10 naudingų „Gmail“ nustatymų

„Gmail“, viena iš „ G Suite“ programų, siūlo gana paprastą sąsają, tačiau pasigilinkite ir pamatysite, kad programa turi gilesnę pusę – puslapį „Nustatymai“ ir, atrodo, begalinį parinkčių, konfigūracijų ir tinkinimų pasirinkimą. Ten yra daug dalykų.

Taip, žinoma, daugelis nustatymų turėtų būti pažymėti tik vėplaiams. Tačiau yra tikras lobis nustatymų, kurie iš tikrųjų yra naudingi realiame pasaulyje ir gali padėti jums būti produktyvesniems, efektyvesniems, sveikesniems, turtingesniems ir išmintingesniems. (Na, gal ne tos paskutinės trys, bet niekada negali žinoti!)

Peržiūrėkite dešimt ypač naudingų ir praktiškų „Gmail“ nustatymų, susijusių su dviem pagrindinėmis „Gmail“ užduotimis: pranešimų siuntimu ir pranešimų skaitymu. Pasiruoškite nustebti!

5 puikūs siuntimo nustatymai

El. laiškų siuntimas atrodo toks paprastas dalykas: spustelite Sukurti, įterpiate adresą ar tris, susikuriate siaurą temos eilutę, rašote patį pranešimą ir spustelėkite Siųsti. Ką dar galima pasakyti apie tokią paprastą procedūrą?

Na, kaip paaiškėjo, šiek tiek. „Gmail“ iš tikrųjų turi nemažai nustatymų, dėl kurių siuntimas gali būti dar naudingesnis. Šioje skiltyje rasite pusšimtį (minus vienas) nustatymų ir funkcijų, kurias norėsite įtraukti į siuntimo įrankių rinkinį.

Pranešimo siuntimas paprastu tekstu

Siųsdami el. laišką galite naudoti vieną iš dviejų pranešimų režimų:

• Raiškusis tekstas: šis režimas leidžia papuošti pranešimo tekstą šriftais, spalvomis ir stiliais, pvz., pusjuodžiu ir kursyvu. Tai yra numatytasis „Gmail“ formatas ir beveik visuose šių dienų pranešimuose naudojamas šis formatas.
• Paprastas tekstas: šis režimas nesiūlo jokio teksto formatavimo: jokių šriftų, šriftų dydžių, kursyvo.

Kuo naudingas šis paprasto teksto režimas? Šiais laikais tai reta, tačiau vis dar yra labai senų ar labai paprastų el. pašto programų, kurios užspringsta susidūrus su raiškiuoju tekstu. Jei kam nors siunčiate raiškiojo teksto el. laišką ir tas asmuo skundžiasi, kad jūsų tekstas yra tik nesuprantamų simbolių gumulas, turite iš naujo išsiųsti pranešimą naudodami paprasto teksto režimą. Štai kaip tai daroma:

Sukurkite, adresuokite ir sukurkite el.

Spustelėkite Daugiau parinkčių. Daugiau parinkčių yra trys vertikalūs taškai, esantys apatiniame dešiniajame lango Naujas pranešimas kampe. (Tai parodyta paveikslėlyje.)

Pasirodžiusiame meniu spustelėkite, kad pasirinktumėte paprasto teksto režimą. „Gmail“ prideda varnelę komandos kairėje, kaip parodyta. „Gmail“ taip pat pašalina visą formatavimą iš pranešimo teksto.

Kai pasirenkate paprasto teksto režimo komandą, „Gmail“ pašalina visą esamą teksto formatavimą ir jį išmeta. Galbūt manote, kad išjungus paprasto teksto režimą bus atkurtas ankstesnis formatavimas, bet ne, taip nėra. Todėl, jei turite įmantriai suformatuotą pranešimą, gerai pagalvokite prieš įjungdami komandą Paprasto teksto režimas.

Spustelėkite Siųsti. „Gmail“ siunčia jūsų paprastą teksto pranešimą.

Norėdami išsiųsti pranešimą be teksto formatavimo, pasirinkite parinktį Paprasto teksto režimas.

