10 patarimų, kaip dirbti namuose naudojant „G Suite“ programas

Šiame straipsnyje apžvelgsiu dešimt „ G Suite“ patarimų ir metodų, kurie gali padėti efektyviai dirbti namuose.

Kai rašiau tai 2020 m. pavasarį ir vasarą, visas pasaulis iš esmės sustojo, kad sustabdytų arba bent sulėtintų naujojo koronaviruso, atsiradusio 2019 m. pabaigoje, plitimą. Pažodžiui per naktį mes, kurie buvome įpratę leisti savo darbo dienas triukšminguose biuruose, esančiuose tolimuose dangoraižiuose, dabar buvome priversti likti namuose, karantine nuo kolegų ir viršininkų.

Būti namuose reiškia žiūrėti „Netflix“ visą dieną, tiesa? Riebus šansas! Ne, mūsų darbas vis dar šaukėsi, kad būtum atliktas, o tie kolegos ir viršininkai vis dar prašė mūsų dėmesio. Tie patys vadovai, kurie atmetė bet kokius raginimus leisti darbuotojams dirbti iš namų anksčiau laiko, tvirtino, kad dabar visi yra darbuotojai, dirbantys iš namų .

Ak, bet dirbti namuose nėra taip paprasta, kaip atrodo. Daugybė trikdžių, darbas nebėra susijęs su kelionėmis į biurą ir iš jo, o viską atlikti tampa sunkiau, kai žmonės, kuriais pasitikite arba su kuriais bendradarbiaujate, sėdi savo namuose. Laimei, „G Suite“ palaiko jus čia.

Nustatykite savo darbo valandas

Viena didžiausių problemų dirbant namuose yra ta, kad darbo dienos dalis neturi nustatytos pradžios ir pabaigos. Bent jau dirbant biure rytinė kelionė į darbą ir atgal veikia kaip perėjimas į jūsų darbo dieną, o kelionė namo yra signalas jūsų protui ir kūnui, kad darbinė dienos dalis atlikta. (Taip, aš žinau, kad mūsų šiuolaikinės darbo dienos tikrai yra 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę, bet čia humoras.) Namuose, kur jūsų „važinėjimas į darbą ir atgal“ geriausiu atveju yra pasivaikščiojimas koridoriumi ar laiptais, jūs to nedarote. įgyti tą patį atskirties tarp darbo ir likusio gyvenimo jausmą.

Dar blogiau, kad jūsų kolegoms ir vadovams taip pat trūksta darbo ir asmeninio gyvenimo ribų, todėl jie galiausiai siunčia jums užklausas dėl susitikimų ir pokalbių, kurie vyksta beveik bet kuriuo dienos ar nakties metu. Tai beprotybė!

Galite kovoti ir įnešti šiek tiek sveiko proto į savo darbą namuose, nustatydami darbo valandas , kurios yra savaitės dienos, kurias dirbate, ir laikas tomis dienomis, kurias skyrėte darbui. Bet kuris asmeninio gyvenimo neturintis mėgėjas, bandantis jus pakviesti į susitikimą kokiu nors beprotišku ryto ar vakaro metu, gauna pranešimą, kad įvykis įvyksta ne jūsų darbo valandomis, kaip parodyta.

Kalendorius leidžia žmonėms žinoti, kai jie bando pakviesti jus į įvykį, vykstantį ne jūsų darbo valandomis.

Darbo valandas nustatote naudodami Kalendoriaus programą:

Eikite į calendar.google.com .

Meniu juostoje pasirinkite Nustatymai Meniu → Nustatymai.

Pasirodžiusiame naujame puslapyje kairėje esančiame naršymo meniu pasirinkite Darbo valandos.

Pažymėkite žymės langelį Įgalinti darbo valandas.

Panaikinkite kiekvienos nedirbamos savaitės dienos piktogramos pasirinkimą.

Naudodami pirmosios darbo savaitės dienos valdiklius, nustatykite darbo dienos pradžios ir pabaigos laiką.

