Kada primite pozivnicu u Outlooku u Office 2011 za Mac, otvarate je na isti način na koji otvarate bilo koju drugu poruku e-pošte. Dvaput kliknite na pozivnicu da biste je otvorili u vlastitom prozoru. Lijepo ponašanje sugerira da se odmah odazivate na pozive.
Možete odgovoriti pritiskom na gumb da biste prihvatili, privremeno prihvatili ili odbili pozivnice. Kada prihvatite ili uvjetno prihvatite pozivnicu, ona se dodaje u vaš kalendar. Odbijanje ne dodaje događaj u vaš kalendar.
Imate ove opcije odgovora na pozivnicu za prihvaćanje, privremeno prihvaćanje ili odbijanje:
-
Odgovorite komentarima: Otvara novi prozor u koji možete uključiti poruku uz obavijest o odluci.
-
Odgovorite bez komentara: Omogućuje osobi koja vas poziva bez daljnjeg odlaganja.
-
Nemojte slati odgovor: ako prihvatite ili uvjetno prihvaćate, ova opcija dodaje događaj u vaš kalendar, ali ne daje do znanja strani koja poziva da ste prihvatili njenu pozivnicu.
Outlook može obraditi kalendarske zahtjeve iz bilo koje kalendarske aplikacije temeljene na standardima, uključujući Microsoft Entourage, Microsoft Exchange, Sunbird otvorenog koda, Oracle i Google Calendar.
Kada organizator događaja primi obavijest o prihvaćanju ili odbijanju, Outlook postavlja obavijest o odgovoru pozvane osobe u pomoćnika za zakazivanje. Pomoćnik za planiranje prikazuje popis sudionika i njihove odgovore.
Pomoćnik za planiranje ima dodatnu kontrolu, pa ako ste vi organizator događaja, možete koristiti ovu kontrolu u slučaju da se netko predomisli i kaže vam bez upotrebe poruke Prihvaćaj ili Odbij kalendar. Ljudi često prihvaćaju poziv preko telefona, ili čak u uredskom hodniku! To prihvaćanje morate unijeti u Outlook. Jednostavno kliknite indikator odgovora sudionika (čak i ako još nije odgovorio) i ručno promijenite odgovor. Indikatori odgovora su zapravo gumbi, iako možda ne izgledaju kao gumbi.