Numatytosios atsakymo elgsenos nustatymas

Kaip sužinosite šiek tiek vėliau šiame skyriuje, kai atidarote pranešimą, „Gmail“ siūlo mygtuką „Atsakyti“, kurį spustelėjus nusiųstumėte atsakymą pranešimą atsiuntusiam asmeniui. Jei žinutė buvo išsiųsta dviem ar daugiau žmonių, o atsakymą norite išsiųsti visiems, turite spustelėti mygtuką Daugiau, tada – Atsakyti visiems.

Daugeliui žmonių atrodo, kad jie naudoja „Atsakyti visiems“ dažniau nei „Atsakyti“, todėl papildomas mygtuko „Daugiau“ paspaudimas tampa šiek tiek varginantis. Laimei, galite paprašyti „Gmail“ pakeisti dalykus ir padaryti „Atsakyti visiems“ numatytuoju mygtuku ir padaryti „Atsakyti“ mygtuku, kurį pasieksite pirmiausia spustelėdami Daugiau. Štai kaip:

Pasirinkite Nustatymai → Nustatymai. „Gmail“ atidaro nustatymų puslapį, kuriame rodomas skirtukas „Bendra“.

Norėdami nustatyti numatytąjį atsakymo elgesį, spustelėkite radijo mygtuką Atsakyti visiems, kaip parodyta. Norėdami grįžti į numatytąjį atsakymą, spustelėkite akutę Atsakyti.

Nustatymų puslapio apačioje spustelėkite mygtuką Išsaugoti pakeitimus.

Spustelėkite radijo mygtuką Atsakyti visiems, kad ši komanda būtų numatytoji „Gmail“ atsakymo funkcija.

Atsakymas ir archyvavimas vienu ypu

Laiško archyvavimas – laiško perkėlimas į „Gmail“ aplanką „Visi laiškai“ – yra dviejų žingsnių reikalas:

Spustelėkite Atsakyti, kad išsiųstumėte atsakymą pranešimo siuntėjui.

Spustelėkite Archyvas, jei norite perkelti gautą pranešimą į aplanką Visi laiškai.

Jei nuolat atliekate šiuos du veiksmus, galite greitai priversti „Gmail“ juos sujungti į vieną veiksmą:

Pasirinkite Nustatymai → Nustatymai. „Gmail“ atidaro nustatymų puslapį, kuriame rodomas skirtukas „Bendra“.

Norėdami nustatyti siuntimo ir archyvavimo nustatymą, spustelėkite mygtuką Rodyti mygtuką „Siųsti ir archyvuoti“, esantį atsakymo mygtuke. Norėdami grįžti prie numatytojo veikimo, spustelėkite mygtuką Slėpti „Siųsti ir archyvuoti“, esantį akutėje Atsakyti.

Nustatymų puslapio apačioje spustelėkite mygtuką Išsaugoti pakeitimus.

Dabar, kai spustelėsite Atsakyti arba Atsakyti visiems, rodomame pranešimo lange yra mygtukas Siųsti (dešinėje pusėje) ir mygtukas Siųsti ir archyvuoti (kairėje). Jei spustelėsite Siųsti ir archyvuoti, „Gmail“ išsiųs atsakymą ir automatiškai perkels pradinį pranešimą į aplanką Visi laiškai. Saldus kvadratas!

Spustelėkite mygtuką Siųsti ir archyvuoti, kad pradinis pranešimas būtų automatiškai archyvuojamas.

Numatytojo teksto stiliaus nustatymas

Anksčiau šiame skyriuje kalbėjau apie tai, kaip galite formatuoti pranešimo tekstą naudodami skirtingą šriftą, teksto dydį, spalvą ir kitus atributus. Jei pastebėsite, kad nuolat atliekate tuos pačius teksto formatavimo koregavimus, galite sutaupyti pirštų nusidėvėjimo, nustatydami tuos koregavimus Gmail atitikmenyje akmens. „Gmail“ siūlo numatytąjį teksto stiliaus nustatymą, apimantį šriftą, tipo dydį ir teksto spalvą. Norėdami pakeisti šį nustatymą į tokį, kuris atitiktų jūsų tipografinį stilių, atlikite šiuos veiksmus:

Pasirinkite Nustatymai → Nustatymai. „Gmail“ atidaro nustatymų puslapį, kuriame rodomas skirtukas „Bendra“.