Pasirinkite Kopijuoti laiką į visus, kad kiekvieną kitą darbo dieną naudotumėte tas pačias valandas. Jei kiekvieną dieną dirbate skirtingomis valandomis, praleiskite 7 veiksmą ir nustatykite kiekvienos darbo dienos pradžios ir pabaigos laiką.

Apibrėžkite savo darbo dieną nurodydami darbo valandas.

Kad jūsų komandos nariai gautų pranešimą, kai bandys jus įtraukti į įvykį, vykstantį ne jūsų darbo valandomis, turite bendrinti savo kalendorių su komanda.

Parodykite savo prieinamumą

Standartinių darbo valandų nustatymas, kaip aprašiau ankstesniame skyriuje, yra puiki pradžia norint nustatyti ribas tarp darbo ir namų gyvenimo. Tačiau kartais tenka išeiti iš namų biuro kelioms valandoms ar net kelioms dienoms. Tokiais atvejais turite pranešti žmonėms, kad esate nepasiekiamas. „G Suite“ siūlo du būdus, kuriuos galite naudoti:

• „Gmail“ nustatykite atostogų atsakiklį.
• Kalendoriuje sukurkite įvykį „Ne biure“.

Pastarasis yra specialus įvykis, kuris blokuoja tam tikrą laiko dalį vieną ar daugiau dienų. Kai kas nors bando pakviesti jus į susitikimą ar kitą įvykį tomis valandomis, Kalendorius automatiškai atmeta kvietimą.

Norėdami suplanuoti įvykį „Ne biure“, Kalendorius siūlo keletą būdų, kaip pradėti:

• Vienos dienos įvykiui „Ne biure“ eikite į datą, perjunkite į dienos rodinį ir spustelėkite laiko juostos sritį. Arba perjunkite į mėnesio rodinį, eikite į įvykio mėnesį ir spustelėkite įvykio datą.
• Jei norite kelių dienų renginio „Ne biure“, eikite į datas, perjunkite į savaitės rodinį, tada spustelėkite ir vilkite per kiekvienos įvykio dienos laiko juostos sritį. Arba perjunkite į mėnesio rodinį, tada spustelėkite ir vilkite per kiekvieną įvykio dieną.

Kalendorius sukuria naują įvykį ir atlikite šiuos veiksmus, kad užbaigtumėte įvykį „Ne biure“.

Pasirinkite skirtuką Ne biure. Kalendorius persijungia į rodomą sąsają.

Naudokite skirtuką Ne biure, kad nustatytumėte įvykį Ne biure Kalendoriuje.

Jei ne biure pradžios ir (arba) pabaigos laikas yra neteisingas, spustelėkite kiekvieną kartą ir redaguokite jį tinkamu laiku arba pasirinkite norimą laiką iš sąrašo.

Jei nenorite, kad Kalendorius atmestų kvietimus už jus, panaikinkite žymės langelio Automatiškai atmesti naujus ir esamus susitikimus žymėjimą.

Jei šaipėtės iš 3 veiksmo (gerai jums!), naudokite pranešimo teksto laukelį, kad nurodytumėte pranešimą, kurį Kalendorius siunčia atgal susitikimo organizatoriams.

Pasirinkite Išsaugoti. Jei pažymėjote žymės langelį Automatiškai atmesti naujus ir esamus susitikimus, Kalendorius paprašys patvirtinti, kad programa atmestų susitikimus jūsų vardu.

Pasirinkite Išsaugoti ir atmesti. Kalendorius prideda įvykį Ne biure į įvykių sritį.

Pasakykite pokalbiui, kad kurį laiką atsipalaiduotų

Vienas iš unikalių iššūkių dirbant namuose yra tai, kad darbo valandomis namuose dažnai tenka atlikti kitus darbus: ištuštinti indaplovę, užpildyti indaplovę, įdėti skalbinių krovinį, vaškuoti šunį ir pan.

Jei jūsų bendradarbiai yra plepios grupės, tikriausiai nenorite, kad jums rūpinantis sodyba pasirodytų pokalbių pranešimų kumštis. Norėdami kuriam laikui nutildyti pokalbių pranešimus, atlikite šiuos veiksmus:

Eikite į chat.google.com, kad atidarytumėte „Chat“.

