Kada koristite Office 2011 za Mac, uskoro ćete otkriti da Word 2011 može otvarati web-stranice koje ste spremili iz web-preglednika. Ako web-stranica sadrži tablicu HTML (HyperText Markup Language), možete koristiti značajke Wordove tablice. Možda će vam biti lakše kopirati samo tablični dio web stranice iz web dokumenta i zalijepiti ga u radni Word dokument.
U nekom trenutku možete naići na PDF (Portable Document Format) datoteku koja sadrži vrijedne tablične informacije koje želite izdvojiti. Ako su informacije o tablici unutar PDF-a bazirane na tekstu, a ne na skeniranoj slici, možete upotrijebiti aplikaciju Mac OS X Preview da biste dobili informacije o tablici. Prati ove korake:
Otvorite PDF datoteku u aplikaciji Mac OS X Preview.
U pregledu odaberite Uredi→Odaberi sve.
U pregledu odaberite Uredi→Kopiraj.
Prijeđite na Microsoft Word klikom na Wordovu ikonu Dock ili upotrijebite bilo koji način koji obično koristite za prebacivanje ili pokretanje aplikacija.
Provjerite imate li otvoren novi ili postojeći dokument.
U Wordu odaberite Uredi→Zalijepi.
Možda ćete morati ručno izbrisati suvišne informacije. Ako tekst nije zalijepljen, PDF vjerojatno ne sadrži tekst ili je zaključan i ne možete koristiti ovu metodu za preuzimanje podataka. Ako je to slučaj, ovdje morate stati. Ako je tekst zalijepljen, nastavite dalje.
U Wordu odaberite zalijepljeni tekst koji treba pretvoriti u tablicu.
Pretvorite odabir teksta u tablicu odabirom Tablica→Pretvori→Pretvori tekst u tablicu.
Word od podataka pravi tablicu.
PDF-ovi mogu sadržavati tablice koje su spremljene kao slike, kao i web stranice i drugi dokumenti koje možete pronaći na internetu. Ako je to slučaj, potreban vam je softver za optičko prepoznavanje znakova (OCR) za pretvaranje slika teksta u stvarni tekst. OCR softver nije uključen u Office. Poznato je da jeftini skeneri isporučuju s visokokvalitetnim OCR softverom koji vrijedi čak i više od skenera. ReadIris (www.readiris.com) je izvrstan za OCR.