Numatytajame teksto stiliaus nustatymui naudokite valdiklius Šriftas, Dydis ir Teksto spalva, kad formatuotumėte tekstą taip, kaip pageidaujate. Naudojant šiuos valdiklius, tekstas Taip atrodys jūsų pagrindinis tekstas rodo jūsų darbo rezultatą.
Jei padarysite netvarką, galite pradėti nuo nulio spustelėdami piktogramą Pašalinti formatavimą (pažymėta paveikslėlyje).

Nustatymų puslapio apačioje spustelėkite mygtuką Išsaugoti pakeitimus.

Jei norite tinkinti el. pašto tekstą, naudokite numatytojo teksto stiliaus valdiklius.

Neleidžiama „Gmail“ automatiškai kurti kontaktų

Vienas iš numatytųjų „Gmail“ nustatymų yra tai, kad kai siunčiate naują pranešimą asmeniui, kuris nėra jūsų kontaktų programoje, arba atsakote į pranešimą, „Gmail“ automatiškai prideda to asmens el. pašto adresą į programos „Kontaktai“ skyrių „Kiti kontaktai“.

Kodėl „Gmail“ turėtų tai padaryti? Kadangi tokiu būdu, kai kitą kartą pradėsite įvesti to asmens el. pašto adresą lauke Kam, CC arba BCC, Gmail parodys adresą, kad galėtumėte jį pasirinkti, o ne įvesti visą. Tai vadinama automatiniu adreso užpildymu .

Tai tikrai pagirtina priežastis, tačiau tai reiškia, kad programėlėje „Kontaktai“ gausite daugybę potencialiai nenaudingų adresų. Žinoma, tie adresai yra paslėpti skiltyje Kiti kontaktai, bet jei tikrai nenorite, kad visi tie adresai kauptųsi, galite išjungti automatinį adresų užbaigimą atlikdami šiuos veiksmus:

Pasirinkite Nustatymai → Nustatymai. „Gmail“ atidaro nustatymų puslapį, kuriame rodomas skirtukas „Bendra“.

Slinkite žemyn iki nustatymo Kurti kontaktus automatiniam užbaigimui ir spustelėkite radijo mygtuką Aš pridėsiu kontaktus pats, kaip parodyta.

Nustatymų puslapio apačioje spustelėkite mygtuką Išsaugoti pakeitimus.

Spustelėkite radijo mygtuką Aš pridėsiu kontaktus pats.

5 nuostabūs skaitymo nustatymai

Pranešimų skaitymas „Gmail“ atrodo kaip dar viena nereikšminga užduotis. Galų gale, norėdami perskaityti pranešimą, spustelėkite jį ir peržiūrėkite tekstą pranešimo lange arba skaitymo srityje. Padaryta ir padaryta, tiesa? Ne taip greitai. „Gmail“ turi daug nustatymų, kuriuos galite naudoti norėdami pritaikyti skaitymo patirtį pagal savo stilių. Likusioje šio skyriaus dalyje rasite penkis naudingiausius.

Pokalbio rodinio išjungimas

Pagal numatytuosius nustatymus Gmail tvarko pranešimus pagal pokalbį , kuris nurodo pradinį pranešimą ir visus jo atsakymus, atsakymus į atsakymus ir pan. Tai protinga sąranka, nes taip lengva pamatyti pokalbio tendencijas ir rasti konkretų atsakymą. Pokalbiai taip pat palaiko jūsų gautuosius tvarkingus, nes visas pokalbis yra viename „pranešime“ gautuosiuose.

Vis dėlto daugelis žmonių nemėgsta tvarkyti pranešimų pagal pokalbius, nes visi pranešimai yra „paslėpti“ pradiniame pranešime. Šie žmonės nori matyti visas savo žinutes atvirai.

Jei patenkate į šią stovyklą, galite atlikti šiuos veiksmus, kad išjungtumėte numatytąjį „Gmail“ pokalbių rodinį:

Pasirinkite Nustatymai → Nustatymai. „Gmail“ atidaro nustatymų puslapį, kuriame rodomas skirtukas „Bendra“.

Slinkite žemyn iki pokalbio rodinio nustatymo, tada spustelėkite radijo mygtuką Pokalbio rodinys išjungtas, kaip parodyta.