Pasirinkite meniu Pranešimai, kuris rodomas pokalbio logotipo dešinėje. Pokalbyje rodomas pranešimų nutildymo sąrašas, kaip parodyta.

Naudodami sąrašą Nutildyti pranešimus nurodykite, kiek laiko norite įjungti režimą Netrukdyti.

Pasirinkite laiką, kuriam norite palaimingos tylos. „Chat“ suaktyvina režimą „Netrukdyti“ jūsų pasirinktam laikui ir pakeičia jūsų būseną iš „Aktyvus“ į „Netrukdyti“ (mėnulio logotipas), kaip parodyta.

Nutildžius pranešimus, „Chat“ jūsų būsena pakeičiama į „Netrukdyti“.

Tęskite bendravimą akis į akį

Kai esate namuose ir visi, su kuriais bendraujate kiekvieną dieną, yra kažkur „lauke“, gali būti lengva pakliūti į spąstus atsakant į užklausas, klausimus ir diskusijas naudojant teksto komunikacijos kanalus, pvz., el. paštą, žinutes, ir pabendrauti. Šie metodai yra patogūs ir greiti, tačiau jie turi reikšmingą minusą: kai dingstate iš akių, esate iš proto. Tai reiškia, kad bendravimas su bendradarbiais tik rašytiniu žodžiu gali greitai sugriauti jūsų santykius, o jūsų bendravimas gali atrodyti vis labiau beasmenis ir formalus.

Kaip neleisite, kad jūsų darbo santykiai taip nukryptų į pietus? Lengva: prisijunkite naudodami vaizdo įrašą taip dažnai, kaip galite (arba taip dažnai, kaip jums patogu). Niekas negali pakeisti pokalbio akis į akį kaip būdo palaikyti ryšį, palaikyti draugiškus ir nuoširdžius santykius ir reaguoti empatiškai (nes galite skaityti veido išraiškas ir girdėti balso toną).

Laimei, dėl „Google Meet“ nesudėtingų vaizdo susitikimų sąrankos „G Suite“ vaizdo įrašų susitikimas tampa niekuo dėtas.

Žinokite, kokias komunikacijos priemones naudoti

„G Suite“ suteikia daug būdų susisiekti su kolegomis, tačiau ne kiekvienas komunikacijos įrankis tinka kiekvienai užduočiai. Juk apelsinui nulupti plaktuko nenaudotum. (Bent jau manau, kad tu to nedarytum.)

Toliau pateikiamos pagrindinės „G Suite“ komunikacijos programos ir keletas pasiūlymų, kada tinkama naudoti kiekvieną iš jų:

• Pokalbiai: Naudinga trumpiems pokalbiams, naujinimams, kuriems reikalingas laikas, skubiems pranešimams ir greitam atsiliepimui.
• Vaizdo skambutis: naudinga pokalbiams, kuriuos sudaro jautrios temos, konstruktyvi kritika ar bet koks kitas dalykas, kai veido išraiškos yra svarbios.
• Grupės: Naudinga daugeliui kasdienių ryšių, klausimų ir atsakymų sesijų, būsenos atnaujinimų ir pan.
• Susipažinkite: naudinga ilgesnėms diskusijoms, didesnėms grupėms ar ad hoc susitikimams aptarti problemas, kurios per sudėtingos Grupių įrašams.
• Gmail: naudinga ilgesniems, labiau apgalvotiems ir mažiau laiko reikalaujantiems pranešimams bei atsakymams.

Pridėkite laiko juostas savo Kalendoriuje

Jei turite kolegų, klientų ar tiekėjų, dirbančių kitoje laiko juostoje, dažnai svarbu žinoti teisingą laiką toje juostoje. Pavyzdžiui, jums greičiausiai nepasiseks paskambinti kam nors į darbą 9 val. ryto jūsų laiku, jei tas asmuo gyvena laiko juostoje, kuri yra trimis valandomis nuo jūsų. Panašiai, jei žinote, kad verslo kolega išeina iš darbo 17 val., o tas asmuo dirba laiko juostoje, kuri yra septyniomis valandomis prieš jus, žinote, kad visi skambučiai tam asmeniui turi įvykti iki 10 val. jūsų laiku.

