Možete koristiti informacije iz programa Outlook, koji je također dio Microsoft Officea, za rad kao popis primatelja za spajanje pošte u Wordu. Međutim, ovaj trik najbolje funkcionira kada se nalazite u računalnom okruženju koje ima Microsoft Exchange Server. Inače, stvaranje međusobne suradnje Outlooka i Worda može biti frustrirajući pothvat.
Tipično spajanje pošte uključuje pet koraka:
1 Napravite glavni dokument.
Možete stvoriti nekoliko vrsta dokumenata za spajanje pošte:
Pismo: Tradicionalni dokument za spajanje pošte je pismo, koje je jednostavno dokument u Wordu.
Poruke e-pošte: Word može proizvesti prilagođene poruke e-pošte koje se šalju elektronički, a ne tiskane.
Omotnice: možete upotrijebiti spajanje pošte za stvaranje serije prilagođenih omotnica, od kojih svaka ima svoju adresu.
Oznake: Word vam omogućuje ispis listova naljepnica, od kojih je svaka prilagođena određenim informacijama iz spajanja pošte.
Imenik: Imenik je popis informacija, kao što je katalog ili adresar.
2Odlučite koja su polja potrebna za glavni dokument.
Prije nego što ga kreirate, morate znati koje su informacije potrebne za popis primatelja.
3 Izradite popis primatelja — podatke za spajanje pošte.
Popis primatelja je baza podataka koja se sastoji od redaka i stupaca. Svaki stupac je polje, dio dokumenta koji ispunjava praznine. Svaki red je zapis u bazi podataka koji predstavlja osobu koja prima vlastitu, prilagođenu kopiju dokumenta.
4 Umetnite polja navedena na popisu primatelja u glavni dokument.
Polja su rezervirana mjesta za informacije s popisa primatelja.
5Spojite podatke s popisa primatelja u glavni dokument.
Završni proces spajanja pošte stvara prilagođene dokumente. Zatim se mogu spremiti, ispisati, poslati e-poštom ili s njima postupati kako god želite.
Također možete koristiti Word čarobnjak za spajanje pošte koji će vam pomoći u radu na svakom koraku spajanja pošte.