Nustatymų puslapio apačioje spustelėkite mygtuką Išsaugoti pakeitimus.

Spustelėkite radijo mygtuką Pokalbio peržiūra išjungta.

Svarbumo žymeklių pridėjimas

„Gmail“ stebi, kaip naudojate programą ir gaunamus pranešimus, kad nustatytų, kurie pranešimai yra svarbūs, o kurie ne. Jei „Gmail“ analizė rodo, kad pranešimas yra svarbus, „Gmail“ automatiškai prie pranešimo prideda etiketę „Svarbu“, o tai reiškia, kad galite peržiūrėti pranešimą ne gautųjų aplanko triukšme, pagrindiniame meniu pasirinkę etiketę „Svarbu“.

Tai labai patogu, bet šioje sriuboje yra musės: vienintelis būdas sužinoti, ar „Gmail“ paskelbė pranešimą svarbiu, yra peržiūrėti etiketės „Svarbu“ turinį. Tai reiškia, kad „Gmail“ gautuosiuose nenurodo, kurie pranešimai yra svarbūs, o kurie ne.

Jei jums atrodo, kad tai tiesiog neteisinga, štai kaip tai ištaisyti:

Pasirinkite Nustatymai → Nustatymai. „Gmail“ atidaro nustatymų puslapį, kuriame rodomas skirtukas „Bendra“.

Spustelėkite skirtuką Gautieji.

Norėdami nustatyti svarbos žymenis, spustelėkite akutę Rodyti žymeklius, kaip parodyta.

Jei manote, kad baisu, kad „Gmail“ analizuoja jūsų pranešimų svarbą, aš jus girdžiu. Laimei, galite išjungti šį šnipinėjimo elgesį. Skirtuke Gautieji spustelėkite radijo mygtuką Nenaudoti mano ankstesnių veiksmų, kad nuspėtų, kurie pranešimai yra svarbūs, tada spustelėkite Išsaugoti pakeitimus.

Puslapio apačioje spustelėkite mygtuką Išsaugoti pakeitimus.

Spustelėkite akutę Rodyti žymeklius.

Didžiausio puslapio dydžio nustatymas

„Gmail“ etiketėse gali būti daugybė pranešimų. „Gmail“ tvarko ilgus pranešimų sąrašus, padalijant sąrašą į atskirus puslapius, kurių viename puslapyje yra iki 50 pranešimų (arba pokalbių, jei vis dar naudojate pokalbio rodinį). Priklausomai nuo to, kaip dirbate, 50 atrodys kaip juokingai didelis skaičius arba juokingai mažas skaičius.

Bet kuriuo atveju skaičius nėra iškaltas akmenyje ir galite atlikti šiuos veiksmus, kad nustatytumėte kitokį maksimalų puslapio dydį:

Pasirinkite Nustatymai → Nustatymai. „Gmail“ atidaro puslapį „Nustatymai“, kuriame rodomas skirtukas „Bendra“.

Jei norite nustatyti maksimalaus puslapio dydžio nustatymą, naudokite išskleidžiamąjį sąrašą Rodyti X pokalbių puslapyje, kad pasirinktumėte, kiek pranešimų (arba pokalbių) norite puslapyje, kaip parodyta.

Nustatymų puslapio apačioje spustelėkite mygtuką Išsaugoti pakeitimus.

Norėdami pasirinkti didžiausią puslapio dydį, naudokite išskleidžiamąjį sąrašą Rodyti X pokalbius puslapyje.

Pranešimų tvarkymas

Pagal numatytuosius nustatymus „Gmail“ nerodo pranešimo jūsų kompiuterio darbalaukyje, kai gaunamas naujas pranešimas. Tai tikriausiai taip pat gerai, nes daugelis tyrimų parodė, kad pranešimas apie naujai gautą pranešimą (ir kartu esantis „ping“) yra didelis. blaško dėmesį ir todėl yra pagrindinis produktyvumo žudikas.

Vis dėlto galbūt norėsite rizikuoti, kad atitrauksite dėmesį ir duokite „Gmail“ leidimą rodyti darbalaukio pranešimus. Taip pat galima sukonfigūruoti „Gmail“, kad pranešimas būtų rodomas tik apie pranešimus, pažymėtus kaip „Svarbūs“, todėl apsvarstykite šį kompromisą.