Jei norite būti tikri dėl dabartinio laiko kitoje laiko juostoje, galite tinkinti Kalendoriaus ekraną, kad būtų rodomas ne tik dabartinis laikas, bet ir vienas ar daugiau pasaulio laikrodžių , kurių kiekvienas rodo esamą laiką kitoje laiko juostoje. Norėdami pridėti vieną ar daugiau pasaulio laikrodžių prie kalendoriaus, atlikite šiuos veiksmus:

Įjunkite žiniatinklio naršyklę, kad būtų rodomas calendar.google.com .

Pasirinkite Nustatymų meniu → Nustatymai.

Skiltyje Pasaulio laikrodis pažymėkite žymės langelį Rodyti pasaulio laikrodį.

Spustelėkite mygtuką Pridėti laiko juostą. Kalendorius prideda laiko juostų sąrašą.

Naudokite Laiko juostų sąrašą, kad pasirinktumėte laiko juostą, kurią norite rodyti savo pasaulio laikrodyje.

Jei norite pridėti daugiau pasaulio laikrodžių, pakartokite 4 ir 5 veiksmus, jei reikia. Kalendorius automatiškai išsaugo jūsų nustatymus.

Toliau pateiktame paveikslėlyje parodytas kalendorius su keliais pasaulio laikrodžiais.

Kalendorius, sukasi pora pasaulio laikrodžių.

Žinoti dabartinį laiką kitur yra puiku, bet tai nėra didelė pagalba organizuojant renginius ir susitikimus. Laimei, Kalendorius gali padėti, rodydamas antrą laiko juostą dienos ir savaitės rodiniuose. Štai kaip tai nustatyti:

Paprašykite savo žiniatinklio naršyklės nukreipti jus į calendar.google.com .

Pasirinkite Nustatymų meniu → Nustatymai.

Skiltyje Laiko juosta pažymėkite žymės langelį Rodyti antrinę laiko juostą.

Norėdami įvesti trumpą pagrindinės laiko juostos pavadinimą, naudokite teksto laukelį Etiketė sąrašo Pirminė laiko juosta dešinėje. Tuo metu dar kartą patikrinkite, ar sąraše Pirminė laiko juosta nustatyta jūsų laiko juosta.

Norėdami pasirinkti kitą laiko juostą, kurią norite rodyti, naudokite sąrašą Antrinė laiko juosta.

Naudokite antrinės laiko juostos sąrašo dešinėje esantį teksto laukelį Etiketė, kad įvestumėte trumpą antrosios laiko juostos pavadinimą.

Toliau pateiktame paveikslėlyje parodyta laiko juostos skiltis su nustatyta antrine laiko juosta ir paruošta naudoti.

Kalendoriaus laiko juostos nustatymai su pridėta antrine laiko juosta.

Toliau pateiktame paveikslėlyje parodyta, kaip Kalendoriuje rodomos dvi laiko juostos (šiuo atveju savaitės rodinyje). Kalendorius automatiškai išsaugo jūsų nustatymus.

Kaip dvi laiko juostos rodomos savaitės rodinyje.

Sukonfigūruokite kalendorių, kad susitikimai būtų greiti

Didžiausia problema dirbant namuose yra ne tik tai, kad turite kelias skrybėles – be darbo kepurės, galite turėti ir sutuoktinio kepurę, tėvų skrybėlę, virėjo kepurę, šiukšlių išnešimo kepurę ir daug daugiau – bet taip pat dažnai visą dieną reikia keisti skrybėlę prie kitos. Toks gyvenimas dideliame mieste, bet galite skirti šiek tiek daugiau laiko pakeisti kepures, sukonfigūravę Kalendorių, kad suplanuotų šiek tiek trumpesnius susitikimus pagal numatytuosius nustatymus. Naudodamas greitųjų susitikimų nustatymus, Kalendorius automatiškai suplanuoja susitikimus taip:

• Kai sukuriate 30 minučių trukmės susitikimą, Kalendorius suplanuoja susitikimą tik 25 minutėms. Pavyzdžiui, jei sukuriate „30 minučių“ susitikimą, kuris prasidėtų 15.00 val., Kalendorius suplanuos susitikimo pabaigą 15.25 val.
• Kai sukuriate ilgesnį nei 30 minučių susitikimą, Kalendorius nustato pabaigos laiką 10 minučių trumpesnį nei pasirinkote. (Pavyzdžiui, jei pasirenkate 60 minučių trukmės susitikimą, Kalendorius suplanuoja jį tik 50 minučių.)

Klausiu jūsų: kas nemėgsta trumpesnių susitikimų? Jei jums patinka viso to garsas, atlikite šiuos veiksmus, kad sukonfigūruotumėte Kalendorių, kad automatiškai suplanuotų trumpesnius susitikimus:

Įjunkite žiniatinklio naršyklę adresu calendar.google.com .

Pasirinkite Nustatymų meniu → Nustatymai.

Skiltyje Įvykių nustatymai pažymėkite žymės langelį Greiti susitikimai. Kalendorius automatiškai išsaugo naują nustatymą.

Skaityti el. laišką iš kitos paskyros

Kai dirbate namuose, gali tekti stebėti el. pašto pranešimus iš vienos ar kelių paskyrų, išskyrus „Gmail“ paskyrą. Paprastai kitos el. pašto paskyros stebėjimas reiškia el. pašto programos konfigūravimą arba prieigą prie svetainės, kurioje ta paskyra sukonfigūruota. Tačiau galite išvengti viso to vargo sukonfigūravę „Gmail“, kad patikrintų, ar nėra pranešimų iš tos paskyros. Jei „Gmail“ randa pranešimų kitame serveryje, jis naudingai importuoja juos į „Gmail“ gautuosius, kad galėtumėte neskubiai skaityti.

Norėdami nustatyti, kad „Gmail“ tikrintų paštą iš kitos paskyros, toliau pateikiama informacija, kurią turėtumėte turėti po ranka:

• Paskyros el. pašto adresas.
• El. pašto paskyros vartotojo vardas ir slaptažodis. (Atminkite, kad daugeliu atvejų vartotojo vardas yra paskyros el. pašto adresas.)
• El. pašto teikėjo gaunamo pašto serverio naudojamas adresas. Šis adresas dažnai būna pašto formos. teikėjas .com arba pop. teikėjas .com, kur teikėjas yra el. pašto teikėjo pavadinimas. „Gmail“ šį adresą vadina POP serveriu, kur POP yra „Post Office Protocol“ trumpinys.

Pašto serveris yra kompiuteris, kuris su savo IPT naudoja saugoti ir siųsti savo elektroninio pašto pranešimus.

• Ar jūsų el. pašto paslaugų teikėjas reikalauja saugaus ryšio, kad galėtų patikrinti ir nuskaityti paštą. Saugūs ryšiai tvarkomi naudojant protokolą, vadinamą Secure Sockets Layer (SSL).
• Ar el. pašto paslaugų teikėjas reikalauja, kad gaunamiems laiškams naudotumėte specialų prievado numerį. Galite galvoti apie prievadą kaip apie ryšių kanalą, o „Gmail“ ir jūsų paslaugų teikėjas turi būti suderinti su tuo pačiu kanalu, kad viskas veiktų. Jei neturite informacijos apie tai, jūsų teikėjas tikriausiai naudoja standartinį prievado numerį: 110, jei nenaudojate SSL; 995, jei naudojate SSL.

Turėdami visą šią informaciją po ranka, atlikite šiuos veiksmus, kad pridėtumėte kitą paskyrą prie „Gmail“.

Eikite į mail.google.com .

Pasirinkite Nustatymai → Nustatymai. „Gmail“ atidaro nustatymus.

Pasirinkite skirtuką Paskyros.

