Kai gaunate kvietimą programoje „Office 2011“, skirtoje „Mac“, „Outlook“, atidarote jį taip pat, kaip atidarote bet kurį kitą el. Dukart spustelėkite kvietimą, kad atidarytumėte jį atskirame lange. Geros manieros rodo, kad į kvietimus reikia atsakyti nedelsiant.
Galite atsakyti vienu mygtuko paspaudimu, kad priimtumėte, preliminariai priimtumėte arba atmestumėte kvietimus. Kai priimate arba preliminariai priimate kvietimą, jis pridedamas prie jūsų kalendoriaus. Atmetus įvykis neįtraukiamas į kalendorių.
Turite šias atsakymo į kvietimą parinktis priimti, preliminariai priimti arba atmesti:
-
Atsakykite su komentarais: atidaromas naujas langas, kuriame kartu su pranešimu apie sprendimą galite įtraukti pranešimą.
-
Atsakykite be komentarų: leidžia kviečiančiajai šaliai be jokių papildomų rūpesčių žinoti jūsų pasirinkimą.
-
Nesiųsti atsakymo: jei sutinkate arba preliminariai priimate, ši parinktis įtrauks įvykį į jūsų kalendorių, bet neleis kviečiančiajai šaliai žinoti, kad priėmėte jų kvietimą.
„Outlook“ gali apdoroti kalendoriaus užklausas iš bet kurios standartais pagrįstos kalendoriaus programos, įskaitant „Microsoft Entourage“, „Microsoft Exchange“, atvirojo kodo „Sunbird“, „Oracle“ ir „Google“ kalendorių.
Kai renginio organizatorius gauna pranešimą apie priėmimą arba atmetimą, „Outlook“ į Planavimo asistentą įdeda pranešimą apie pakviestojo atsakymą. Planavimo asistentas rodo dalyvių sąrašą ir jų atsakymus.
Planavimo asistentas turi tam tikrą papildomą valdymą, taigi, jei esate renginio organizatorius, galite naudoti šį valdiklį, jei kas nors persigalvotų ir pasakytų jums nenaudodamas pranešimo „Priimti arba atmesti kalendorių“. Žmonės dažnai priima kvietimą telefonu ar net biuro koridoriuje! Turite įvesti tą sutikimą į „Outlook“. Tiesiog spustelėkite dalyvio atsakymo indikatorių (net jei jis dar neatsakė) ir rankiniu būdu pakeiskite atsakymą. Atsakymo indikatoriai iš tikrųjų yra mygtukai, net jei jie gali atrodyti ne kaip mygtukai.