Norėdami suteikti „Gmail“ leidimą rodyti darbalaukio pranešimus ir konfigūruoti šiuos pranešimus, turite atlikti šiuos veiksmus:

Pasirinkite Nustatymai → Nustatymai. „Gmail“ atidaro nustatymų puslapį, kuriame rodomas skirtukas „Bendra“.

Nustatyme Darbalaukio pranešimai spustelėkite Spustelėkite čia, kad įgalintumėte darbalaukio pranešimus įmonės paštui (kur įmonė yra jūsų įmonės pavadinimas). Jūsų žiniatinklio naršyklė klausia, ar norite leisti mail.google.com rodyti pranešimus, kaip parodyta.

Jūsų naršyklė nori žinoti, ar leisite Gmail rodyti pranešimus.

Spustelėkite Leisti.

Pasirinkite pageidaujamą darbalaukio pranešimų parinktį:

• Naujų laiškų pranešimai įjungti: spustelėkite šį radijo mygtuką, kad pamatytumėte darbalaukio pranešimą apie visus gaunamus laiškus.
• Įjungti svarbūs pašto pranešimai: spustelėkite šį radijo mygtuką (kaip parodyta), kad darbalaukyje būtų rodomas pranešimas tik apie gaunamus pranešimus, kuriuos „Gmail“ pažymi kaip svarbius.

Nustatymų puslapio apačioje spustelėkite mygtuką Išsaugoti pakeitimus.

Spustelėkite akutę Svarbūs pašto pranešimai, kad darbalaukyje būtų rodomi tik svarbūs pranešimai.

Nurodomi tik jums siunčiami pranešimai

Jei gaunate daugybę laiškų iš adresatų sąrašų ir panašių grupės pranešimų, patogu atskirti pranešimus, kuriuos gaunate per sąrašą ar grupę, nuo pranešimų, skirtų tiesiogiai jums. (Šiuo būdu atskiriant pranešimus yra papildoma nauda, ​​nes pagerėjo šiukšlių aptikimas, nes daugelis nepageidaujamų laiškų siunčiami kaip masiniai laiškai.)

Iš tikrųjų čia galima atskirti tris gaunamų pranešimų adresavimo lygius:

• Laiškai išsiųsti vienu adresu, kuris atitinka adresų sąrašą arba grupę
• Pranešimai išsiųsti keliais individualiais adresais, įskaitant jūsų
• Žinutės siunčiamos tik jūsų adresu

Tai nėra visuotinė tiesa, bet, jūsų požiūriu, ankstesnis sąrašas gali būti traktuojamas kaip didėjančio pranešimo aktualumo rodiklis. Tai reiškia, kad žinutės, išsiųstos į adresų sąrašą ar grupę, greičiausiai nebus tokios svarbios; jūsų gauti pranešimai, išsiųsti keliems žmonėms, greičiausiai bus aktualesni; ir tik jums siunčiami pranešimai greičiausiai bus patys aktualiausi.

„Gmail“ turi funkciją, vadinamą asmeninio lygio indikatoriais, kuri atspindi šią aktualumo hierarchiją:

• Pranešimai, išsiųsti vienu adresu, atitinkančiu adresų sąrašą arba grupę, nerodomi.
• Žinutės, išsiųstos keliais individualiais adresais, įskaitant jūsų, rodomas rodyklės (›) indikatorius.
• Tik jūsų adresu siunčiami pranešimai rodomi dvigubos rodyklės (») indikatoriumi.

Jei tai atrodo protinga, atlikite šiuos veiksmus, kad pradėtumėte naudoti asmeninio lygio indikatorius:

Pasirinkite Nustatymai → Nustatymai. „Gmail“ atidaro nustatymų puslapį, kuriame rodomas skirtukas „Bendra“.

Slinkite žemyn iki nustatymo Asmeniniai lygio rodikliai ir spustelėkite akutę Rodyti rodiklius, kaip parodyta.

Nustatymų puslapio apačioje spustelėkite mygtuką Išsaugoti pakeitimus.

Spustelėkite akutę Rodyti rodiklius.