Skiltyje Tikrinti el. paštą iš kitų paskyrų pasirinkite Pridėti el. pašto paskyrą. „Gmail“ atidaro langą „Pridėti el. pašto paskyrą“.

Įveskite paskyros adresą teksto laukelyje El. pašto adresas ir spustelėkite Pirmyn. Gmail prašo įvesti paskyros nustatymus. Atminkite, kad „Gmail“ spėlioja apie informaciją, kurios dauguma turėtų būti tikslios arba artimos jai.

Teksto laukelyje Vartotojo vardas įveskite paskyros naudotojo vardą (paprastai el. pašto adresą).

Teksto laukelyje Slaptažodis įveskite paskyros slaptažodį.

Teksto laukelyje „Pop Server“ įveskite serverio, kurį jūsų teikėjas naudoja gaunamiems laiškams, adresą.

Sąraše Port pasirinkite prievado numerį, kurį jūsų teikėjas naudoja gaunamiems laiškams. Vėlgi, tai yra 110, jei jūsų teikėjas nereikalauja SSL (žr. 11 veiksmą šiame sąraše); jei jūsų teikėjas nori, kad naudotumėte SSL, prievadų sąraše pasirinkite 995.

Jei norite, kad „Gmail“ paliktų bet kurio importuoto pranešimo kopiją pradiniame serveryje, pažymėkite žymės langelį Palikti gauto pranešimo kopiją serveryje. Jei vis tiek norite pasiekti paskyros pranešimus naudodami kitą el. pašto programą, pažymėkite žymės langelį Palikti gauto pranešimo kopiją serveryje. Jei pranešimus pasieksite tik sistemoje „Gmail“, palikite žymės langelio nepažymėtą, kad „Gmail“ nuskaitęs jūsų pranešimus ištrintų pranešimus iš pradinio serverio.

Jei jūsų el. pašto paslaugų teikėjas reikalauja, kad gaunamo pašto ryšiai būtų saugūs, pažymėkite žymės langelį Visada naudoti saugų ryšį (SSL), kai gaunamas paštas.

Patartina kaip nors pažymėti paskyros pranešimus, todėl pažymėkite žymės langelį Pažymėti gaunamus pranešimus. Pagal numatytuosius nustatymus „Gmail“ pažymi pranešimus naudodama paskyros el. pašto adresą. Jei norite naudoti kitą etiketę, naudokite išskleidžiamąjį sąrašą, kad pasirinktumėte Nauja etiketė, įveskite etiketę pasirodžiusiame dialogo lange ir spustelėkite Gerai.

Jei norite, kad „Gmail“ apeitų gautuosius ir paskyros gaunamus laiškus siųstų tiesiai į etiketę, kurią nurodėte 12 veiksme (arba etiketei „Visi laiškai“, jei praleidote 12 veiksmą), pažymėkite žymės langelį Archyvuoti gaunamus pranešimus. Paveikslėlyje parodyta užpildyta lango Pridėti el. pašto abonementą versija.

Norėdami importuoti gaunamus pranešimus iš kitos paskyros, įveskite nustatymus lange Pridėti el. pašto paskyrą.

Spustelėkite mygtuką Pridėti paskyrą. „Gmail“ prideda paskyrą ir klausia, ar taip pat norite siųsti el. laiškus iš paskyros. Deja, ši funkcija nepasiekiama naudojant „G Suite“ darbo paskyras.

Spustelėkite radijo mygtuką Nėra, tada spustelėkite Pirmyn. Dabar „Gmail“ reguliariai tikrina, ar jūsų paskyroje nėra pranešimų.

