

Pavyzdys: 2020 m. balandžio mėn. surengiau internetinį seminarą savo alma mater Carnegie Mellon universitete apie nuotolinį darbą. Tai vyko sklandžiai dėl kelių priežasčių.

Pirmiausia, kai sutikau surengti internetinį seminarą, užmezgiau ryšį su internetinio seminaro vadove Melissa Turk. Per kelias savaites mes abu apsikeitėme pagrindine informacija per „Slack“ ir „Google“ dokumentus. (Ji dalijasi mano pasibjaurėjimu nepaliaujamoms el. pašto temoms.)

Antras ir pats populiariausias čia, likus kelioms dienoms iki seanso pradžios, surengėme bandomąjį internetinį seminarą 30 minučių naudojant Zoom. (Turkas turi daug žinių apie „Zoom“ internetinius seminarus.) Garso, vaizdo ir ekrano dalijimosi logistiką ir trikdžius parengėme iš anksto, o ne šimtams dalyvių akivaizdoje.

Sukurkite nenumatytų atvejų planą svarbiems susitikimams

Geriau turėti ir nereikėti, nei reikia ir neturėti.

– FRANCAS KAFKA

Pasakykite, kad naudosite „Zoom“ pokalbiui dėl savo svajonių darbo. Galbūt jūs siūlote savo įmonės produktus ir paslaugas. Dėl geros priežasties nenumatote jokių techninių problemų. Galų gale, jūsų patirtis rodo, kad „Meetings & Chat“ buvo nepaprastai patikima tokiam populiariam įrankiui.

Vis dėlto ar lažintumėte, kad jūsų skambutis įvyks be incidentų?

Tiksliau, kas atsitiks, jei prarasite galią? Ką daryti, jei mastelio keitimas nepasiekiamas arba skambučio delsa yra stebėtinai didelė? Ką daryti, jei pagrindinė skambučio dalyvė negali suprasti „Zoom“ arba jos kompiuteris sugenda? Ką tu darai? Pagalvok greitai. Laikrodis tiksi.

Po šimtų Zoom skambučių dar nepatyriau nė vieno iš šių katastrofiškų scenarijų. Tačiau jei jų kada nors atsirastų, mano kraujospūdis nepadidės dvigubai, nes jau esu apsiginklavęs tinkama atsargine priemone. Dar gerokai prieš tai, kai rimtai pradėjau naudotis „Meetings & Chat“, pasikliaudavau nemokamu konferenciniu skambučiu – (akivaizdu) nemokama paslauga, leidžiančia jos vartotojams palaikyti atskirus grupinius garso skambučius, juos įrašyti, išsaugoti ir platinti. (Beje, yra daug panašių įrankių.)

Nesuklyskite: šiomis dienomis mano numatytasis pasirinkimas yra sulaikyti visus garso ir vaizdo skambučius per susitikimus ir pokalbius, o ne tik todėl, kad tyrinėju mastelį. Vis dėlto visiškai kvaila neturėti atsarginio ryšio įrankio, jei viskas sugestų. Visada laikau savo kredencialus, skirtus nemokamam konferenciniam skambučiui, bet kuriuo atveju.

Tikėtinas tam tikras atsparumas mastelio keitimui brandžiose įmonėse

Jei per savo darbo metus su įmonės technologijomis išmokau vieno dalyko, tai yra tai, kad žmonės paprastai nekenčia pokyčių.

Tarkime, kad dirbate didelėje, sėkmingoje ir konservatyvioje farmacijos įmonėje. Pavadinkite tai Hogarth Drugs. Jos 40 000 darbuotojų naudojo Webex kaip pagrindinį vaizdo konferencijų įrankį dešimtmetį ar ilgiau. Nedelsiant privertus juos visus naudoti „Zoom“, nes Hogarthas įsigijo „Enterprise“ licenciją, greičiausiai kai kurios plunksnos sudraskys. Tikėtina, kad Rogeris, Sydas ir dar bent keli smalsuoliai suras nedidelį skirtumą tarp Webex ir Zoom ir sukels triukšmą. Organizacinė politika geriausiomis savybėmis.

Ar Hogarthas turėtų susilaikyti nuo „Zoom“, nes keli girgždantys ratai sukėlė triukšmą? Žinoma, ne, bet jos vadovybė turėtų tikėtis bent nedidelio darbuotojų nepasitenkinimo.

Venkite priartinimo nuovargio

„Zoom“ supaprastino ir pagerino vaizdo konferencijų rengimo procesą. Kartu su naujoviškomis technologijomis, tvirtomis funkcijomis ir puikia skambučių kokybe galite susigundyti naudoti vaizdo įrašą kiekviename susitikime ir pokalbyje su klientais, kolegomis, draugais ir šeimos nariais.

Nereikia.

Dr. Jeremy Bailensonas yra bestselerių autorius, virtualios realybės ekspertas, Stanfordo universiteto Virtualios žmogaus sąveikos laboratorijos įkūrėjas ir apskritai protingas bičiulis. Jo išsamūs tyrimai rodo, kad vaizdo konferencijų nevykdymas sukelia tai, ką jis vadina neverbaliniu perkrovimu . (Perskaitykite jo įžvalgųjį „ Wall Street Journal“ leidinį .)

Kartais atjungus žiniatinklio kamerą jūsų smegenys gauna taip reikalingą atokvėpį.