Word 2011 za Mac: popunjavanje podataka za spajanje pošte

U sustavu Office 2011 za Mac, spajanje pošte funkcionira tako što podatke pohranjene u podatkovnoj tablici donosi u Word 2011. Prvi redak tablice s podacima (i samo prvi red) ima zaglavlja, koja se također nazivaju nazivima polja ili stupaca. Svi sljedeći redovi sadrže podatke. U podatkovnoj tablici nema spojenih ćelija i nema potpuno praznih redaka ili stupaca, iako su prazne ćelije dopuštene.

Word može koristiti mnogo različitih izvora podataka za izvođenje spajanja pošte:

• Tablica u Wordu.

• Excel radni list ili raspon podataka.

• Datoteka baze podataka FileMaker Pro.

• Napredni korisnici mogu koristiti ODBC i VBA za povezivanje s praktički bilo kojim izvorom podataka, uključujući Microsoft Access, SQL Server, Oracle i MySQL.

  

Ako nemate podatkovnu tablicu, opcija Novi izvor podataka omogućuje vam da napravite tablicu podataka ispočetka u novom Word dokumentu pomoću niza dijaloških okvira. Ova je opcija u redu za male baze podataka do nekoliko tisuća zapisa.

Odabir polja za izvor podataka spajanja pošte

Kada odaberete Novi izvor podataka, prikazat će vam se dijaloški okvir Stvaranje izvora podataka. Prvo definirate polja za svoje nove podatke. Prema zadanim postavkama, prikazana su vam neka često korištena polja. U polje Popis rezerviranih mjesta možete upisati nova imena zaglavlja i dodati ih na popis klikom na gumb Dodaj rezervirano mjesto.

Kada završite s odabirom naziva polja, kliknite gumb U redu i od vas će se tražiti da spremite novi Word dokument. Dajte naziv novom izvoru podataka, a zatim spremite datoteku.

Ispunjavanje podataka za spajanje pošte u programu Word 2011 za Mac

Čim se vaša datoteka spremi, prikazat će vam se obrazac za unos baze podataka koji se zove Obrazac podataka.

Lijeva strana obrasca podataka prikazuje nazive vaših polja. Povucite traku za pomicanje ako sva polja ne stanu u dijaloški okvir. U središnji stupac upisujete unose podataka za trenutni zapis. Broj trenutnog zapisa prikazan je u navigaciji Zapis na dnu obrasca podataka.

U dijaloškom okviru Obrazac podataka pritisnite Tab ili tipku sa strelicom prema dolje da biste prešli na sljedeće polje unutar zapisa. Pritisnite Shift-Tab ili tipku sa strelicom prema gore za odabir prethodnog polja.

Kada radite s tablicom podataka u Wordu, možete uređivati ​​izravno u tablici. Uključite alatnu traku baze podataka odabirom Pogled→Alatne trake→Baza podataka na traci izbornika.

Ne dopustite da nasilnici pokušaju reći da ne biste trebali raditi ove stvari u Wordu. Ako vam se sviđa Word i ako vam ovi alati odgovaraju, sasvim je u redu koristiti Word za osnovnu bazu podataka. Možete koristiti karticu Tablice na vrpci s alatnom trakom baze podataka za upravljanje stilom, opcijama i obrubama svoje tablice.