Tvarkykite Microsoft Office dokumentus

Kadangi esate visateisis „G Suite“ vartotojas, yra didelė tikimybė, kad jūsų organizacija nusprendė naudoti dokumentus, skaičiuokles ir skaidres produktyvumo programoms. Tai palengvina keitimąsi failais su kolegomis, bet kai dirbate namuose, gali tekti susidurti su žmonėmis, kurie nesinaudojo tik „Google“ ir vis dar naudoja „Microsoft Office“ produktyvumo priemones: „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“. Laimei, „G Suite“ tai supranta ir mielai dirba su „Office“ dokumentais. Štai trys pagrindiniai būdai, kuriuos turite žinoti:

• „Office“ dokumentų atidarymas: „ G Suite“ suteikia kelis skirtingus būdus, kaip atidaryti „Office“ dokumentus atitinkamose „Google“ programose:
  • „Google“ programoje meniu juostoje pasirinkite Failas → Atidaryti, pasirinkite Office dokumentą ir spustelėkite Atidaryti. Taip atidaroma „Office“ dokumento peržiūra, tada pasirenkate Atidaryti naudojant „Google App“ (kur programa yra Dokumentai, Skaičiuoklės arba Skaidrės, atsižvelgiant į failo tipą).

„Office“ dokumento peržiūroje pasirinkite Atidaryti naudojant „Google App“.

• • Jei „Office“ dokumentą gaunate kaip el. pašto priedą, pasirinkite priedo piktogramą Redaguoti naudojant „Google App“ (kur programa yra Dokumentai, Skaičiuoklės arba Skaidrės, atsižvelgiant į failo tipą).
• Jei „Office“ dokumentas yra Diske, pasirinkite dokumentą, spustelėkite piktogramą Daugiau parinkčių (trys vertikalūs taškai), pasirodžiusiame meniu pasirinkite Atidaryti naudojant, tada pasirinkite „Google“ programą, kuri veikia su failo tipu.

Kad ir kurį metodą naudotumėte, „Office“ dokumentas bus rodomas „Google“ programoje. Norėdami priminti, kad tai yra „Office“ failas, o ne vietinis „Google“ failas, šalia dokumento pavadinimo matote „Office“ dokumento failo plėtinį. Pavyzdžiui, šiame paveikslėlyje parodytas „Word“ dokumentas, atidarytas Dokumentuose, todėl matote .DOCX failo plėtinį.

„Google“ rodo „Office“ failo plėtinį šalia dokumento pavadinimo, kad primintų, kad dirbate su „Office“ dokumentu.

• „Office“ dokumento konvertavimas į „Google“ formatą: jei naudojate tik „Google“ programas, bet turite daugybę „Office“ dokumentų, turėtumėte konvertuoti tuos failus į „Google“ atitinkančius formatus, kad būtų lengviau dirbti su failais. Norėdami konvertuoti „Office“ dokumentą, pirmiausia atidarykite jį atitinkamoje „Google“ programėlėje: „Word“ dokumento dokumentai; Lakštai Excel skaičiuoklei; arba „PowerPoint“ pristatymo skaidrės. Meniu juostoje pasirinkite Failas –> Išsaugoti kaip „Google App“ (kur programa yra Dokumentai, Skaičiuoklės arba Skaidrės, priklausomai nuo failo tipo).
• „Google“ failo kaip „Office“ failo bendrinimas: jei sukūrėte failą naudodami „Google“ programą, bet norite jį el. paštu išsiųsti „Office“ vartotojui, jums nepasisekė, tiesa? Ne. Iš tikrųjų galite pridėti „Google“ failą kaip „Office“ failą, kuris leidžia jūsų gavėjui peržiūrėti ir dirbti su failu – jokių problemų. Norėdami bendrinti failą tokiu būdu, atidarykite jį gimtojoje „Google“ programoje ir meniu juostoje pasirinkite Failas–> El. paštas kaip priedas. Dialogo lange El. paštas kaip priedas naudokite sąrašą Pridėti kaip, kad pasirinktumėte Office formatą (pvz., Microsoft Excel, skirtą skaičiuoklės skaičiuoklės failui). Įprastu el. pašto būdu užpildykite laukus Kam, Tema ir Pranešimas, tada spustelėkite Siųsti.

Nustatykite vaizdo konferencijų erdvę

Biure organizuoti vaizdo susitikimus yra pakankamai paprasta, nes beveik visada turite tinkamą įrangą, tinkamą erdvę ir aplinką. Kita vertus, surengti vaizdo susitikimus namuose yra šiek tiek sudėtingiau. Šį skyrių užbaigiu pateikdama kelis patarimus, pagrįstus sunkiai įgyta patirtimi vykdant vaizdo susitikimus namuose.

