Word vagy Excel fájlok konvertálása PDF-be

Az Adobe Acrobat Creative Suite 5 olyan eszközöket tartalmaz, amelyek megkönnyítik a Microsoft Word és Excel fájlok PDF formátumba konvertálását. Amikor telepíti az Acrobatot a számítógépére, az Microsoft Office programokat keres. Ha az Acrobat megtalálja a Word, Excel, PowerPoint vagy Outlook alkalmazást, telepít egy bővítményt – a PDF-készítőt – ezekhez a programokhoz, amely egyetlen kattintással segít konvertálni a Microsoft Office dokumentumokat PDF formátumba.

Bár a Microsoft Word és az Excel széles körben elterjedt szabványok sok vállalati számítógépen, nem mindig a legjobb választás a dokumentumok terjesztéséhez.

A Microsoft Word-dokumentumok és Excel-táblázatok formázása a felhasználók számítógépén elérhető betűtípusoktól vagy akár a nyomtatáshoz használt nyomtatótól függően változik, míg a PDF-fájlok konzisztens megjelenést biztosítanak a különböző számítógéptípusokon.

Ezenkívül a Microsoft Word és Excel fájlok könnyen szerkeszthetők, és a felhasználók kevés korláttal másolhatnak és kinyerhetnek információkat ezekből a fájlokból, míg a PDF fájlok másolása nehezebb, és robusztus biztonsági lehetőségekkel biztosítható.

A Word- vagy Excel-fájlok PDF-fájllá konvertálása túllépi ezeket a korlátokat, és meglehetősen egyszerű. Válasszon két módszer közül:

• A Microsoft Word vagy Excel belsejében győződjön meg arról, hogy a PDF-fájllá konvertálni kívánt dokumentum meg van nyitva, majd kattintson a PDF létrehozása gombra a fő eszköztáron a dokumentum konvertálásához.

• Office 2003 vagy régebbi verzió esetén válassza az Adobe PDF→ Konvertálás Adobe PDF-be menüpontot.

Függetlenül attól, hogy melyik módszert választja, meg kell adnia a létrehozott PDF-fájl helyét, és el kell neveznie a fájlt, hacsak nem módosította a PDF-készítő beállításait.

Az Office 2007-ben kattintson a Beállítások gombra az Acrobat lapon, vagy az Office korábbi verzióinál válassza az Acrobat→ Konverziós beállítások módosítása lehetőséget. Az Adobe PDF Maker párbeszédpanelen törölje a Prompt for PDF Filename (PDF-fájlnév kérése) jelölőnégyzet bejelölését, hogy a PDF-fájlok egy lépésben, a PDF-fájlnév megadása nélkül készüljenek el.

Funkciókat adhat a létrehozott PDF-dokumentumokhoz. Kattintson a Beállítások fülre, ha Office 2007-ben dolgozik, vagy válassza az Acrobat→ Konverziós beállítások módosítása lehetőséget az Office korábbi verzióiban. A megjelenő párbeszédpanelen tekintse át a következő beállításokat:

• Forrásfájl csatolása : Az eredeti Office-dokumentum mellékletként beágyazódik a PDF-fájlba. A PDF-fájl terjesztésekor az eredeti forrásfájl szerepel a PDF-fájlban.

• Könyvjelzők létrehozása : interaktív könyvjelzőket ad hozzá, amelyek megkönnyítik a PDF-fájlban való navigálást. A könyvjelzők a Microsoft Word stílusai alapján kerülnek hozzáadásra, például az 1. címsor stílusú szöveghez. A könyvjelzők a PDF megtekintésekor a Könyvjelzők panelen jelennek meg.

• Hivatkozások hozzáadása : Automatikusan konvertálja a Word-hivatkozásokat, például a webcímeket PDF-hivatkozásokká, amelyeket a fájl Acrobat vagy Adobe Reader programban való megtekintésekor használhat. A PDF-készítő beállításai párbeszédpanelen kattintson a Word fülre a Wordből létrehozott PDF-fájlokba beépíthető további hivatkozási lehetőségek eléréséhez.