Pirma, čia yra keletas dalykų, į kuriuos reikia atsižvelgti, atsižvelgiant į įrangą:

• Jei norite, kad kiti jūsų šeimos nariai netrukdytų, apsvarstykite galimybę nešioti ausines arba ausines. Tai ne tik apsaugo nuo posėdžių triukšmo nutekėjimo į kitas jūsų namo patalpas, bet ir suteikia papildomų privalumų – suteikia jums geriausią garso patirtį ir užkerta kelią galimiems aidams.
• Beveik neabejotinai per susitikimą užsirašysite pastabas, todėl, kad susitikimo draugai nepatirtų jūsų spausdinimo triukšmo, būtinai išjunkite mikrofoną, kai nekalbate.
• Kas tai? Ar dažnai rašote kalbėdami? Oho, sekmes tau! Tačiau tokiu atveju turėtumėte pagalvoti apie išorinio mikrofono naudojimą, o ne kompiuteryje integruotą mikrofoną, kad sumažintumėte spausdinimo triukšmą.
• Gerai, kad dabar, kai ieškote išorinio mikrofono, turėtumėte įsigyti belaidį mikrofoną arba ausines, tiesa? Ne taip greitai. Belaidžiai mikrofonai yra patogūs ir lengviau valdomi pokalbio įkarštyje, tačiau garso kokybė dažnai nėra tokia puiki. Norėdami gauti geriausią garsą, rinkitės laidines ausines arba mikrofoną.
• Įsitikinkite, kad „Meet“ naudoja pageidaujamą mikrofoną ir kamerą.

Dabar gaukite šiuos patarimus, kaip sukurti savo namų aplinką:

• Kambaryje, kurį naudojate, turi būti geras apšvietimas – pageidautina natūralios šviesos pro netoliese esantį langą.
• Nesėdėkite su šviesa už nugaros, kuri paverčia jūsų galvą ir viršutinę kūno dalį į siluetą. Stenkitės išsidėstyti taip, kad šviesa būtų priešais jus.
• Nepasitikėkite fotoaparato sklaidos kanalu, kad įvertintumėte apšvietimą ir padėtį. Pakvieskite kolegą ar draugą atlikti bandomąjį skambutį, kad pamatytumėte, kaip viskas atrodo iš tikrųjų.
• Idealiu atveju siena arba erdvė už jūsų turėtų būti tuščia arba bent jau neblaškanti.
• Įsitikinkite, kad bet kuri kambario dalis, kurią mato žmonės, yra tvarkinga ir tvarkinga. Tai juk verslo skambutis.
• Idealiu atveju jūsų naudojama erdvė turėtų turėti mažai aplinkos triukšmo arba visai nekelti triukšmo. Negalima - kartoju - nereikia ne klausytis muzikos ar kalbėti radijo posėdžio metu.
• Jei negalite išvengti triukšmo arba jei triukšmas visada yra potencialus pavojus (tėvai, auginantys vaikus iki 10 metų, sąmoningai linkčioja galvomis), būtinai nutildykite mikrofoną, kai nekalbate.

Galiausiai, čia yra keletas idėjų, kaip išgauti geriausią vaizdo įrašo našumą:

• Jei įmanoma, prijunkite kompiuterį prie interneto maršruto parinktuvo tiesiogiai Ethernet kabeliu.
• Jei jums reikia naudoti „Wi-Fi“, pabandykite sėdėti kuo arčiau belaidžio prieigos taško.
• Kad „Wi-Fi“ veiktų geriausiai, naudokite 5 GHz tinklą, jei tokį turite.
• Mandagiai paprašykite kitų jūsų šeimos narių per visą susitikimą susilaikyti nuo sunkios interneto veiklos (pvz., vaizdo transliacijos ar internetinių žaidimų). Būkite pasirengę visiems nusipirkti picą kaip kompensaciją.